Gewapend tegen fraude met een integere organisatie

Er is amper een organisatie ongevoelig voor fraude van binnenuit of van buiten. Denk alleen al aan onderwerpen als administratieve fraude, cybercrime, corruptie of steekpenningen. Alle kleine en grote fraudes kosten het Nederlandse bedrijfsleven en de overheid jaarlijks ongeveer 2,8 miljard euro.

“Fraude met valse facturen waarbij het vaak om grote bedragen gaat, komt veelvuldig voor”, vertelt Projectleider Forensische Dienstverlening Marcel Westerhoud. “Toch kent iedere organisatie procedures waardoor alleen de rechtmatige facturen betaald mogen worden. Ergens in dat proces heeft iemand gedacht ‘deze regel pas ik niet toe’. Dat kan zijn vanwege drukte, reorganisatie, frustratie of slecht ingewerkt zijn; er is altijd een zwakke schakel van iemand die niet de regels volgt.” Bij Hoffmann constateren ze regelmatig dat regels het management een schijnzekerheid bieden dat alles goed geregeld is en dat organisaties te weinig investeren in preventie van fraude. Operationeel

Directeur Jos Meekel: “De meest voorkomende denkfout is dat vertrouwen gelijk staat aan de afwezigheid van controle. Vertrouwen bestaat echter bij de gratie van controle en iedereen heeft recht op controle. Als je in een systeem met elkaar samenwerkt dan zorgt controle ervoor dat je kunt verbeteren, dat je scherp bent op aandachtspunten.” Fraude kan bij organisaties op zeer uiteenlopende manieren plaatsvinden. Wie z’n bedrijf of instelling hiertegen wil wapenen, moet daarom de aandacht naar veel onderwerpen laten uitgaan. De checklist op de site van Hoffmann geeft een goede indicatie. Meekel: “Preventie van fraude is echt een continu proces en integriteit is geen project met een begin en een einde. Deze elementen moet je continu laten terugkomen in overleg, in communicatie, in procedures en controle op naleving ervan, in beloning op naleving ervan en sancties bij afwijking ervan.”

Ontwikkelingen

In de bijna vijftig jaar ervaring met rechercheonderzoek en het geven van preventieadviezen in en voor het bedrijfsleven en de publieke sector is Hoffmann uitgegroeid tot een toonaangevend recherchebureau binnen WestEuropa. Met 85 medewerkers zit de organisatie aan de bovenkant van de branche. De organisatie is sterk in bedrijfsrecherche, strategisch riskmanagement en forensische dienstverlening. Binnen deze gebieden biedt het bedrijf diverse gespecialiseerde diensten aan waarvoor de organisatie alle deskundigheid in huis heeft. Meekel: “Hoffmann komt vanuit de klassieke recherchediensten en in de loop der jaren zijn er specialisaties tot stand gekomen en heeft zich een aantal nieuwe vakgebieden ontwikkeld zoals digitaal onderzoek en financieel-administratief onderzoek. Dat zijn forensische diensten die wij leveren waarbij je inhoudelijke expertise toepast op een juridische setting als rechercheonderzoek. Dit wordt uitgevoerd door specialisten.”

Voor de digitale onderzoeken zijn dat onder meer Encase Certified Examiners (ENCE) en rechercheurs die uitgebreide opleidingen hebben gevolgd. Daarnaast hebben zij jarenlange ervaring in het veiligstellen, interpreteren en analyseren van informatie- en onderzoeksbevindingen. “Forensisch onderzoek moet je zien als een speciaal instrument van repressief onderzoek, van analyse van het probleem waarna gericht onderzoek volgt”, vult Meekel aan. “Bij strategisch riskmanagement kijken we naar bepaalde soorten risico’s in een organisatie die zich door de aard van de business of de lokatie kunnen manifesteren. We maken een inschatting van deze risico’s en adviseren welke aanvullende maatregelen te nemen zijn.”

Weerslag

Ondanks dat veel organisaties de weg naar de dienstverlening van Hoffmann weten te vinden, blijkt dit niet altijd tot een structurele oplossing te leiden. Westerhoud: “Veel organisaties besluiten, nadat we repressief of curatief bezig zijn geweest, niet preventief verder te gaan. Het is de afweging tussen hoe groot de kans is dat iets dergelijks ze opnieuw overkomt en wat dit kost, tegenover de investering voor de in te voeren maatregelen of processen om de fraude structureel te voorkomen.” Bij een van Hoffmanns klanten werd bijvoorbeeld voorgesteld een slagboom inclusief een toeziend werknemer te realiseren. Dit zou honderdduizend euro op jaarbasis kosten. Zonder deze maatregel werd er voor 95 duizend euro gestolen. De ondernemer verkoos de schade boven de preventieve maatregelen. Helemaal wanneer fraudeschade door te berekenen is richting afnemers laten veel ondernemers de preventieve maatregelen gemakshalve achterwege.

“Bij dat soort berekeningen wordt vergeten dat het over bedrijfscultuur gaat. Het achterwege laten van preventieve maatregelen heeft z’n weerslag op andere aspecten waarvan je de schade niet snel ziet, maar die onder water enorm meespelen. Het is werken aan een integere organisatie in bredere zin dan vandaag winst behalen. Een integere organisatie straalt af op je imago, op de medewerkers en de onderlinge verhoudingen en uiteindelijk op de productiviteit en winstgevendheid. Juist bedrijven die wel de lange termijn in hun visie meenemen doen vaak meer aan preventieve diensten. Ze brengen de risico’s die ze lopen in kaart, ze screenen medewerkers en blijven communiceren over integriteit en het nakomen van afspraken.” Op de site van Hoffmann staan referenties van zeer uiteenlopende organisaties die gebruik hebben gemaakt van de diensten op het gebied van strategisch riskmanagement. De dienst ‘meldmisstanden.nl’ waarbij organisaties een eigen meldlijn krijgen waar medewerkers anoniem misstanden kunnen doorgeven, blijkt bij een aantal organisaties goed te werken. Meekel: “Uiteraard verlangt deze tijd dat organisaties meer aandacht hebben voor governance en controle. We merken dat aan de belangstelling voor onze trainingen op dit gebied. Toch staat ons allemaal op het gebied van fraudepreventie nog genoeg te doen.”