- MT ICT Gids - 2009
- Marcellus Visser
- Herman van Heusden
Migraties laten slagen is een vak
Hoe komt het dat migratietrajecten in grote organisaties zo vaak geplaagd worden door vertragingen en kostenoverschrijdingen? Volgens Migration Match moet je migreren niet als een automatiseringsproject benaderen, maar vooral als een businesscase vanuit de klantorganisatie. Met een centrale, gemandateerde regie, met alle expertise aan dek en aandacht voor de business.
Het is bij veel grote organisaties nog steeds bittere realiteit: migraties die uitdraaien op jarenlange trajecten, budgetoverschrijdingen en torenhoge frustraties bij management en medewerkers. Jeroen Wijnen, algemeen directeur bij Migration Match, heeft het van dichtbij meegemaakt en legt de vinger op de zere plek: “Het gaat fout wanneer je een planning neerlegt, nog voordat je een duidelijk beeld hebt van je vertrekpunt. Dus wanneer je nog niet precies weet hoe het ICT-landschap eruitziet en wat de business nou écht nodig heeft. De mensen die uiteindelijk met de nieuwe ICT hun werk moeten kunnen doen, die mág en kún je gewoonweg niet buiten beschouwing laten. Laat hen aangeven wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Leg het ze niet op en luister goed. Betrek de business erbij gedurende het hele traject.” Een andere valkuil is volgens Wijnen dat IT’ers vaak denken dat ieder traject een project is. “Alsof het niet uitmaakt wat het project behelst, als je het maar een project noemt. Het gevaar is dat je een totaal verkeerde benadering kiest. Dat je, zonder vooraf te weten wat de impact van een migratie is, in het begin verkeerde inschattingen maakt die de klant later zullen opbreken. Bovendien zijn IT’ers geneigd om te denken in standaarden. Juist voor migraties ligt de werkelijkheid gecompliceerder. Die complexiteit wordt vaak ontzettend onderschat.”
Ken de valkuilen
Als ervaringsdeskundigen en specialisten in grootschalige werkplekmigraties weten ze bij Migration Match waar ze het over hebben. Door de jaren heen heeft het bedrijf uit Voorschoten een rijke ervaring opgebouwd met migraties voor organisaties met grote namen. Hun aanpak onderscheidt zich door daadkracht en aandacht voor de business. Een tegenstelling? “Het zijn twee kanten van dezelfde medaille”, zegt Wijnen. “Wij onderscheiden ons door de regie te voeren over het complete traject en hebben veel kennis in huis over hoe je migraties succesvol uitvoert. Onze migratiemanagers schakelen permanent tussen de businessmanagers, lokale servicemanagers, de lokale of externe IT-organisatie en de gebruikers. Zij weten precies wat daar gebeurt. Dat is ook nodig, want een transitie of een migratie is het moeilijkste ICT-traject dat er bestaat. Wij hebben mensen in dienst die verscheidene migraties achter de kiezen hebben, die de valkuilen kennen en deze kunnen voorkomen.”
Chunken en timeboxen
Jeroen Wijnen legt uit hoe Migration Match te werk gaat: “Steevast beginnen we met een grondige inventarisatie. We raadplegen bronsystemen en leggen die informatie vervolgens vast in ons eigen migratiemanagementsysteem. Die informatie maken we inzichtelijk voor de gebruiker.” Na de inventarisatie brengt Migration Match een nieuwe structuur aan door logische groepen te formeren van gebruikers met hun applicaties, data en hardware. Wijnen: “Dat noemen we chunken, opdelen in hapklare brokken. We doen niets anders dan de complexiteit van een grote organisatie – met haar veelheid aan applicaties en gebruikers – terug te brengen naar de menselijke maat. Eén zo’n chunk doorloopt een vastgesteld, getimeboxt proces. Onze migratiemanagers zorgen ervoor dat die chunk migratierijp wordt gemaakt, en bekijken per fase wat er gedaan moet worden voor een succesvolle migratie. Je moet het zien als een lopende band waarop de chunks elke week een stukje opschuiven, op weg naar de uitrol.”
De benadering van Migration Match is succesvol gebleken door de jaren heen. Maar de kracht van het bureau uit Voorschoten zit volgens Wijnen niet alleen in hun unieke methode. “Wij hebben ervaren migratiemanagers die dicht bij de business staan. Zij borgen de ondersteuning voor de primaire processen. Daarom zien wij migraties niet als een technisch project, maar als een organisatorisch traject. Het draait om commitment van de business. Dat is cruciaal om de juiste keuzes te kunnen maken in alles wat er wordt gebruikt op IT-gebied en om daarin juist te schonen. Hoe beter je dat doet, hoe sneller je zult migreren en hoe meer schaalvoordeel, efficiency en effectiviteit je bereikt.”
Selecteer streng
Drie vuistregels om een goede migratiepartner te selecteren:
1. Bezint eer ge begint: zet grote vraagtekens bij partijen die al aan het begin van het traject een detailplanning leveren.
2. Migreren is een vak: selecteer voor de projectorganisatie uitsluitend managers met aantoonbare migratie-ervaring in een soortgelijke omgeving en complexiteit.
3. Het begint en eindigt bij de business: wees alert bij partners die de techniek als hoofdzaak zien.
