IT-werk dat er echt toe doet

Niet veel mensen weten dat de Nederlandse Rechtspraak zijn eigen IT-bedrijf heeft. Die is helemaal afgestemd op de juridische wereld, maar vooral ook heel erg vooruitstrevend, gefundeerd in het nieuwe werken en met de modernste technologie. “Werken bij spir-it is sexyer dan bij het bedrijfsleven.”

Spir-it is het IT-bedrijf van de Rechtspraak: het is nauw verweven met alle facetten van de Rechtspraak, waar steeds meer IT bij komt kijken. “Ook in de juridische wereld draait het erom de werkzaamheden te stroomlijnen, een hogere efficiencygraad te bereiken en de transparantie richting de maatschappij te verhogen”, vertelt waarnemend algemeen directeur Irene Tiepel. “Spir-it vormt binnen de Rechtspraak een eigen eenheid maar geen eiland: we werken nauw samen met alle medewerkers binnen de rechtspraak en met alle partners in de justitiële keten, zoals het Openbaar Ministerie, de advocatuur en rechtsbijstandsverzekeringen.”

Daarmee vervult spir-it een belangrijke rol, zegt unit manager Natasja Wientjes. “Maar de meeste mensen weten niet eens dat spir-it bestaat. Daarom is het lastig om goede mensen te vinden. En we hebben echt extra krachten nodig om onze ambities waar te maken. Dus vinden we het tijd om ook maar eens bekend te maken wie we zijn en wat we werknemers kunnen bieden.”

Spir-it bestaat sinds 2011. Tiepel: “Voorheen waren rechtspraak en IT niet goed op elkaar afgestemd, maar in 2011 hebben we een reorganisatie afgerond waarbij we de full service IT-provider voor de Rechtspraak zijn geworden. Onze opdracht is het om ervoor te zorgen dat de rechtspraak in 2016 echt klaar is voor digitale toegankelijkheid van burgers. Dan moeten we een volledig digitale omgeving klaar hebben, met middelen die ook in de rechtspraak zelf benut kunnen worden. En dan bedoel ik niet alleen tablets voor notities, agenda’s en documenten, maar ook software om bijvoorbeeld in de rechtszaal digitale bewijslast te kunnen tonen. We ontwikkelen diverse apps waarmee medewerkers hun werk efficiënter kunnen uitvoeren. Zo is er een app voor bodes, die daarmee zalen en capaciteit optimaal kunnen inplannen. Daarnaast moeten burgers in staat zijn om digitaal informatie aan te leveren of contact te zoeken, en moeten wij zorgen voor een optimale transparantie van het hele werkproces. En dat doen we actief en flexibel, met de nieuwste technologieën. Eigenlijk moeten we ervoor zorgen dat er geen papier meer nodig is, dat alles digitaal kan.”

‘We zijn sexyer dan het bedrijfsleven, want iedereen heeft dagelijks te maken met de rechtspraak’

Nieuwe mentaliteit

Die transitie had flink wat voeten in de aarde, vertelt Wientjes. “Op technisch gebied hebben we het aantal applicaties teruggebracht van ruim 400 naar 150. Een standaardisatie in IT die zowel rust opleverde als een verlaging van de werklast. Daarnaast hebben we de organisatiestructuur afgestemd op de sectoren zoals de rechtspraak die kent: onze klantunits zijn perfecte gesprekspartners voor partijen in de Rechtspraak. Verder hebben we gekeken of onze personeelsfuncties gekoppeld waren aan de juiste activiteiten. Want als iedereen blijft doen wat hij deed, dan krijg je wat je altijd kreeg. Dat heeft geleid tot een herdefinitie van een aantal functies.”

“Tot slot hebben we actief gewerkt aan een nieuwe mentaliteit”, zegt Tiepel: “We hebben enorm veel tijd gestoken in communicatie, we hebben trainingen gedaan en sessies op de zeepkist opdat iedereen het gedachtegoed van spir-it zou omarmen. We organiseren van alles: werksessies en -lunches, lezingen van goeroes en buitenlandse experts. Die mentaliteitsverandering is een succes: onze mensen werken niet voor spir-it, ze zíjn spir-it!”

Sexyer

Ook de werkomgeving is state of the art, zegt Wientjes: “Spir-it is volledig ingericht op het nieuwe werken. We kwamen allemaal uit hokjes waarvan de deuren dichtgingen. Nu is er een open werkomgeving waar je elke dag weer een plekje zoekt in een kleurrijke en gelijkwaardige omgeving: iedereen werkt naast elkaar en met elkaar, er is geen verschil. Al is er nog steeds plek om je met iemand af te zonderen als dat nodig is. Ook hebben we een heel platte organisatie gecreëerd. Dankzij die korte lijnen is het contact persoonlijker, we weten direct wat er speelt en je kunt sneller op ontwikkelingen inspelen. Een concreet voorbeeld voor de korte lijnen is het werken in zogeheten agile/scrum-teams. Dan zit je als ontwikkelaar naast een rechter, zodat hij mee kan kijken met de opgeleverde services. Daarmee is het contact nu niet hiërarchisch bepaald, maar persoonlijk en open. Je voelt dat je het met zijn allen doet.”

“Dat wij vooroplopen, willen we nu ook meer bekendmaken. We krijgen regelmatig mensen van buiten de Rechtspraak over de vloer die willen weten hoe we de zaken hebben aangepakt of die onze vernieuwing willen zien”, vertelt Tiepel. “Als overheidsorganisatie kunnen we niet opboksen tegen de marktwerking van het bedrijfsleven, maar we bieden andere uitdagingen en aantrekkelijke werkomstandigheden. Mensen zien de rechtspraak vaak als iets bureaucratisch wat zich bijna buiten de maatschappij afspeelt. Maar het staat juist midden in de maatschappij, en daarom lever je daar echt een bijdrage aan. We zijn sexyer dan het bedrijfsleven, want iedereen heeft dagelijks te maken met de rechtspraak. Daarom is dit IT-werk dat er echt toe doet!”