‘Onze M3© methode maakt het migratieproces beheersbaar’

‘Onze M3© methode maakt het migratieproces beheersbaar’

‘Bij organisaties van meer dan 2500 medewerkers loopt verrommeling al snel in de papieren’

Migration Match regisseert grootschalige ICT-migraties in organisaties van meer dan 2500 medewerkers. Uit deze kernactiviteit zijn de afgelopen jaren andere vormen van dienstverlening voortgekomen, zoals deelmigraties faciliteren, WERKPLEK DNA in kaart brengen, kostenoptimalisaties realiseren en projectadvies leveren.

Jeroen Wijnen is sinds 2007 directeur bij Migration Match. “Onze organisatie is voortgekomen uit verzoeken van relaties om complexe, grootschalige migratieprojecten te sturen”, vertelt Wijnen. “De klant wordt nauw bij het gehele migratietraject betrokken. Dit is dé succesfactor van een migratie. Onze toegevoegde waarde is het grootst wanneer we de regie krijgen over het gehele migratieproces. Dit zorgt voor een snelle en betrouwbare migratie. Dat is onder meer gebleken bij verzekeraar Achmea, het Ministerie van Defensie en de grootste Nederlandse bierbrouwer. Onze M3© methode maakt het migratieproces beheersbaar en minder complex. We starten met een inventarisatie die zowel door IT-beheer als de business wordt gevalideerd. Met het inzicht dat dan ontstaat, kan het migratiebestek worden gesegmenteerd en kan de workload in beheersbare brokken worden opgedeeld. Dit proces noemen wij ‘chunken’, naar het Engelse woord voor brok. Hierbij clusteren we gebruikersgroepen, die vervolgens als logische en autonome eenheden het migratieproces doorlopen. Denk bijvoorbeeld aan clustering per bedrijfsfunctie of per geografische locatie. Alle betrokkenen van een chunk weten van tevoren precies welke stappen wanneer moeten worden gezet en welke (tussen)resultaten op welk moment moeten worden behaald. Onze migratiemanagers zijn hierin de liaison tussen de business en de technische uitvoering. Ons bedrijfsbureau stuurt hierin het migratieproces.”

 

Deelmigraties

Wijnen vervolgt: “Met ons nieuwe product Agile M3© richten we ons op een meer organische verandering van de IT-infrastructuur en kunnen we inzetten op een kortere time-to-market voor het gebruik van nieuwe technologieën. We merken bij onze klanten dat grootschalige migraties een te groot beslag leggen op de continuïteit van de business. Daardoor worden migraties uitgesteld, met als gevolg een achterstand. Agile M3© werkt op basis van een Migratie Management Cycle. Stap één doen wij: standaardisatie van het – iteratieve – migratieproces voor een deel van de organisatie door de uitvoering van een Proof-of-Concept. Dat leidt tot een migratiemodule. Zo ontstaat er specifiek voor de deelmigratie een bibliotheek aan migratiemodules. Stap twee doet de organisatie zelf: uitvoering en functionele technische migratie met behulp van de migratiemodules, binnen de eigen beheerprocessen en onder regie van een migratieloket. Hierbij zijn de modules in opzet en proces altijd hetzelfde. Wij kunnen desgewenst samen met de organisatie een moderne omgeving inrichten, die regie op de uitvoering faciliteert, zowel ten aanzien van migratie-inhoud als van projectmanagement en resultaatverantwoordelijkheid.”

 

Kostenoptimalisatie

Helaas worden migraties – groot en klein – nodeloos ingewikkeld door het feit dat de informatie over de bestaande situatie vaak achterhaald en incompleet is, vertelt Wijnen. “Om inzichtelijk te maken wat een organisatie aan bijvoorbeeld applicaties en licenties heeft, hebben we een model ontwikkeld voor het in kaart brengen van WERKPLEK DNA. Het bestaat uit zeven componenten, van persoonsgebonden middelen tot werkstijlen en samenwerking, die elk door specifieke methoden en technieken worden gedetailleerd. Een prettige bijkomstigheid is dat je met opruimen enorm veel kosten bespaart. Zo bezien is het niet efficiënt om te wachten met opruimen tot een migratie. Wij richten ons op organisaties van meer dan 2500 medewerkers. Daar loopt verrommeling al snel in de papieren. Vaak weet de organisatie niet wat ze heeft en wat er wordt uitgegeven. Dit betekent dat dit door ons moet worden verzameld, gerepareerd en gecombineerd. Als je vooraf goed hebt opgeruimd, gaat een migratieproces ook vele malen sneller.” Inmiddels is kostenoptimalisatie bij Migration Match uitgegroeid tot een zelfstandig organisatieonderdeel: Cost Control. Voor grote opdrachtgevers als KPN, Universiteit Wageningen, Randstad HR Solutions en KLM resulteerde Cost Control in een gemiddelde resultaatverbetering van elf procent. Cost Control werkt in vier stappen naar een gezonde kostenstructuur toe, vertelt Wijnen. “Eerst brengen we aan de hand van bronsystemen als facturen, personeelsadministratie en IT-administratie(s) in kaart welke persoonsgebonden middelen niet tot medewerkers kunnen worden herleid. De budgetverantwoordelijken bepalen welke kosten moeten worden stopgezet. Zij verwerken dit online met het systeem Optimizer. Organisaties kunnen ook voor de toekomst kosten blijven beheersen via onze portal Cost Control Online. Daarmee houdt een organisatie niet alleen greep op de persoonsgebonden middelen, maar kan ze ook het orderproces schoonhouden.” Ten slotte kunnen organisaties Cost Control Online integreren in de processen van inkoop en factuurbeheer, aldus Wijnen. “We leveren een maandelijkse analyse van de mutaties in de bronsystemen. Zo houdt een organisatie haar middelenadministraties schoon.”

 

Advies

Naast het uitvoeren van totale of deelmigraties kan Migration Match organisaties ook advies leveren over het inrichten en besturen van hun migratie- of transitietraject. Wijnen: “We kunnen samen met een organisatie het migratieproject onderzoeken op basis van workshops en audits, en daarmee verbeteringen en aanpassingen definiëren. Dit geeft een organisatie een compleet nieuw perspectief op haar migratieproject. Bij diverse opdrachtgevers hebben we al zo’n adviestraject uitgevoerd. Als gevolg daarvan zijn verbetervoorstellen geïmplementeerd op het gebied van de wijze van ‘chunken’, het sturen op tussenresultaten, het realiteitsgehalte van planning en budget en de structuur van het project.”