- Computable 100 - 2013
- René Moscou
- Sebastiaan Westerweel
Standaardisering als kunst
Met de overname van VNU Media heeft De Persgroep een dubbelslag geslagen. Enerzijds werd state-of-the-arttechnologie aangekocht, anderzijds werd de productportfolio uitgebreid met een ‘all digital’ bedrijf. Deze technologie wordt ook uitgerold bij de Belgische recruitment-entiteiten.
In 2012 nam De Persgroep het bedrijf VNU Media over, dat in hoofdzaak actief was in de rekruteringcommunicatie met titels als Intermediair en Nationale Vacaturebank, maar ook met mooie brands als Tweakers en Computable. In België is De Persgroep als sinds 1996 actief in deze sector met Vacature, Regiojobs en Jobs & References. In Nederland was VK Banen een van de drijvende krachten op deze markt. Met VNU Media, Vacature en VK Banen had De Persgroep drie verschillende platformen in gebruik om eenzelfde type activiteiten te ondersteunen. Een situatie die vanuit kostenoogpunt verre van optimaal was, en ook een hinderpaal is om tot een nauwere samenwerking te komen. Het was dan ook een logische stap om naar een enkel platform te streven. Na een grondige studie werd besloten om het platform van VNU Media te gebruiken als gemeenschappelijke basis. “Dergelijke keuzetrajecten liggen erg gevoelig, omdat elke organisatie het ‘eigen’ platform kent en ermee vertrouwd is”, vertelt Luc Verbist, CIO van De Persgroep. “Een migratie naar een ander platform wordt altijd als een last beschouwd. Weerstand tegen verandering is nooit ver weg. Een migratietraject leidt ook de focus van het bedrijf af van de markt, men is vooral met interne processen en systemen bezig. En toch is een draagvlak absoluut noodzakelijk, wil een transitieproject een kans van slagen hebben.”
De Persgroep gaat voor ver doorgevoerde standaardisatie bij de ICT-systemen van de groep
Dubbele uitdaging
De Persgroep heeft ervoor gekozen om voor de drie entiteiten over te schakelen op het platform van VNU Media omwille van de stabiliteit, de gebruikte technologie en de aanwezige expertise in het team. De doelstellingen van het project waren duidelijk: een vlotte migratie van de Belgische activiteiten naar het Nederlandse platform en een kostenbesparing van twee miljoen euro op de ICT-kosten van alle betrokken entiteiten. En dit alles voor eind 2013. Na een grondige fit-gapanalyse werd begin 2013 gestart met het migratietraject. Het VNU Media-platform diende op een aantal plaatsen functioneel verrijkt te worden, en een aantal componenten van de bestaande Vacature-website werd behouden en ingebouwd in het VNU Media-platform. Daarnaast liep er een vrij complex dataconversietraject, waarbij alle data uit de back-end van de Vacature-site geconverteerd werden naar het VNU Media-formaat. “Technisch was het project al een uitdaging”, benadrukt Verbist, “maar op het vlak van organisatiestabiliteit nog meer. ICT-medewerkers die meewerken aan een migratietraject waarbij uiteindelijk hun job overbodig wordt, zijn niet de meest gemotiveerde medewerkers en vertrekken wanneer ze elders een mogelijkheid zien. Maar ook voor de medewerkers die het VNU Media-platform uitwerken en ondersteunen is zo’n migratieproject niet echt inspirerend. Het platform evolueert tijdens het migratieproject nauwelijks en dataconversies zijn wel complex, maar op zich weinig boeiend.”
Efficiëntie en besparing
Het ICT-team op getalsterkte houden of aanvullen met externe consultants slorpte behoorlijk wat managementtijd op. Het project is eind augustus in bèta opgeleverd en wordt tijdens de maand september uitvoerig getest, zowel intern als met een aantal referentieklanten. De lancering van het platform in België was midden oktober 2013. Het project is daarmee binnen planning en binnen budget gerealiseerd. “Een gelijkaardig project wordt opgestart voor de site Autozone.be, die naar het platform van Autotrack.nl gemigreerd zal worden”, vult Verbist aan. “De rationale achter dit project is identiek aan die voor Vacature. Ook hier zal een significante besparing van 0,8 miljoen euro op de ICT-kosten het resultaat zijn.” Dit consequente standaardiseren is trouwens een constante in het ICT-beleid van De Persgroep. Bij de overname van het toenmalige PCM – uitgever van De Volkskrant, Algemeen Dagblad en Trouw – werd ook beslist om alle platformen te standaardiseren. Elke uitgever gebruikte een eigen redactie-, advertentie-, CRM- en financieel systeem, en ga zo maar door. Dit betekende minimaal drie verschillende systemen per functioneel domein, met daarbij behorende servicekosten voor operationele ondersteuning, onderhoud, productevolutie, enzovoort.
Organisatie businessprocessen
Ook hier besliste De Persgroep resoluut voor standaardisatie. Alle systemen werden tegen het licht gehouden en één gezamenlijke softwarearchitectuur werd uitgetekend. De migratie van alle systemen, een programma dat uit meer dan zeventig projecten bestond, werd uitgevoerd over een periode van anderhalf jaar en eind 2012 volledig afgerond. “De besparingen op de ICT-kosten bedroegen meer dan vijftien miljoen euro”, aldus Verbist. “Standaardiseren van systemen heeft dus wel degelijk zijn voordelen. Deze strategie is in grote mate gebaseerd op het researchwerk van professor Peter Weill van MIT Sloan in de VS. Zijn werk ‘Enterprise Architecture as Strategy’ beschrijft welke keuzes een concern kan maken met betrekking tot de organisatie van de businessprocessen en welke impact deze keuzes hebben op de architectuur en de inrichting van ICT. Een boeiend en toegankelijk boek, dat zeer de moeite waard is om eens door te nemen.”
