De wereld van het ontmoeten

E-mail en internet maken het steeds minder noodzakelijk dat mensen elkaar fysiek ontmoeten. Toch ontmoeten wij elkaar. Daarmee willen wij iets bereiken, en het is belangrijk dat onze opzet slaagt. Hoe maak ik mijn ontmoeting tot een succes? Jaarbeurs Utrecht wijst ons de weg.

“Wij faciliteren ontmoetingen, vanuit de gedachte die erachter zit.” Aan het woord is George Zapantoulis, directeur. “Natuurlijk hebben wij de bekende jaarlijkse beurzen. En binnenkort verwachten wij bij Trance Energy 35.000 mensen tegelijk. Maar ook voor kleinschalige ontmoetingen weet men ons te vinden. Een vergadering, een intieme bijeenkomst of een bedrijfsevent. Wij vragen altijd eerst naar het doel van de bijeenkomst. En van daaruit gaan wij nadenken over de beste manier om juist deze ontmoeting een succes te laten zijn.”

Meetingmoods

“Dat betekent dus ook en allereerst”, gaat Zapantoulis verder, “dat de sfeer van de ontmoeting klopt. Voor congressen en vergaderingen zijn wij met elkaar tot zes meetingmoods gekomen; zes verschillende redenen waarom mensen bij elkaar komen. Als u daar overigens een zevende aan toe wilt voegen, bent u van harte welkom. Elke meetingmood heeft een kleur en beleving die tot in de kleinste details op maat wordt doorgevoerd. Kleuren hebben immers een effect op mensen. Foodservices zijn essentieel. Wie energieke deelnemers wil, kan het best een lichte maaltijd serveren. Temperatuur kan een rol spelen, een ronde tafel kan helpen bij een moeilijk gesprek, statafels zijn juist geschikt voor interactie. En verder moeten alle praktische zaken niet alleen perfect, maar ook in overeenstemming zijn met het doel van de dag.” Waar haalt de Jaarbeurs deze inzichten vandaan? “Anderhalf jaar geleden hebben wij onze negentig jaar ervaring gebundeld en vertaald in een visie op de toekomst. Het voltallige personeel heeft aan die ontwikkeling bijgedragen, zodat aan alle aspecten is gedacht. En wij hebben onszelf de vraag gesteld hoe de ontmoetingsplaats van de toekomst eruit moet zien. Vervolgens hebben wij die ontmoetingsplaats gerealiseerd, zonder ook maar één concessie te doen. En die investering betaalt zich ruimschoots terug; de bezetting van bijvoorbeeld ons congres- en vergadercentrum steeg van 30 naar 55%.”

Gratis draadloos internet

Hoe ziet die ontmoetingsplaats er in concreto uit? “Een randvoorwaarde vonden wij gratis draadloos internet. Dus dat is er nu. Zonder wachtwoord toegankelijk voor iedereen. Wij willen immers dat mensen zich bij ons op hun gemak voelen. Dan moeten de mensen kunnen mailen of inloggen op de server van hun bedrijf. En verder zijn alle standaardzaken gewoon écht goed geregeld. Opdrachtgevers moeten bij ons zorgeloos hun doel kunnen bereiken. De stoelen zijn acht centimeter breder dan standaard, zodat iedereen gemakkelijk zit – dat hebben we uitgebreid onderzocht. Op het gebied van architectuur en design hebben we kosten noch moeite gespaard. Temperatuur en ventilatie zijn naar wens in te stellen. Daarnaast is het licht van hoge kwaliteit, evenals natuurlijk de technische installaties. Wij hebben eigen technici in dienst. De koffiepunten zijn voorzien van de beste koffiemachines. Qua food is bij ons werkelijk van alles te beleven. Cateraars als Arjan van Dijk en Taat & de Regt zijn onze zusterbedrijven. Speciale wensen kunnen met de chefkok worden besproken. Vergeet ook ons eigen Divinatio niet, dat vorig jaar de tweede plaats behaalde in de Gouden Pollepelrubriek van het Algemeen Dagblad. Ons gebouw is overigens een van de veiligste in Nederland; op dat vlak hebben we zelfs een award gewonnen. In allerlei literatuur worden wij geciteerd als voorbeeld van hoe je een ontmoeting gunstig kunt beïnvloeden.”

Vergeet Zapantoulis de superieure bereikbaarheid niet? “Bereikbaarheid vinden wij een randvoorwaarde. Al onze accommodaties zijn ook toegankelijk voor mindervaliden. Als ontmoetingsplaats moet je bereikbaar zijn. Wij zijn het dorpsplein van Nederland; de plek waar iedereen elkaar ontmoet. In 2015 willen wij ‘the place to be’ van Nederland zijn. Wij willen sexy en aantrekkelijk blijven. Zonder duur te zijn. Dat is niet nodig. Wij zijn kritisch op onszelf, we zijn een strakke organisatie die efficiënt gebruikmaakt van IT-mogelijkheden. Een van onze partners is bijvoorbeeld Media Plaza, een stichting die bedrijven helpt met vernieuwing. Media Plaza organiseert bijvoorbeeld seminars om de (on)mogelijkheden van ICT te laten zien. Die kruisbestuiving laat zich voelen.”

The place to be

Gevraagd naar een voorbeeld, steekt Zapantoulis meteen van wal: “Wij zijn de eerste met een online digitaal handboek voor onze beursexposanten. Niet iedere exposant heeft immers evenveel ervaring. Ook beursbezoekers hebben een doel. Daar kunnen exposanten succesvol op inhaken met behulp van ons belevingsconcept Jaarbeurs Insperience. Het mooiste is overigens als de aanwezigheid op de beurs ook iets gaat betekenen voor het bedrijf zelf.”

Hoe de Jaarbeurs dit alles waarmaakt? “Gewoon. Alert blijven. En we houden diverse klanttevredenheidsonderzoeken. 70% van onze klanten is vaste klant. Wij focussen op klanten, op onszelf en op trends in de maatschappij. Het is heerlijk om de dingen echt goed te kunnen regelen. Als opdrachtgevers bij het weggaan al roepen dat ze binnenkort bellen voor de volgende keer. Daar doen mijn mensen het voor.” En wat maakt het vak voor Zapantoulis speciaal? “Wij kennen geen routine. Elke dag belééf je iets, en elke dag is anders. De meeste mensen hebben niet meer dan één belevingswereld. Maar bij de Jaarbeurs zien wij talloze werelden tegelijk.”