Van executie naar een meer begeleidende rol

Van executie naar een meer begeleidende rol

‘Betrokkenheid van de stakeholders en sturen op kwaliteit bepalen ons succes’

Migration Match voert grootschalige migraties en transities uit en heeft op basis van zijn praktijkervaringen een gepatenteerde migratiemethode (M3©) ontwikkeld. Als het aan eigenaar Janneke van den Berg ligt, groeit Migration Match de komende jaren uit tot een premium brand met een eigen leerstoel.

Volgens Janneke van den Berg is de kracht van Migration Match tweeledig: “Factor één is voorbereiding. Vooraf inventariseren we de oude en de beoogde nieuwe situatie. Factor twee is onze methode M3©: op basis van de inventarisatie delen we werkplekken op in behapbare clusters die het migratieproces als logische eenheden doorlopen. Op die manier maken we de complexiteit klein. Door de voorbereiding voldoende aandacht te geven, is een soepele en snelle overgang gegarandeerd. Onvolkomenheden worden vroegtijdig geconstateerd en zonder meer opgelost. Met een aantal evaluaties gedurende het migratieproces wordt de migratievolwassenheid getoetst.“

Het succes van de aanpak wordt volgens Van den Berg bepaald door twee belangrijke voorwaarden. “Ten eerste moet je de stakeholders betrekken in het proces. Vaak slagen projecten niet doordat de ene helft van de organisatie af zit te wachten terwijl de andere helft aanmoddert. Bij ons gebeurt dat niet. Met onze methode weten alle stakeholders van tevoren precies wanneer welke stappen moeten worden gezet en welke (tussen)resultaten worden verwacht. De tweede voorwaarde is dat de kwaliteit bovenaan staat. Door deze manier van managen blijkt dat we feitelijk veel sneller onze deadlines en budgetten halen. Onze combinatie van pragmatiek en theorie maakt ons zo succesvol. We worden daarom niet alleen voor migratieprojecten gevraagd, maar ook voor tal van andersoortige projecten. ”Relatief nieuw is de variant Agile M3© waarmee we ons richten op een meer organische verandering van de IT-infrastructuur en waarmee we kunnen inzetten op een kortere time-to-market voor het gebruik van nieuwe technologieën. We bevorderen daarmee dat businesstoepassingen en infrastructuur meer naar elkaar toe groeien.”

 

Meer toepassingen

Dankzij het succes van zijn werkwijze heeft Migration Match de afgelopen jaren naam gemaakt in transities en migraties, stelt Van den Berg tevreden vast. “Met onze aanpak, het opdelen van complexiteit, spreken we bovendien steeds meer CEO’s aan die op zoek zijn naar manieren om de uitvoering van complexe projecten beheersbaar te maken. Ze hebben ervaren dat de kans op succes afneemt, naarmate de grootte en complexiteit toenemen. Wij weten heel goed hoe je projectorganisaties operationeel managet. We hebben gekeken hoe dat werkt in de industrie en hebben het in eerste instantie toegepast in de ICT. Onze aanpak werkt in de praktijk zo goed dat we naast migratiemanagement steeds vaker operationeel management bij implementaties aanbieden. We hebben in het afgelopen jaar bijvoorbeeld laten zien dat M3© ook zeer geschikt is om onderdelen van Het Nieuwe Werken in organisaties te implementeren. Als een project een iteratiecomponent van werkzaamheden bevat, kunnen wij met onze aanpak de operationele uitvoering van dat project zonder meer aansturen. Dus naast de introductie van een nieuwe werkplek (of onderdelen daarvan) moet je bijvoorbeeld denken aan het implementeren van gedigitaliseerde patiëntendossiers of fysieke verhuizingen.”

 

Methode uitventen

Het hanteren van M3© vraagt een veranderde mindset van een organisatie die uitsluitend gewend is om op deadlines en activiteiten te sturen. “Soms moet je daarom consessies doen die de aanpak niet altijd ten goede komen”, constateert Van den Berg. “Het niet optimaal aan boord krijgen van de business heeft enorme gevolgen voor de doorlooptijd en de kwaliteit van een uitrol. Waar we stuiten op scepsis, is het zaak om een mind shift ten aanzien van operationele projectbesturing teweeg te brengen en de betrokkenen nog sneller ervan te overtuigen dat M3© echt werkt. In de projectopstartfase zullen we extra aandacht moeten schenken aan de bewustwording rond onze werkwijze en daarnaast moeten wijzelf vooraf de klantenorganisatie grondiger toetsen op de bereidheid om daadwerkelijk onze aanpak zonder grote aanpassingen te adopteren. Als deze ‘due diligence’ onverhoopt negatief uitvalt, moeten we ook de durf hebben om de projectopdracht terug te geven. Afgelopen jaren hebben we op dat vlak veel geleerd en zijn we daardoor nog sterker in onze aanpak gaan geloven, mits deze onversneden kan worden toegepast.”

“Het is onze ambitie om binnen drie jaar een premium brand te zijn, de partij bij uitstek om iteratieve implementatieprojecten mee te doen. Waar Prince2 de randen van het project bestuurt, kunnen wij met M3© de operationele binnenkant organiseren. Want, of je nu een implementatie doet van een ICT-werkplek, een transitie aanstuurt naar een implementatie van Het Nieuwe Werken dan wel de verhuizing van een datacenter, onze aanpak maakt dit soort complexe projecten hanteerbaar en uitvoerbaar.

“Wij zullen de komende jaren van een puur uitvoerende een meer en meer begeleidende rol nemen. Ik streef naar een bedrijf met maximaal vijftig professionals die overal kunnen uitleggen hoe onze methode in detail werkt. We zijn momenteel op onze standaardaanpak nieuwe libraries aan het ontwikkelen, die we in combinatie met onze toolbox in licentie gaan uitgeven aan gecertificeerde partners, om samen met hen projecten uit te voeren. We zijn daarnaast in gesprek met een aantal universiteiten om te zien hoe we onze methode kunnen formaliseren als een overdraagbare werkmethode die breed toepasbaar is als instrumentele invulling voor operationeel projectmanagement.”