De tijd van technologische vergezichten heeft Exact achter zich gelaten. De softwareleverancier past machine learning al toe in verschillende oplossingen. Zo is er een algoritme ingebouwd in de boekhoudsoftware Exact Online, dat automatisch suggesties doet voor grootboekrekeningen bij bankafschriften. “Uit analyses blijkt dat gebruikers van de software gemiddeld 54% minder tijd kwijt zijn met het inboekproces dankzij deze toepassing”, vertelt Johannes Brouwer, Product Development Director bij Exact. “Sinds de introductie van deze toepassing zijn er al zes miljoen suggesties gedaan door de software.”
Op basis van administratieve data leert de software en geeft deze straks suggesties op basis van boekingen van soortgelijke bedrijven, als hiervoor toestemming is gegeven door die bedrijven.
No Hands Accounting
Uit internationaal onderzoek van Exact in 2016 blijkt dat 28% van de 3500 respondenten inzet op vermindering van de druk op de financiële administratie. Tegelijkertijd willen respondenten meer inzicht in hun kasstroom en sneller betaald krijgen. Om hier vorm aan te geven heeft Exact het concept No Hands Accounting opgezet. Dit bespaart tijd, verhoogt de efficiency en vermindert foutkansen. Om dit doel mogelijk te maken werkt Exact aan functionaliteit die ervoor zorgt dat de gebruiker zonder extra moeite zijn data als facturen en banktransacties in de software krijgt. Brouwer: “Die continue stroom aan transacties wordt op de achtergrond verwerkt omdat de toewijzing aan openstaande posten en grootboekrekening automatisch plaatsvindt. Dat gaat nu op basis van de historie van gebruikers en straks ook aan de hand van kenmerken van soortgelijke organisaties.” Op dit moment wordt ruim 80% van de facturen nog handmatig ingevoerd. Ook laten veel ondernemers facturen een tijd liggen. 34% van de ondernemers verwerkt een factuur pas 8-30 dagen na ontvangst. Om de drempel voor het snel verwerken van facturen te verlagen, sluit Exact onder andere aan op PEPPOL, het Europese standaardplatform voor elektronisch factureren. Daardoor is realtime factuuruitwisseling mogelijk tussen systemen van alle aangesloten leveranciers.
Exact is hard op weg om accounting en de impact op het bedrijfsleven voorgoed te veranderen
Datawetenschapper
Voor het oplossen van technische uitdagingen rondom het intelligent maken van de software heeft Exact datawetenschapper Judith Redi aangetrokken. Zij gaat het nieuw opgerichte data science team leiden, na de afgelopen 7 jaar werkzaam te zijn geweest op de TU Delft. “Exact is hard op weg om accounting – en de impact daarvan op het bedrijfsleven – voorgoed te veranderen”, aldus Redi. “Exact verwerkt ruim 300.000 bedrijfsadministraties in Nederland. Door de, door gebruikers vooraf goedgekeurde, toepassing van geanonimiseerde big data en machine learning is het straks mogelijk om op elk gewenst moment een realistisch beeld te schetsen van de macro-economie. Dat helpt een ondernemer bijvoorbeeld bij het bepalen van risico’s bij het doen van investeringen.”
Exact begint met de boekhoudsoftware, maar ook de branche-oplossingen worden voorzien van kunstmatige intelligentie en machine learning. “In de productiesoftware is het meer en meer gangbaar dat de gebruiker bij het invoeren van een werkorder al weet wanneer het product gereed is”, aldus Redi. “Daardoor heeft een bedrijf minder voorraad nodig omdat bekend is wanneer welke onderdelen nodig zijn in het proces. Dit is gebaseerd op historische gegevens uit het systeem.”
Adviesrol
Datagestuurde adviezen helpen een accountant of financieel manager bij het aannemen van een adviserende rol, stellen Brouwer en Redi. Een accountant kan ze vertalen naar praktisch advies richting de cliënt. Kunstmatige intelligentie zal beiden assisteren. “De angst dat automatisering de accountant of boekhouder overbodig maakt, is ongegrond.”
