Ontzorgen met Managed Document Services

Ontzorgen met Managed Document Services

‘Met onze Managed Document Services bepalen klanten hoe ver zij zich door ons laten ontzorgen’

In 2008 bracht Ricoh zijn verschillende bedrijven in Nederland onder binnen de bestaande structuur van Nashuatec, dat toen Ricoh Nederland werd. “Sindsdien zijn we blijven investeren in kennis en innovaties”, vertelt Peter Sprenger, vice-president van Ricoh Nederland. “Daarbij hebben we oplossingen ontwikkeld voor een aantal belangrijke marktsectoren.”

In 2008 verdwenen Nashuatec en daaraan verbonden merken definitief van de Nederlandse markt om volledig op te gaan in het Ricoh-label. Een belangrijk voordeel daarvan is dat Ricoh zich sindsdien in verschillende marktsectoren op een eenduidige manier presenteert. “Die integratie maakt deel uit van ons streven naar herkenbaarheid als leverancier van innovatieve oplossingen voor verschillende marktsectoren”, zegt Peter Sprenger. “Daarbij gaat het al lang niet meer alleen om printers, copiers en multifunctionals, maar ook om een uitgebreid portfolio aan outsourcingopties, managed printservices en IT-diensten.” Centraal staat nog steeds het vergroten van de productiviteit van klanten. Naast generiek inzetbare producten en diensten biedt Ricoh inmiddels innovatieve oplossingen gericht op specifieke marktsectoren.

Patiëntenlogistiek

Een van de sectoren waarop Ricoh zich richt is de gezondheidszorg. “De tijdige beschikbaarheid van de juiste informatie is in de zorg cruciaal”, aldus Sprenger. “Zorginstellingen kunnen op dat gebied nog veel winst behalen. Om een voorbeeld te noemen: Nederlandse ziekenhuizen verliezen per jaar miljoenen euro’s omdat patiënten zich niet of te laat bij de juiste afdeling melden of omdat artsen niet op tijd over de juiste informatie beschikken.” Gebrekkige informatiestromen zijn daarvan de oorzaak. Een van de oplossingen die Ricoh hiervoor biedt is een patiëntregistratiezuil in de hal van een ziekenhuis. Deze herkent de ‘intelligente’ patiëntenpas, koppelt deze aan informatie uit het ziekenhuisinformatiessysteem, het afsprakensysteem en het elektronisch patiëntendossier en verwijst de patiënt naar de juiste afdeling. Desgewenst print de infozuil de barcode van de patiënt op een polsbandje. Iedere afdeling of arts herkent de patiënt daarmee onmiddellijk en kan de juiste informatie oproepen. Bovendien kan iedere medische handeling zo feilloos in het juiste dossier worden opgenomen. “Dit systeem bespaart tijd en ontlast ziekenhuismedewerkers”, verklaart Sprenger. “Desgewenst kunnen bovendien allerlei formulieren gepersonifieerd worden uitgeprint of digitaal naar de juiste betrokkenen worden verstuurd.”

Lastenvermindering

Ook het onderwijs is een sector waarop Ricoh meer nadruk legt. “Vooral in het voortgezet onderwijs en op hbo’s en universiteiten is steeds minder sprake van klassikaal onderwijs. Opleidingen doen nadrukkelijk een beroep op de zelfwerkzaamheid van leerlingen en studenten. Projectonderwijs vraagt dat studenten informatie met elkaar delen. Maar docenten moeten intussen zicht blijven houden op hun vorderingen. Een goed leerlingenvolgsysteem met alle relevante informatie voor docenten, ouders en leerlingen is daarom cruciaal.” Ricoh levert voor onderwijsinstellingen onder meer oplossingen waarbij ingescande documenten automatisch en in de gewenste vorm naar de juiste bestemming – een docent, de financiële administratie, een applicatie of het leerlingenvolgsysteem – worden gestuurd. De snelheid en accuratesse van deze oplossing betekent een belangrijke lastenvermindering.

Productiviteitswinst

Andere sectoren waarop Ricoh zich met concrete oplossingen richt, zijn de overheid, transport & logistiek en de financiële sector. “Zij hebben gemeen dat tijdige beschikbaarheid van de juiste informatie essentieel is”, legt Sprenger uit. “Maar het archiveren, opzoeken en distribueren van informatie is natuurlijk niet hun corebusiness. Alle tijd die organisaties daaraan moeten besteden, gaat ten koste van hun productiviteit.” Ricoh kan organisaties helpen om stapsgewijs print- en documentprocessen efficiënter in te richten. “Met onze Managed Document Services hebben we de producten en competenties om efficiënte workflows te implementeren”, aldus Sprenger. “Daarmee kunnen we al productiviteitswinst en aantoonbare return on investment realiseren. Echter, een groeiend aantal grote organisaties wil meer. Die vragen ons om hen geheel te ontzorgen en het beheer van hun informatie- en documentstromen geheel of gedeeltelijk over te nemen. Het kan zijn dat zij alleen het beheer van de centrale printkamer kwijt willen, maar het kan veel verder gaan. Desgewenst nemen we als outsourcingpartner hele processen over.” Volgens Gartner Group onderscheidt Ricoh zich onder meer met deze modulaire ‘outservicing’ van andere leveranciers. De marktanalisten plaatsten het bedrijf eind september dan ook in de hoogste categorie van het Magic Quadrant voor Managed Print Solutions. Gartner Group beschouwt Ricoh op basis van visie en het vermogen om concrete oplossingen te leveren als marktleider.

Mkb ontzorgen

Trapsgewijze outsourcing van informatiestromen ziet Sprenger als schillen rond de dienstverlening van Ricoh. “Met onze Managed Document Services bepalen klanten hoe ver zij zich door ons laten ontzorgen.” Ricoh komt hiermee vooral tegemoet aan de behoeften van grote organisaties, hoewel ook het mkb hier zijn voordeel mee kan doen. Ricoh biedt daarnaast nog een nieuwe dienst aan het mkb. “Dit jaar hebben we de strategische keuze gemaakt om onze dienstverlening aan het mkb uit te breiden met IT-services”, legt Sprenger uit. “Dit betekent dat we in die sector ook pc’s, server- en netwerkoplossingen en een aantal voiceoplossingen gaan leveren.” Het motief daarvoor is helder: “We zitten al bij veel van die bedrijven en zij vertrouwen ons. Wij ontzorgen hen door vanuit hetzelfde adres ook deze services te bieden.” Volgens Sprenger zijn IT-services inmiddels voldoende gestandaardiseerd om deze stap te kunnen zetten. “Het is vooral een kwestie van organiseren en aan elkaar schakelen van services. Daarin zijn wij gewoon het beste.”