Alle bedrijfsprocessen naar uniform informatielandschap

Marktomstandigheden veranderen en ook woningcorporaties moeten meebewegen en hun ICT-landschap aanpassen. Om dit te realiseren heeft Ymere alle bedrijfsprocessen volledig nieuw ingericht en vertaald naar een uniforme, procesgeoriënteerde informatiehuishouding. System integrator Ctac tekende voor de implementatie in een geïntegreerde en flexibele SAP-ERP-omgeving.

Ymere heeft zeven vestigingen en een woningbezit van ruim 85.000 verhuurbare eenheden in de metropool Amsterdam en omliggende plaatsen en is daarmee de grootste woningcorporatie in Nederland, vertelt Arjan van Dijk, Manager Informatisering van Ymere. “Tot een aantal jaren geleden werd de woningcorporatiemarkt gedomineerd door een aantal traditionele pakketleveranciers. Deze sloten onvoldoende aan op onze businessstrategie. De noodzaak daartoe werd nog eens versterkt door een fusie in 2008, waarbij het niet mogelijk bleek om twee platforms – van toch dezelfde leverancier – te integreren. Bovendien waren de bestaande pakketten onvoldoende schaalbaar en te veel spreadsheetgeoriënteerd. Onhoudbaar voor ons, omdat het woningbezit van Ymere door de fusie inmiddels was gegroeid naar 78.000 wooneenheden.”

Eenduidige processen

“We zijn toen gestart met een selectietraject naar een nieuw ERP-systeem dat een servicegeoriënteerde architectuur (SOA) ondersteunt”, aldus Van Dijk. “Met als duidelijke missie dat alles enkelvoudig, uniform en eenduidig moet worden opgeslagen, zodat we procesmatiger kunnen werken, sneller inzage hebben in KPI’s en daarop kunnen acteren, en over resultaten kunnen rapporteren. Als eerste zijn we daarom begonnen met het uniformeren van onze bedrijfsprocessen en het eenduidig definiëren van de objectgegevens, die voor iedereen gelden. Uitgangspunt daarbij was een best-of-breedoplossing binnen de SOA-architectuur. Uiteindelijk kwam SAP uit het selectietraject als het ERP-pakket dat we wilden gaan inrichten, inclusief SAP NetWeaver om onze SOA te realiseren. We zijn op zoek gegaan naar een goede system integrator die de SAP-software kon leveren en het gewenste proceslandschap kon implementeren. Onze keuze viel op Ctac. Na het integraal ontwerp kon Ctac zijn SAP-blauwdruk opstellen, die na goedkeuring van de stuurgroep en het bestuur van Ymere in de eerste helft van 2010 gerealiseerd werd.” Grote verdienste van de huidige opzet van het informatiesysteem is volgens Van Dijk dat het hele woningbezit van Ymere nu is opgeschoond en daardoor de perfecte basis vormt van het nieuwe systeem. “Een belangrijke verbetering is ook dat we nu op de eerste werkdag van de maand de vestigingsdirecteuren kunnen rapporteren over de afgelopen maand. Voorheen duurde dat meerdere weken, met erg veel handwerk. Met de nieuwe inrichting binnen SAP hebben we veel meer scherpte, wendbaarheid en transparantie in de Ymere-organisatie gebracht. Dit helpt ons om klantgerichter en innovatiever te zijn in veranderende marktomstandigheden.”

Bundeling

“In de ambities van Ymere past ook een ambitieuze en flexibele SAP-partner”, haakt Ctac-directeur Henny Hilgerdenaar in. “Ctac draait als powerhouse al sinds 1992 mee in de SAP-wereld. Ctac is een bundeling van expertise, kennis en ervaring op het gebied van markten, processen en technologie. We bieden klanten ondersteuning bij ERP-implementaties en SOA-trajecten, maar onder andere ook op het gebied van technisch en functioneel beheer, hosting en opleidingen.” Ctac richt zich daarbij op strategische marktsegmenten. Behalve op woningcorporaties en real estate onder andere ook op retail en logistieke dienstverleners en specifiek op mkb-automatisering, aldus Hilgerdenaar. “Wij kennen de problematiek waar bedrijven in die sectoren mee worstelen en weten op welke manier ze hun bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren. SAP is daar een belangrijke tool bij, maar het gaat erom dat de klant uiteindelijk zijn eigen businessvalue kan creëren en vergroten.” Hij voegt daaraan toe: “We merken steeds meer dat bedrijven voor Ctac kiezen omdat we enerzijds groot en breed genoeg zijn om klanten als onestopshop te bedienen, maar anderzijds niet kolossaal en log zijn. We denken met onze klanten mee en kunnen flexibel meebewegen om klantspecifieke oplossingen te creëren. Ofwel ‘big enough to cure, small enough to care’, zoals een klant het ooit treffend formuleerde.”

Best of brand

Intern wordt het SAP-project aangeduid als ‘Honderd Procent van Ymere’, vertelt Van Dijk. “Afgekort als HPY en meestal uitgesproken als happy. Na het uniformeren van onze bedrijfsprocessen en bedrijfsobjecten hebben we onze informatiestrategie vertaald van Ymerespecifiek naar woningcorporatiegeneriek. Dat hebben wij als bijdrage geïnitieerd en vertaald voor de Corporatie Referentie Architectuur (CORA), waarin de bedrijfsprocessen en informatiedomeinen binnen een woningcorporatie op een geüniformeerde manier en in hoofdlijnen zijn beschreven.” CORA is aangeboden aan de overkoepelende brancheorganisatie Aedes, en op dit moment wordt het door steeds meer woningcorporaties bestudeerd, vertelt de Ymere-manager. “Het ‘SAPmomentum’ van Ymere heeft echt een ommekeer in de Nederlandse woningcorporatiewereld teweeggebracht. Samen met Ctac staan we nu voor de uitdaging om andere – ook kleine – corporaties te laten profiteren van dit uniforme proceslandschap.” Ymere is gestandaardiseerd op één pakket en één architectuur, aldus Van Dijk. “We hebben destijds gekozen voor ‘best of breed’, maar hoe langer je ermee bezig bent, des te meer ga je richting ‘best of brand’ denken. We begonnen met een monolithisch systeem, kregen toen een heel pluriform netwerk met verschillende pakketten en hebben nu alles zodanig modulair gemaakt dat het integreerbaar en compatibel is geworden. Maar wellicht is het nog beter om meer naar SAP over te zetten. Ik zie die verschuiving wel plaatsvinden in de komende jaren.”