Het Omgevingsloket en cultuurverandering gaan hand in hand

De omgevingsvergunning vervangt binnenkort 25 vergunnings-, ontheffings- en andere toestemmingsstelsels. De omgevingsvergunning kan op efficiënte wijze worden aangevraagd via Omgevingsloket online. De mate waarin gemeenten gebruik zullen maken van de behandelmodule in het Omgevingsloket wordt bepaald door hun eigen werkprocessen en ambitie.

Volgens programmadirecteur Omgevingsvergunning Joke de Vroom zijn er nu ongeveer zestienhonderd formulieren gemoeid met aanvragen voor vergunningen en ontheffingen op het gebied van bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. “We hebben ze geteld. Zestienhonderd! Als straks de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) van kracht is, heb je nog maar één formulier over. De aanvrager vult eerst een vergunningchecker in en als er een vergunningaanvraag nodig is, selecteert het formulier de relevante invoervelden. Precies wat we met de eoverheid willen: gemakkelijk, snel, met weinig administratieve lasten voor burgers en bedrijven. Op welke manier een gemeente die aanvraag vervolgens oppakt, heeft alles met haar (digitale) werkproces en ambitie te maken. Gemeenten kunnen ermee beginnen om het Omgevingsloket op eenvoudige wijze in gebruik te nemen; ze zijn niet verplicht om aanvragen ook digitaal te behandelen.

Wij merken wel dat veel gemeenten heel enthousiast zijn omdat ze inzien dat het Omgevingsloket en de omgevingsvergunning hen ondersteunt op weg naar klantvriendelijker werken. Sommige gemeenten kiezen bijvoorbeeld voor één afdeling Vergunningverlening, andere kiezen er vooralsnog voor om te werken met een coördinator – het is puur afhankelijk van wat bij hun eigen organisatie en organisatieontwikkeling past.” “Het werkproces van een gemeente moet leidend zijn”, beaamt beleidsadviseur Inge Kure. “De ICT heeft hierbij puur een ondersteunende rol. Bij verschillende gemeenten is het werkproces allang Waboproof ingericht, maar of je nu een early adopter bent of nog aarzelt: iedereen kan met het Omgevingsloket werken. Gemeenten hebben afgelopen maanden alle voorbereidingen kunnen treffen. Vele staan te trappelen om van start te gaan.”

Digitale kijkdoos?

“Omgevingsloket online bevat een behandelmodule”, legt De Vroom uit. “Dankzij de behandelmodule kun je als gemeente slim met verschillende partijen samenwerken. De module bevat de aanvraag inclusief de bouwtekening en kan fungeren als een sharepoint: het biedt voordelen bij het delen van gegevens met partijen die de gemeente een advies moeten geven om de vergunningaanvraag te kunnen beoordelen. Nu hebben gemeenten een dossier in de backoffice, en het is lang niet zo gemakkelijk om de verschillende adviseurs daar toegang toe te geven. Ik zie die module als een kijkdoos. Het enige wat je ervoor nodig hebt, is een internetverbinding. De BV Nederland is nog niet compleet aan elkaar gekoppeld, maar iedereen kan emailen en iedereen kan op een link klikken. Ook bevat de module een viewer om bouwtekeningen in te zien. Gemeenten kunnen naar behoefte gebruikmaken van de mogelijkheden die de module biedt. Met een eenvoudige aanvraag voor een dakkapel verandert er in principe niets aan de werkwijze van een gemeente. Gemeenten die nog niet aan digitale verwerking toe zijn, kunnen een aanvraag op papier behandelen. Digitale verwerking is mogelijk door gebruik te maken van notificaties via email. Een gemeente die al verder is op ICTgebied maakt gebruik van automatische uitwisseling van data tussen haar backoffice en het Omgevingsloket via XMLberichten.” Early adopters kunnen gebruikmaken van webservice. Zo is er voor iedereen een werkwijze, afhankelijk van ieders digitale ambitie en mogelijkheden.”

Cultuurverandering

Kure: “De hamvraag is: hoe willen mensen werken? Bij de gemeente Groningen is het werkproces ontwikkeld op basis van de wensen van de medewerkers en de ICT. De ondersteuning van hun werkwijze wordt hierop ingericht. De gemeente Oss heeft haar medewerkers de keuze geboden tussen digitaal of op papier vergunningen behandelen. Binnen een jaar werkte iedereen nog alleen vanaf het beeldscherm.”

De Vroom: “In feite is cultuurverandering het belangrijkst. We organiseren inloopspreekuren bij de provincies. Je hoort concrete vraagstukken: met welke beeldschermen kun je werken? Hebben we een ‘smart table’ nodig? Op die gebieden kunnen gemeenten veel van elkaar leren. Je ziet dat medewerkers van verschillende gemeenten elkaar corrigeren, maar ook helpen door eigen oplossingen uit te wisselen. Het oude hulliezulliedenken is goeddeels verdwenen.”

Omgevingsloket online is bepaald niet het enige project waarmee gemeenten te maken krijgen. Het is een van de zes voorbeeldprojecten binnen het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en eoverheid (NUP). De samenwerking tussen die projecten is goed, aldus De Vroom. “Je weet wat de anderen aan het doen zijn. Het programma komt pas tot volle wasdom als alle zes de projecten af zijn.” Kure: “De projecten grijpen in elkaar. Zo geeft het Omgevingsloket duidelijk het voordeel aan van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. Op een gegeven moment komt alles samen en zie je de voordelen.”

Online wennen

Op de website Kennisplein Omgevingsvergunning is veel concrete informatie over de Wabo en het Omgevingsloket te vinden. De Vroom: “Bovendien kunnen gemeenten sinds eind 2009 werken met een oefenomgeving: ze kunnen het Omgevingsloket zien, eraan wennen en ermee spelen. Ook kunnen gemeenten in deze oefenomgeving het hele aanvraagformulier inzien. Daarnaast kan een ketensimulatie worden uitgevoerd: gemeenten kunnen hiermee samen met provincies, waterschappen en andere adviesorganisaties stap voor stap zien hoe de behandelmodule werkt. Dat hebben we afgelopen voorjaar actief gepromoot. Iedereen die de ketensimulatie doet, is goed voorbereid op de nieuwe werkwijze.”

Ministerie van VROM

Rijnstraat 8, 2515 XP Den Haag

Telefoon: (070) 339 39 39

http://omgevingsvergunning.vrom.nl/