Waarom zou je wachten met opruimen tot een migratie?

Migration Match verzorgt grootschalige ICT-migraties en kostenbeheersing bij bedrijven met meer dan 2500 medewerkers. Persoonsgebonden middelen blijken bij veel bedrijven een verborgen kostenpost waarin pijnloos kan worden gesneden, terwijl het rendement enorm is. Alleen al met licenties zijn meestal aanzienlijke kosten te besparen.

Migration Match is in 2005 mede opgericht door Janneke van den Berg. “Ons bedrijf is voortgekomen uit de vraag van relaties om hen te ondersteunen in complexe, grootschalige projecten”, vertelt Van den Berg. “Dat verschafte ons inzicht in de do’s-and-don’ts inzake ICTmigraties en -transities. Bij ons staat niet de technologie centraal, maar de bedrijfsvoering. De onderneming in kwestie is nauw betrokken bij het migratieproces. Dankzij onze eigen migratiemanagementmethode M3© en onze hooggekwalificeerde medewerkers kunnen we migraties vlekkeloos en just in time laten verlopen, zonder dat dit ten koste gaat van de arbeidsproductiviteit. Dit onder het motto ‘Tijdens de verbouwing gaat de verkoop ongehinderd door’. Hierbij voeren we een strakke, pragmatische regie. Onze toegevoegde waarde is het grootste wanneer we de regie krijgen over het gehele migratie- en transitieproces. Dit zorgt voor een snelle en betrouwbare transitie.”

Behapbaar proces

“Onze eerste stap is om het proces beheersbaar te maken en ervoor te zorgen dat het blijft doorstromen”, vervolgt Van den Berg. “Het is essentieel dat alle betrokkenen op de planning kunnen vertrouwen en kunnen voorspellen wanneer wat plaatsvindt. Wil een proces voorspelbaar zijn, dan moet het vooral behapbaar zijn. Daarom clusteren we werkplekken die we als logische eenheid kunnen inplannen. Dit noemen we ‘chunken’, naar het Engelse woord voor brok. Elke chunk wordt binnen een vooraf vastgestelde tijd gemigreerd.”

“Om überhaupt te kunnen chunken, moeten we het ICT-landschap inventariseren”, vertelt Jeroen Wijnen, directeur Migration Match Vestiging West. “Vaak worden pas bij een grote transitie de draaiboeken uit de kast gehaald, maar je zou sowieso moeten weten hoe je mensen hun werk doen: wat je bijvoorbeeld aan applicaties en licenties hebt. Bij een succesvolle migratie is het belangrijk dat de administratie in de onderneming op orde is. Anders verhuis je de ruis mee. Deze analyse voeren we uit in samenwerking met de betrokken managers. In dit stadium stuiten we vaak op ‘rommel’: persoonsgebonden middelen als softwarelicenties, telefoonkaarten, laptops, toegangspasjes en randapparatuur. Een sourcingpartner als KPN ziet dat ook. Dit jaar is klanttevredenheid speerpunt voor KPN en kan hulp bij het verbeteren van het kosteninzicht leiden tot een hogere klanttevredenheid. De discrepanties die uit zo’n inventarisatie naar boven komen, worden gemeld bij de verantwoordelijke manager, die vervolgens mutaties aangeeft. Dit leidt tot opheffingen. Ons uitgangspunt is dat we van een besparingspotentieel van gemiddeld twee miljoen euro de helft kunnen realiseren, afhankelijk van het beleid van de organisatie.”

Cost Control

Onder het motto ‘Waarom zou je wachten met opruimen tot een migratie?’ is kostenoptimalisatie bij Migration Match uitgegroeid tot een zelfstandig bedrijfsonderdeel: Cost Control. Cost Control heeft ruime ervaring met grote opdrachtgevers als KPN, Universiteit Wageningen, Randstad HR Solutions en KLM, wat resulteert in een gemiddelde resultaatverbetering van 8 à 15%. Cost Control werkt in vier stappen toe naar een gezonde kostenstructuur, vertelt Wijnen. “Stap één is dat we aan de hand van bronsystemen als ontvangen facturen, personeelsadministratie en ITadministratie(s) in kaart brengen welke persoonsgebonden middelen er zijn en welke medewerker wat gebruikt. Daarbij komen ook middelen aan het licht die niet tot medewerkers kunnen worden herleid, en wordt duidelijk welke medewerkers middelen hebben die niet, of niet langer, bij hun functie passen.”

Wijnen vervolgt: “We richten ons op organisaties met meer dan 2500 medewerkers. Daar loopt dergelijke verrommeling al snel in de papieren. Vaak weet het management niet precies wat er wordt uitgegeven. Middelen als mobiele telefonie en licenties zijn niet tastbaar, maar wel kostbaar. Als het contract nog niet is afgelopen, maar het gebruik wel, moet je dit kunnen overzetten op een collega. Als een project is afgelopen, blijven er allerlei spullen over die moeten worden afgeboekt of opnieuw moeten worden ingezet. Vaak gebeurt dat echter niet. Bij bedrijven die kiezen voor een eenmalige kostenoptimalisatie bepalen de budgetverantwoordelijken welke kosten worden stopgezet. Dat is stap twee. Deze verwerking vindt online plaats met gebruik van ons systeem ‘CC Optimizer’. Stap drie is afsluiting van de optimalisatiefase met een evaluatie van het resultaat. Op basis hiervan doen we voorstellen om ook voor de toekomst kosten te blijven beheersen via onze portal Cost Control Online. Daarmee houdt een bedrijf niet alleen greep op de persoonsgebonden middelen, maar kan het ook het orderproces schoon houden. Stap vier behelst verdere optimalisatie door Cost Control Online te integreren in de processen van inkoop en factuurbeheer. We kunnen een maandelijkse analyse aanbieden van de mutaties in de bronsystemen. Met een maandelijkse toetsing kun je goed bijhouden wat er aan middelen wordt uitgegeven.”

Van den Berg besluit: “Het proces is geen vervanging van de bestaande gang van zaken, maar een dashboard met overzicht over alle kosten voor persoonsgebonden middelen. Daarvoor moeten we meestal wel door de nodige weerstand heen breken. Geen manager gaat graag met de billen bloot, maar de besparingen zijn zodanig dat we onszelf ruim terugverdienen.”