Segmenteren kun je leren

Migration Match heeft een gepatenteerde methodiek om grootschalige ICT-migraties vlot te laten verlopen. Door het werk te verdelen in logische eenheden en het proces stapsgewijs te segmenteren, weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn. Deze procesaansturing is uitstekend te vertalen naar invoering van het Nieuwe Werken.

Migration Match is in 2005 mede opgericht door Janneke van den Berg. Zij geeft haar visie op wat een migratie inhoudt: “Een migratie komt neer op het dichten van de kloof tussen de oude situatie en de beoogde nieuwe situatie, zowel technisch als functioneel. Dat is maatwerk. Het is niet alleen noodzakelijk dat de nieuwe omgeving is gedefinieerd en gespecificeerd, maar zeker ook dat de oude omgeving goed in kaart wordt gebracht. Helaas worden migraties nodeloos ingewikkeld door het feit dat de informatie over de oude situatie vaak verouderd en incompleet is.” Jeroen Wijnen, Directeur Migration Match BV Vestiging West: “Dat is natuurlijk niet logisch. Je zou sowieso moeten weten hoe je mensen hun werk doen: wat je bijvoorbeeld aan applicaties en licenties hebt. Hiertoe hebben we een model ontwikkeld voor het in kaart brengen van WERKPLEK-DNA. Het bestaat uit zeven componenten, van persoonsgebonden middelen tot werkstijlen en samenwerking, die elk door specifieke methoden en technieken worden gedetailleerd.” Van den Berg: “Een prettige bijkomstigheid is dat je met opruimen enorm veel kosten bespaart. We richten ons op organisaties met meer dan 2500 medewerkers. Daar loopt verrommeling al snel in de papieren. Vaak weet de organisatie niet wat ze heeft en wat er wordt uitgegeven. Dit betekent dat dit door ons moet worden verzameld, gerepareerd en gecombineerd. Als je vooraf goed hebt opgeruimd, gaat een migratieproces ook vele malen sneller. Een complicatie is echter dat de beoogde situatie, de doelomgeving, in veel gevallen niet op basis van organisatorische eisen en wensen is uitgewerkt. Met andere woorden: er wordt vooral gekeken naar technologie en onvoldoende naar de behoeften van de medewerkers in de business. Momenteel stappen veel bedrijven over op Het Nieuwe Werken, maar het analyseren van medewerkers in hun huidige en toekomstige werk én het bewaken van de beschikbare oplossingen blijken vaak stappen die te snel worden genomen. Zo verwachten we dat medewerkers anytime, anyplace voor het bedrijf aan de slag kunnen, maar gaat de ICT-servicedesk wel om vijf uur naar huis. Dergelijke knelpunten moet je goed opgelost hebben voordat je overstapt.”

Sturen op resultaat

Gebrekkige informatie, een te sterke focus op technologie en onvoldoende aandacht voor de behoeften bij de onderneming zijn drie van de tien valkuilen bij migraties en transities die Migration Match heeft gedefinieerd. Een andere is dat een migratie vaak wordt gezien als één groot en ingewikkeld project. Daarmee wordt het proces onbeheersbaar, stelt Van den Berg vast. Vanuit haar visie op het uitvoeren van migratieprojecten heeft Migration Match zijn eigen migratiemanagementmethode ontwikkeld. M3© combineert aspecten uit Total Quality Management (TQM), The Theory of Constraints, geschreven door Eliyahu Goldrath en uit Flow van Mihály Csíkszentmihályi. Wijnen: “Je moet bij een migratie of transitie sturen op eindresultaat én op tussenresultaat om te garanderen dat je überhaupt succes behaalt. Door vooraf de oude en de beoogde nieuwe situatie goed te inventariseren, kun je het migratietraject segmenteren, opdelen in overzichtelijke, hapklare brokken werk en deze tegen vooraf gedefinieerde standaardcontroles meten. Dit proces noemen wij ‘chunken’, naar het Engelse woord voor brok. Het komt erop neer dat we werkplekken clusteren die we als logische (autonome) eenheid kunnen inplannen. Hierbij kun je denken aan bedrijfsfuncties of geografische locaties. Elke chunk doorloopt het migratieproces en kent daarin zijn eigen dynamiek en uitdagingen. We zijn erin getraind hiermee om te gaan. En alle betrokkenen weten van tevoren precies welke stappen wanneer moeten worden gezet en welke (tussen)resultaten op welk moment worden verwacht. Met een evaluatie na elke stap wordt de migratievolwassenheid getoetst. Door onze voorbereiding en door nadruk te leggen op kleinere chunks, worden onvolkomenheden vroegtijdig geconstateerd en opgelost. Daardoor levert de migratie zelf nauwelijks problemen op.” Van den Berg: “Wij hebben migratieprojecten meegemaakt waarbij we mensen in paniek zagen raken, doordat ze echt niet meer wisten hoe ze verder moesten. Door ze te leren segmenteren en zich te richten op, heel logisch, ‘first things first’ gaven we ze rust. Uit eerdere migraties weten we dat bij aanvang van een project 100 werkstations per week worden gemigreerd, maar dat op het eind van het project 3500 werkstations in één weekend overgaan.”

Blauwdruk

“Feitelijk is ons migratieproces een blauwdruk voor hoe je ook Het Nieuwe Werken kunt organiseren”, vervolgt Van den Berg. “Het Nieuwe Werken is eveneens puur resultaatgestuurd en net als bij migraties is segmentering en de voorspelbaarheid van de tussenstappen voor de betrokken werknemers van groot belang. Beheersbaarheid staat of valt met goede operationele sturing. Er moet een ‘enabler’ zijn die de eindsituatie voor ogen houdt en alles wat daaraan voorafgaat in logische porties opdeelt, in volgorde van belangrijkheid. Mensen moeten er vreselijk aan wennen, maar het biedt wel duidelijkheid, en vrijheid. Wij zullen hierover in het najaar een seminar geven, samen met andere specialisten die zich hebben verenigd onder de vlag van Transitie en Transformatie Partners. Speerpunt is: verantwoord werken.”