KPMG integreert IT en Facilities

KPMG integreert IT en Facilities

‘Door inzet van IT kunnen veel organisaties zon 10% besparen op de facilitieskosten’

Een van de interessantste kandidaten voor de verkiezing van ‘CIO van het jaar’ is ongetwijfeld Hans Zwart, CIO van KPMG. Want sinds dit jaar combineert hij met veel succes functies die bij veel organisaties nog strikt gescheiden werelden zijn.

Kandidaat ‘CIO van het jaar’

Al enkele jaren geldt hij als een mogelijke winnaar, maar tot nu toe stelde KPMG-partner Hans Zwart zich nooit kandidaat voor de verkiezing van ‘CIO van het jaar’. Dit jaar wel. “Ik heb me eindelijk laten overhalen”, zegt hij eenvoudig. Intussen lijken zijn kansen eerder toe- dan afgenomen. Dat heeft te maken met een organisatorische verandering bij KPMG, die in lijn ligt met wat Zwart al enige tijd betoogt: de integratie van IT en Facilities. De combinatie lijkt vreemd, maar is volgens Zwart in de loop van de tijd alleen maar logischer geworden. “Desondanks is KPMG een van de weinige organisaties die deze stap heeft gezet.”

Regievoering

Behalve de toegangscontrole liggen sinds begin dit jaar ook andere taken die van oudsher bij Facilities thuishoren op Zwarts bordje, zoals huisvesting, catering en meubilair. “Die taken hebben niet meteen een IT-component”, geeft Zwart toe. “Maar er is wel een verband als je bedenkt dat de dienstverlening op die gebieden vrijwel altijd is uitbesteed, net als veel IT-diensten.” Daarmee komen we op het tweede argument voor de integratie van IT en Facilities. Want net als veel organisaties heeft KPMG een belangrijk deel van de IT-taken uitbesteed. Voor de catering, de kantoorinrichting, de schoonmaak en het onderhoud geldt hetzelfde. “De overeenkomsten zijn daardoor groot”, betoogt Zwart. “We maken afspraken met leveranciers, monitoren de SLA’s, onderzoeken de klanttevredenheid en houden de kwaliteit van de dienstverlening in de gaten.” De uitvoering van IT- en facilitiestaken lijkt dus erg op elkaar.

Samenwerking

“Onze IT’ers en facilitiesmedewerkers fungeren eigenlijk als regisseurs. Ze praten met de verschillende afdelingen en registreren wat die nodig hebben. Vervolgens sturen ze externe leveranciers of outsource-organisaties aan en houden ze de processen in de gaten.” Dat lijkt eenvoudiger dan het soms is. “Neem nou de IThelpdesk,” vertelt Zwart, “die hebben we aan India uitbesteed. Het gevolg daarvan is dat mensen in onze Exchange-omgeving kunnen kijken. De Wet bescherming persoonsgegevens stelt bijzondere eisen aan het verwerken van persoonsgegevens in landen buiten de EU. Dat moeten we in contracten ondervangen. Het oplossen van dat soort problemen is tegenwoordig een belangrijke taak voor ons.” Een ander voorbeeld waarbij het proces en de organisatie daarvan cruciaal is, is het digitaliseren van post. “Want hoe ga je om met vertrouwelijke post? Het oplossen van dat soort organisatorische problemen is een taak voor onze afdeling.”

Voorloper

De derde reden voor de integratie van IT en Facilities is een logisch gevolg van de eerste twee argumenten. “Naarmate typische facilitiesdiensten een IT-component krijgen, verschuiven de budgetten. Inzet van IT leidt altijd tot verhoging van de IT-kosten, maar als het goed is ook tot besparingen bij Facilities. Om interne strijd over budgetten te voorkomen, zouden organisaties die minimaal moeten samenvoegen.” Zwart schat dat door meer gebruik van IT veel organisaties zo’n 10% op de facilitieskosten zouden kunnen besparen. Met de integratie van IT en Facilities is KPMG een voorloper. De genoemde besparingen zijn daarvoor uiteraard een belangrijk argument. Het mes snijdt voor KPMG echter aan twee kanten. “Onze afdeling IT Advisory adviseert klanten over IT-vraagstukken”, legt Zwart uit. “Heel vaak zijn die organisaties met processen bezig die wij voor onze eigen organisatie al hebben opgelost. Dat geldt ook voor facilitiestaken met een IT-component. Uiteraard maakt IT Advisory bij zijn adviezen gebruik van onze oplossingen. Logisch, want het gaat om oplossingen die zich bij ons door het dagelijks gebruik hebben bewezen.”

Digitalisering van faciliteiten

De ratio achter de integratie heeft volgens Zwart drie componenten. “Ten eerste is een aantal traditionele faciliteiten gedigitaliseerd”, vertelt hij. “Denk aan telefonie. Veel organisaties gebruiken Voice over IP. Telefonie valt daardoor haast automatisch onder IT. Datzelfde geldt voor het digitaliseren van post. Al dan niet gekoppeld aan workflow- en/of storage-oplossingen is de postkamer daardoor een IT-dienst geworden.” Ook een traditionele facilitiestaak als sleutelbeheer en toegangscontrole is bij IT terechtgekomen. “Wij hebben zelfs helemaal geen sleutels meer”, legt Zwart uit, terwijl hij een chipkaart uit zijn notebook trekt. “Met deze chipkaart kom ik het gebouw binnen. Iedere medewerker heeft een profiel dat niet alleen de toegang tot bepaalde ruimten bepaalt, maar ook de toegang tot het draadloze netwerk en bepaalde applicaties en databases. Bovendien gebruiken we deze kaart

Beoordeling

Nu Zwart kandidaat is voor de verkiezing van ‘CIO van het jaar’ willen we weten waarop we een CIO volgens hem moeten beoordelen. “De mate waarin een CIO oog heeft voor de behoefte van de organisatie is volgens mij cruciaal”, zegt hij. “Het gaat om de best mogelijke vertaling van de businessdoelstellingen in de IT-strategie.” Als blijkt dat Zwart daar dit jaar het beste in is, zal hij dat niet als een persoonlijke triomf beschouwen. “Die trofee zou een compliment zijn voor het hele team. Ik ben slechts boegbeeld. Ik hoop vooral dat andere CIO’s daardoor ook zullen nadenken over de synergie van IT en Facilities.”