Ricoh helpt bij indammen informatiestromen

Ricoh helpt bij indammen informatiestromen

‘Door ook te helpen bij digitalisering van informatie zelf, bieden we een end-to-endoplossing’

De digitalisering van de samenleving heeft gezorgd voor een enorme toename van informatie. Daarmee is ook de papierstroom exponentieel toegenomen. Grip op informatie – waar en hoe deze terug te vinden is – is voor organisaties een must. Ricoh biedt documentmanagementoplossingen voor efficiënt en duurzaam beheer van informatie.

Ricoh is in de afgelopen twintig jaar uitgegroeid tot wereld­ wijd marktleider in duurzame documentmanagementoplos­ singen. “Printen, kopiëren en scannen zijn onderdeel van een groter netwerk geworden”, legt Michiel Bonte, Business Manager Healthcare, uit. “De gemiddelde multifunctional printer wordt niet meer standalone gebruikt om te printen of te kopiëren, maar is ook een inputstation geworden voor bij­ voorbeeld het scannen van documenten voor digitale opslag en verwerking.” Duurzaamheid is daarbij vaak een drijfveer, omdat er steeds kritischer wordt gekeken naar de hoeveelheid papier die er geprint wordt. Ricoh, met het Nederlandse hoofdkantoor in Den Bosch, biedt een groeiend portfolio aan documentmanagement­ oplossingen voor de vier verticals waarop de organisatie zich focust: zorg, overheid, onderwijs en finance. Overige bran­ ches worden vanuit een generieke businessunit bewerkt.

Digitalisering

De noodzaak om te beschikken over documentmanagement­ systemen wordt steeds groter. “De digitalisering van de samenleving leidt tot een enorme groei van de hoeveelheid informatie, digitaal maar ook nog steeds op papier”, vervolgt Bonte. “Al die informatie moet snel beschikbaar zijn voor vele ‘soorten’ gebruikers, niet alleen binnen een specifiek bedrijf of een specifieke instelling, maar ook voor klanten en toeleveranciers die in de waardeketen participeren. Ricoh zorgt voor totaaloplossingen en werkt binnen de zorg bij­ voorbeeld samen met leveranciers van ziekenhuisinformatie­ systemen (ZIS), zodat we één geïntegreerde oplossing kunnen aanbieden. Alles vanuit de optiek van de gebruiker; die moet centraal staan.”

Branchespecifiek

Volgens Bonte zijn er verschillende soorten document­ managementoplossingen. De meest generieke oplossing is die waarbij soft­ en hardware aan elkaar gekoppeld zijn, bijvoor­ beeld informatie die gescand wordt naar een ziekenhuisinfor­ matiesysteem. Daarnaast zijn er procesmatige oplossingen. Deze zijn gericht op specifieke bedrijfsprocessen, zoals het digitaliseren van inkomende facturen. Ten slotte biedt Ricoh sectorspecifieke oplossingen, voor onder meer zorg, overheid, onderwijs en financiële en verzekeringsinstellingen. “Voor de zorg zijn dat bijvoorbeeld patiëntregistratiesystemen”, licht Bonte toe. “Hoewel het raamwerk van de oplossing generiek is, is de invulling specifiek gericht op zorginstellingen, zoals ziekenhuizen. Dergelijke systemen zijn sterk in opkomst, omdat ze de papieren rompslomp van registratie grotendeels vervangen en voldoen aan het selfservicingprincipe. Momen­ teel vervangen wij op grote schaal de ponskaartmachines bij ziekenhuizen door patiëntregistratiezuilen. Een patiënt kan met een intelligente patiëntpas met pasfoto, barcode of RFID het hele ziekenhuis door worden geleid en is direct zichtbaar in alle systemen. Dit levert enorme efficiencyvoordelen op.”

Gebruiker centraal

Dankzij de uitbreiding van het productportfolio met docu­ mentmanagementoplossingen en een branchespecifieke bena­ dering heeft Ricoh nog meer zicht gekregen op de directe behoefte van klanten, om zo nog meer toegevoegde waarde te bieden aan klanten. Bij het aanbieden van documentmanagementoplossingen staat de behoefte van de gebruiker name­ lijk centraal, vindt Bonte. “Dat klinkt logisch, maar is het lang niet altijd. Daarom bouwen we relaties op met de eindgebruikers zelf. In het geval van mijn businessunit bijvoorbeeld met medisch specialisten. Zij geven bij ons aan welke behoefte ze hebben op document­ managementgebied en wij vertalen deze naar bijvoorbeeld de ICT­afdeling met efficiënte en heldere oplossingen.” Belangrijk daarbij is het besef dat elke organisatie andere behoeften heeft. Bonte: “Dat geldt ook voor de omvang. Een apotheek heeft weinig aan dezelfde oplossing die in een groot ziekenhuis gebruikt wordt. Maar ze hebben in essentie wel dezelfde behoeften, namelijk een efficiënte opslag van documenten en eenvoudig kunnen communiceren met het ZIS van het ziekenhuis of het financiële declaratiepakket van de verzekeraar.” Een mogelijkheid om ook kleinere organisaties dezelfde functionaliteit aan te bieden als een grote instelling, is het werken met SaaS­oplossingen. “Zo kan ook een apotheker gebruik­ maken van dezelfde functionaliteiten van een documentmanagementoplossing, zonder dezelfde investeringen of rompslomp van onderhoud en beheer.”

End to end

Ricoh helpt klanten niet alleen bij het installeren van een documentmanagementoplossing, maar ook met de digitalisering en opslag van alle informatie zelf. Zo heeft de organisatie verspreid over het land vijf shared service centers die op dat gebied helpen. Bonte: “Wan­ neer je alleen een oplossing installeert, heb je een instelling of bedrijf pas voor de helft op weg geholpen. Door ook te helpen bij het daadwerkelijk scannen en categoriseren van infor­ matie bieden we een end­to­endoplossing. Daarin nemen we zo nodig zelfs het insourcen van een post­ of reproafdeling mee. Voor een klant zijn dat vaak geen kernactiviteiten, voor ons juist wel.”