Een compleet systeem en één contract

Een compleet systeem en één contract

‘De flexibiliteit van het systeem maakt het werken vele malen eenvoudiger en efficiënter’

Bij het programma van eisen dat Twynstra Gudde opstelde voor een nieuw communicatiesysteem stonden functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en toekomstbestendigheid bovenaan. Techniek kwam in het pakket van eisen helemaal niet voor, die werd aan de creativiteit van de leverancier overgelaten.

Advies- en managementorganisatie Twynstra Gudde had in 2008 een aantal redenen om haar telecommunicatie-infrastructuur en het gebruik ervan eens nauwkeurig onder de loep te nemen. Er is door Twynstra Gudde bewust gewerkt naar een uniforme einddatum voor de lopende contracten. Daardoor ontstond de kans om te onderzoeken of alle technologie en communicatievormen in één contract konden worden ondergebracht. “Het ging om vaste en mobiele telefonie, mobiel internet en de door ons gebruikte pda’s”, legt Jan de Jeu uit, verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering bij Twynstra Gudde. “Dat we vier verschillende contracten hadden was nu eenmaal zo gegroeid, maar in feite was het een vreemde situatie omdat het om vergelijkbare functionaliteiten ging.”

 

Functionaliteit, geen techniek

Een andere reden om de inrichting van de telecommunicatie te heroverwegen was dat de door Twynstra Gudde gebruikte infrastructuur voor vaste telefonie aan het eind van haar levenscyclus was gekomen; die moest echt worden vervangen. Ook hier had de organisatie de vraag hoe die toekomstbestendig, en het liefst geïntegreerd met haar mobiele telefonie, aangepakt kon worden. “Onze vraag aan de markt was eigenlijk heel open”, vertelt De Jeu. “We boden de leveranciers alle ruimte om met allerlei oplossingen te komen. Bij het programma van eisen dat we de leveranciers voorlegden, vroegen we hen niet om specifieke technologie, maar om functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Dit gold voor zowel ons secretariaat als voor onze adviseurs, die elk voor zich heel andere eisen stelden aan hun apparatuur. Deze partijen hebben ook duidelijk de hand gehad in het opstellen van het uiteindelijke programma van eisen. Voor het secretariaat is bijvoorbeeld de integratie van computers en telefonie heel belangrijk. Voor de adviseurs die voornamelijk op pad zijn of bij hun cliënten werken, zijn mobiel internet en hun pda’s cruciaal.”

 

Goede benadering

Na de aanbesteding volgde een intensief selectietraject, waarbij KPN als winnaar uit de bus kwam. KPN bood een compleet pakket creatieve ICToplossingen dat aan het programma van eisen voldeed en ook in één contract kon worden ondergebracht. Twynstra Gudde was om verschillende redenen positief verrast door het aanbod en de flexibiliteit van KPN. “Wij hebben goed geluisterd naar de wensen van de klant en hebben daarop adequaat ingespeeld door de juiste producten en diensten voor te stellen”, zegt Angelo Bul, directeur Sales bij KPN. “Bijzonder was dat de functionele specificaties vanuit het type medewerker de leidraad vormden voor de oplossing en Twynstra Gudde de invulling ervan bewust bij de leverancier legde. Een goede benadering, want zo konden wij een geïntegreerde en geavanceerde oplossing op maat aanbieden, die bovendien een aanzienlijke kostenbesparing in het gebruik oplevert.” De door KPN voorgestelde ICT-oplossing omvatte niet alleen de integratie van vaste en mobiele telefonie, maar ook een door Twynstra Gudde gevraagde flatfeetarifering per type medewerker, zodat Twynstra Gudde een veel beter inzicht heeft in de kosten en deze ook beter kan beheren. Bovendien werd alle oude hardware in het kader van duurzaamheid ingenomen en zal voor een goed doel worden ingezet.

 

Snelle ingebruikname

Twynstra Gudde maakt nu gebruik van een volledig geïntegreerd communicatieplatform bestaande uit een moderne IP-telefooncentrale met vast-mobielintegratie. “Alle functionaliteiten die onze vaste telefonie biedt, zijn nu ook mogelijk via onze Blackberry’s, wat het werken voor onze adviseurs vele malen efficiënter maakt”, verduidelijkt De Jeu. “Ook zijn alle laptops van onze adviseurs voorzien van mobiele datakaarten (datasims), zodat zij eenvoudig via IP/VPN contact kunnen maken met het bedrijfsnetwerk om benodigde informatie op te halen. Als integraal onderdeel van de overeenkomst zijn ook de abonnementen van de Blackberry’s en de mobiele aansluitingen in het contract ondergebracht. Zoals aangegeven was het terugbrengen van het aantal contracten een cruciaal onderdeel van de aanbesteding.” Het gehele traject van aanbesteding tot leverancierskeuze was in een halfjaar geklaard. De uitrol van het volledige systeem is in volle gang en is bijna afgerond.

 

Meedenken met de klant

“Met de communicatieoplossing van KPN is aan al onze wensen voldaan en zijn wij uitstekend op de toekomst voorbereid”, zegt De Jeu. “De flexibiliteit van het systeem maakt het werken vele malen eenvoudiger en efficiënter, zowel intern als op locatie bij onze cliënten. Onze adviseurs kunnen nu overal en altijd op een kwalitatief hoogwaardige manier hun werk verrichten. Het systeem biedt meer mogelijkheden en gemak dan we voorheen hadden en levert een overzichtelijke en maximale budgetteerbaarheid. Een kennisintensief bedrijf als het onze is nu eenmaal in grote mate afhankelijk van de faciliteiten die onze medewerkers ter beschikking hebben, en vlekkeloze tele- en datacommunicatie zijn daarbij van groot belang. KPN heeft dit alles mogelijk gemaakt door met ons mee te denken over de oplossing en zich als een echte businesspartner op te stellen.”