Samenwerken voor tevreden eindgebruikers

Simac ICT Nederland verzorgt naast outsourcing, beheer en detachering ook projecten voor middelgrote en grote organisaties. Met een flexibele en geëngageerde werkwijze bindt het bedrijf al jarenlang klanten. Ook Leeuwenborgh Opleidingen toonde zich enthousiast over de dienstverlening.

Leeuwenborgh Opleidingen, een regionaal opleidingscentrum (roc) in Zuid-Limburg, beschikt sinds vorig jaar over een door Simac vernieuwde ICT-leeromgeving. Vooral de webbased toegankelijkheid van de onderwijsapplicaties voor de circa tienduizend studenten springt in het oog. “Ze kunnen nu overal en altijd inloggen. Het systeem laat zelfs toe dat iedere student een notebook naar eigen keuze mee naar school kan nemen in plaats van een voorgeschreven merk. Hiermee loopt Leeuwenborgh als roc echt voorop”, stelt algemeen directeur Bernard Dortmans van Simac.

Als basis voor de vernieuwing bouwde Simac een geavanceerde infrastructuur. Tijdens deze werkzaamheden bleven de applicaties van het roc gewoon in de lucht op hun eigen systeem. In de zomervakantie werd alles succesvol naar de nieuwe apparatuur gemigreerd en gevirtualiseerd. Ook zijn de applicaties in een extern datacenter ondergebracht, zodat eventuele storingen geen invloed hebben op de beschikbaarheid. Het feit dat meer studenten inloggen op zondag dan op een gemiddelde vrijdag, onderstreept het succes van het project.

Het hele project werd binnen het geplande budget en tijdskader gerealiseerd. Voor Simac de gewoonste zaak van de wereld. “ICT-dienstverlening lijkt de reputatie te hebben dat het slechts bij uitzondering soepel verloopt”, vertelt Dortmans. “Ik kijk daar altijd vreemd van op, want hoe kan een bedrijf overleven als het maar tien procent van zijn werk naar behoren uitvoert? Ik ben daarom blij dat Leeuwenborgh dit beeld gaat nuanceren door hun ervaring te delen met roc’s die een vergelijkbaar traject op de rails willen zetten.”

Meer ademruimte

Meteen na afronding van het project nam Simac het beheer van de nieuwe ICT-infrastructuur voor zijn rekening. Vanaf dat moment kon de dienst ICT van Leeuwenborgh de zo gewenste omslag maken van een meer uitvoerende taak naar regievoering. “Het educatieve veld biedt een tamelijk complexe uitdaging voor ICT’ers”, vertelt Dortmans. “Behalve met verschillende interne functionaliteiten voor administratie en onderwijs, moeten zij ook rekening houden met externe gebruikers als de IB-Groep. Door het beheer uit te besteden, heeft de ICT-afdeling nu meer grip op dit proces dan voorheen.”

Tevens hebben de ICT’ers nu als het ware meer ademruimte gekregen. “Veel onderwijsinstellingen houden graag alle ICT in eigen hand, maar belasten daar wel hun eigen organisatie mee”, aldus Dortmans. “Zo krijgen bijvoorbeeld beheerders ook projectwerk en management op hun bord en moeten ze tegelijkertijd hun vakkennis op peil houden. Daarnaast lukt het instellingen door ziekte en personeelsverloop vaak niet om een continue bezetting te realiseren. In vergelijking met outsourcing betaal je dan uiteindelijk meer voor minder kwaliteit.”

Verwachtingen

Ook al geef je het beheer over je ICT-infrastructuur uit handen, toch blijf je er als organisatie nauw bij betrokken. Dat kan ook niet anders, stelt Dortmans. “Het klinkt wat clichématig, maar succesvol beheer is echt een vorm van comakership. Je moet op alle organisatieniveaus elkaars verantwoordelijkheden synchroniseren. We stimuleren een opdrachtgever om heel helder te formuleren wat zijn doelstelling is en hoe deze bereikt moet worden. Zelf steken we veel energie in het begrijpen van de organisatie en business van de klant. Pas dan kun je immers je dienstverlening tunen en een perfecte aansluiting tussen infrastructuur en applicaties tot stand brengen.”

Dortmans is zeer te spreken over de samenwerking met Leeuwenborgh. Hij prijst onder meer de manier waarop de onderwijsinstelling de veranderingen voor de eindgebruikers heeft gemanaged. “Hun ICT’ers hebben hen nauwkeurig geïnformeerd over de mogelijkheden in de nieuwe omgeving”, licht hij toe. “Dat aspect wordt nogal eens veronachtzaamd. Gebruikers hebben vaak te hoge verwachtingen. Mede door een realistisch beeld te scheppen, voorkom je als ICT’er dat zij toch teleurgesteld raken over een perfect werkend systeem.”

Regeren is vooruitzien

Simac ICT Nederland beschikt met ongeveer 350 werknemers over een relatief kleine organisatie, maar levert op zijn minst dezelfde kwaliteit als de ICT-reuzen. “De feiten liegen niet”, zegt Dortmans. “Zo toonde recent onderzoek van Giarte dat we een hoge waardering scoren bij onze klanten. Of de opdrachtgever nu Friesland Bank of Super de Boer heet, we slagen er altijd in om zijn bedrijfseigen omgeving in de lucht te houden.”

Ondanks de kredietcrisis wist Simac in de tweede helft van vorig jaar zijn contractportefeuille met vijf procent te vergroten. Deze geleidelijke groei illustreert de zelfverzekerde visie van het bedrijf. “Onze dienstverlening staat in het teken van het verlengen van bestaande contracten”, vat Dortmans samen. “Dit houdt in dat we geen nieuwe klant aannemen die onze capaciteit en daaraan gerelateerde kwaliteit te boven gaat. Bovendien rusten we niet op onze lauweren als een contract eenmaal afgesloten is. Integendeel. Door met de klant in gesprek te blijven, kun je meteen inspelen op nieuwe technologieën en veranderingen die zich in zijn bedrijf aandienen. En we blijven alert op de mogelijkheid om tijdens de contractduur nieuwe technologieën in onze dienstverlening te implementeren. Dit vertaalt zich voor de klanten in het handhaven van kwaliteit tegen een lagere kostprijs of een hoger rendement zonder prijsstijging. Ook ons personeel waardeert deze bedrijfsfilosofie: niet voor niets ontvingen we de afgelopen twee jaar het certificaat Top ICT Werkgever van CRF International.”