Meer winst door optimale inzet van personeel en middelen

In een monumentaal pand aan de Vecht huist het Nederlandse planningssoftwarebedrijf Paralax. De inrichting is een mix van eeuwenoude schilderingen en moderne apparatuur. Het typeert de organisatie. “Professioneel als een corporate organisatie, maar benaderbaar als een mkb-onderneming.”

De komende jaren ontstaan als gevolg van de vergrijzing grote tekorten op de arbeidsmarkt. Onderzoek van het CBS wijst uit dat tussen 2010 en 2015 zo’n tien procent van de huidige werkenden de arbeidsmarkt verlaat. Daarmee vertrekt veel kennis en ervaring. “De vergrijzing en het teruglopende aanbod van personeel zou topprioriteit moeten zijn in de directie van iedere (middel)grote onderneming”, meent Rob Buikema, sinds vijf jaar algemeen directeur van Paralax. “Als het aanbod schaars wordt, neemt het verloop toe. Het is belangrijk om medewerkers aan een bedrijf te binden. Als de uitstroom van mensen en kennis groter wordt dan de instroom, geeft dat problemen op zowel dagelijks planningsniveau als op strategisch niveau. Dat is nadelig voor de kwaliteit en schadelijk voor het imago van organisaties. Directies moeten zich afvragen hoe hun personeelsbestand er in 2015 uitziet.”

Met dat in het achterhoofd is het eenvoudig te begrijpen hoe belangrijk het is om personeel optimaal in te zetten. Buikema: “Een goede planning van resources – zowel mensen als middelen – leidt tot een efficiëntere inzet van dit bedrijfskapitaal en daarmee tot kostenreductie.” Die reductie is significant. De looncomponent bedraagt in Nederland zo’n 70 tot 80% van de totale kosten. “Door optimalisatie is daar een enorme winst te behalen.”

Koppelingen

Paralax ontwikkelt, verkoopt en implementeert software die bedrijven helpt bij het optimaliseren van de planning van hun personeel en bedrijfsmiddelen. Op dat gebied is het bedrijf de leidende partij in de markt. “Dan rekenen we Excel niet mee”, lacht Buikema. Excel wordt nog steeds door veel organisaties gebruikt als planningssoftware. “Een groot nadeel van dat programma is dat er geen koppelingen mogelijk zijn met bijvoorbeeld HRM-, ERP en payrollsoftware, zoals dat met ons pakket wel kan. Daarnaast zijn fouten in Excel natuurlijk snel gemaakt, hetgeen grote consequenties kan hebben voor de planning. Onze software is specifiek ontwikkeld voor planning en zorgt ervoor dat alle relevante persoonsgegevens uit het HR-systeem automatisch terechtkomen in het planningssysteem. Denk hierbij aan zaken als opleiding, kwalificaties, woon-werkafstand en parttimepercentage. De interfaces met payrollsoftware zorgen ervoor dat de gewerkte uren correct worden verloond. De directe en indirecte besparingen zijn enorm”, aldus Buikema. Daarnaast houdt de software van Paralax rekening met onder meer cao’s en de arbeidstijdenwet en kunnen er SLA’s in vastgelegd worden.

Kostenbesparingen

Veel ondernemingen weten niet dat er gespecialiseerde software beschikbaar is voor de planning van personeel. Sectoren als onderwijs, zorg, beveiligingsbedrijven en de uitzendbranche maken daarentegen al jaren met veel succes gebruik van deze software voor workforcemanagement. “Dat moet ook wel, want zij hebben vaak te maken met veel mensen die op de juiste plaats moeten worden ingezet. Een workforce van duizenden mensen is niet meer te managen met Excel”, zegt Buikema. Ook ziet hij dat planners vaak geen sturing ontvangen van het management op zaken als winstgevendheid of klanttevredenheid. “Daardoor missen organisaties kansen.”

Paralax biedt, naast advies en opleiding, meerdere specifieke planningsproducten. Op de eerste plaats is er een oplossing voor strategische personeelsplanning, waarmee over een langere periode kan worden bekeken welke kwalificaties in de organisatie aanwezig zijn versus welke nodig zijn. Daarnaast is er software beschikbaar voor de operationele planning: het concreet inzetten van mensen en middelen voor de komende planperiode. Voor de onderwijsmarkt beschikt Paralax over een roosteroplossing die rekening houdt met de specifieke eisen die dit segment stelt.

Participerend Plannen

Momenteel is er veel belangstelling voor het betrekken van medewerkers bij het tot stand laten komen van de planning. Paralax heeft hiervoor de suite Participerend Plannen ontwikkeld. Via een webinterface geven de medewerkers hun voorkeuren op, maar ook zaken als ruilen of het aanvragen van een vrije dag kunnen op deze manier eenvoudig worden gerealiseerd. Onderzoek heeft aangetoond dat dit zogenaamde zelfroosteren een positieve impact heeft op de medewerkertevredenheid en daarmee op ziekteverzuim en verloop, twee grote kostenposten voor veel organisaties. Daarnaast levert het ook een tijdbesparing op voor de planner. “Een win-winsituatie dus voor werknemer én werkgever”, aldus Buikema.

Kenmerkend voor de software van Paralax is dat deze breed ingezet kan worden. “Onze planningssoftware is geschikt voor ieder bedrijf dat met mensen werkt.” Het standaardproduct wordt klantspecifiek ingericht op basis van best practices en branche-templates, waardoor weinig tot geen maatwerk nodig is. “Maatwerk is voor klanten vaak een touw om de nek. Onze software past zich aan de wensen en processen van onze klant aan. Daarbij staan wij de klant terzijde met onze kennis en dertig jaar ervaring.”

De afgelopen vier jaar heeft Paralax zijn klantenbestand en omzet weten te verdubbelen. Sinds enige jaren is het bedrijf ook buiten Nederland actief. In Scandinavië, Frankrijk, Duitsland en België wordt de software van Paralax reeds met succes ingezet. “Voor onze Nederlandse klanten die internationaal opereren betekent dit dat ons pakket in verschillende talen verkrijgbaar is en wordt ingericht met de lokaal geldende wet- en regelgeving.”