Grip op fiscaliteit met goede ontsluiting ERP-systemen

Marcel van den Brink, Loek Helderman
Meijburg & Co

Multinationals kunnen veel bedrijfsgegevens in de praktijk onvoldoende benutten. Een hulpmiddel om data uit ERP-systemen beter te ontsluiten levert jaarlijks een potentiële besparing op van tientallen miljoenen euro’s, vertellen Loek Helderman en Marcel van den Brink van KPMG Meijburg & Co.

In de afgelopen vijftien jaar heeft zich een grote ontwikkeling in de wereldhandel voorgedaan, vertelt Loek Helderman, partner bij KPMG Meijburg & Co. “De meeste transacties vinden nu plaats binnen multinationale ondernemingen. Wereldwijd gaat dat om meer dan 60% van het totaal.”

Handel tussen onderdelen van een internationaal opererende onderneming kan allerlei vormen aannemen. Welke vorm het ook is, voor alle transacties geldt als regel dat de prijzen die vestigingen in verschillende landen aan elkaar rekenen ‘at arm’s length’ moeten zijn. Dit wil zeggen dat vestigingen elkaar een marktconforme prijs moeten rekenen. De vestiging in land A die grondstoffen levert aan de productiefaciliteit in land B moet hiervoor een zakelijke prijs rekenen die zij ook aan een externe afnemer zou vragen.

Het is belangrijk dat ondernemingen hun interne verrekenprijzen zorgvuldig monitoren, aldus senior tax manager Marcel van den Brink. “Anders bestaat het risico dat ondernemingen dubbele belasting betalen of te maken krijgen met claims van lokale belastingautoriteiten.” De praktijk geeft hem gelijk. “Geschillen met belastingautoriteiten gaan heel vaak over verrekenprijzen.”

‘Met realtime inzicht in ERP-data besparen multinationals jaarlijks tientallen miljoenen’

Optimaal businessmodel

Bij het vaststellen van interne verrekenprijzen is het essentieel om overzicht te hebben over de transacties die binnen een onderneming plaatsvinden. Dat is een eerste voorwaarde om de stroom van transacties goed te structureren tussen de vestigingen in de verschillende landen, weet Helderman. “Dat is niet alleen om als onderneming uiteindelijk de juiste hoeveelheid belasting te betalen, maar ook om risico’s te beheersen. ‘Fair share’ is het kernwoord: ondernemingen dragen hun deel bij aan de belastingopbrengst, maar willen, zeer terecht, voorkomen dat ze te veel of zelfs dubbel betalen.” In de praktijk is dat geen sinecure. Multinationals hebben al snel vestigingen in meer dan honderd landen. Grote producenten van bijvoorbeeld levensmiddelen leveren bovendien honderden tot enkele duizenden producten internationaal. Als Global Head of Tax Efficient Supply Chain Management adviseert Helderman multinationals hoe ze hun toeleveringsketen optimaal kunnen inrichten. Maar, vervolgt hij, fiscaliteit is slechts één onderdeel dat ondernemingen moeten meewegen. “Bedrijfsactiviteiten moeten leidend zijn bij het opzetten van de toeleveringsketen. Een optimale structuur, operationeel én fiscaal, is alleen mogelijk als fiscale experts vanaf het begin meedenken over de opzet.”

Kostbare correcties

Het opzetten van een goede supply chain is allesbehalve het eindstation. Zo worstelen veel ondernemingen met het beheersen van verrekenprijzen gedurende het boekjaar, zegt Van den Brink. “Onvoldoende inzicht in winstmarges op transacties binnen de groep leidt tot grote correcties aan het eind van het jaar. Het lukt lang niet altijd om die wijzigingen te laten doorwerken in de belastingverplichtingen, met mogelijk dubbele belastingheffing tot gevolg. Bij grote multinationals kan het gaan om forse bedragen van tientallen miljoenen euro’s en zelfs meer. Dat zijn onaangename verrassingen.”

Helderman licht toe wat in de praktijk kan gebeuren. “Stel dat een onderneming een dochter in China of India een prijs berekent die achteraf te laag blijkt te zijn. In plaats van 100 had het 110 moeten zijn. De vestigingen in China en India rapporteren dan te veel winst en een andere te weinig. Het is dan maar de vraag of je dit nog kunt rechtzetten.”

Continuous monitoring

Het actief beheersen van de verrekenprijzen gedurende het jaar is beter dan schadeherstel aan het eind van het jaar of zelfs pas in het daaropvolgende jaar, gaat Van den Brink verder. Het probleem is alleen dat ondernemingen niet de juiste informatie tot hun beschikking hebben om verrekenprijzen proactief te kunnen beheersen. “De data zijn meestal wel beschikbaar in de ERP-systemen, maar worden niet goed ontsloten. Ondernemingen hebben daarom geen realtime inzicht.”

Continuous monitoring is derhalve gewenst. Onder meer omdat winstmarges zo beter binnen de afgesproken bandbreedte blijven. Maar ook omdat prijsaanpassingen doorwerken in bijvoorbeeld de douanewaarde van producten en impact hebben op de btw. “Om managementinformatie voor verrekenprijzen te ontsluiten is een schil op het ERP-systeem nodig”, aldus Van den Brink. “Deze businessintelligence-schil maakt continuous monitoring mogelijk en stelt ondernemingen in staat om de verrekenprijzen proactief te beheersen en onaangename verrassingen aan het eind van het jaar te voorkomen. En niet alleen voor verrekenprijzen. Ook voor douane en btw is continuous monitoring nodig.”

Helderman en Van den Brink merken in de praktijk dan ook dat er grote behoefte bestaat om data voor deze doeleinden goed te ontsluiten. Samen met KPMG in de Verenigde Staten en IT-consultingorganisatie Tata Consultancy Services ontwikkelde KPMG Meijburg & Co een hulpmiddel dat tegemoet komt aan deze behoefte: Intercompany Pricing Solution (IPS), dat geschikt is voor onder meer ERP-systemen van SAP en Oracle. Van den Brink: “IPS trekt informatie uit ERP-systemen die nu veelal verborgen blijft. Dankzij overzichtelijke rapportages kunnen ondernemingen elk moment zien hoe het staat met de verrekenprijzen.”

Multinationals kunnen daardoor voortdurend de vinger aan de pols houden en direct aanpassingen doorvoeren, vervolgt Helderman. “Continuous monitoring van de juiste data leidt tot realtime inzicht en kan ondernemingen jaarlijks tientallen miljoenen euro’s aan besparingen opleveren.”