Data managen essentieel voor de toekomst

Onstuimige groei van data kan goed beheer flink in de weg staan. Analyse van deze groei en de juiste keuzes maken voor opslag van deze data is geen sinecure. Inschakelen van een onafhankelijke specialist in storage-oplossingen, zoals i³ groep, biedt interessante mogelijkheden. Meestal kostenbesparend.

Vorig jaar kwam i³ groep al voor in de imagolijst van de Computable top 100 en dit jaar staat de storage- en serverintegrator op een mooie 57e plaats in de totaallijst. i³ groep staat voor integrating information infrastructures. Storage en servers vormen de elementaire bouwstenen van een informatie-infrastructuur. Daarmee is informatie het fundament voor succesvolle ondernemingen en mensen. De organisatie levert onafhankelijke adviezen en breidt haar dienstverlening nog steeds uit. Storage is in toenemende mate een utility in alle branches, en de hoeveelheid data groeit hard. Denk alleen al aan de gezondheidszorg, waar tot voor kort bij een eenvoudige botbreuk een röntgenfoto voldoende werd geacht. Nu is een reeks foto’s gebruikelijk en komt de 3D-opname in beeld. Banken en verzekeraars werken met spraakdata, die goed zijn voor een explosieve groei, en verzekeraars werken bij schadeaangiften steeds vaker met films.

Analyse

Hoewel i³ groep van origine geen consultancyorganisatie is, groeit de vraag; een logisch gevolg van de snel toenemende datagroei bij organisaties. De businessconsultants voeren inmiddels de nodige classificaties bij klanten uit om vanuit een bedrijfsproces de vertaling naar een uiteindelijke technische infrastructuur te maken. “Infrastructuur is steeds meer een commodity en eenvoud brengt complexiteit”, vertelt Jeroen van Yperen, businessconsultant. “Ik bedoel daarmee dat met het grootste gemak enorme opslagcapaciteit wordt aangeschaft, maar dit wil niet altijd zeggen dat dit de juiste oplossing is. Belangrijk is om na te denken over hoe je informatie bewaart en wat je bewaart.” Hij ziet veel organisaties hun dataomgeving in stand houden en alles bewaren, deels vanuit een wettelijke bewaarplicht. “Die snelgroeiende hoeveelheid data maakt het terugvinden van informatie lastig. En als het misgaat, waar begin je dan met herstellen? Dat vraagt om een goede analyse van de organisatie en niet alleen maar vanuit de techniek.”

Een ingenieursbureau bijvoorbeeld wil zijn data, voornamelijk ontwerpen, lange tijd bewaren. Er kan immers ook na jaren een beroep worden gedaan op tekeningen en berekeningen. “Betekent dit dat je tientallen terabytes aan data online moet laten staan, ongeacht de kosten? Interessant is om te weten welke delen van de data deze wettelijke bewaarplicht hebben, wanneer deze afgelopen is en hoe snel je welke data beschikbaar moet hebben.”

Ook een ziekenhuis benaderde i³ groep over databeleid. “Databeleid vormt de basis voor het interne storageportfolio. Wij hebben diverse medewerkers geïnterviewd om het belang van de data voor de organisatie te bepalen. In combinatie met de eisen van wet- en regelgeving hebben wij het databeleid opgesteld. Daarna volgden een langetermijnvisie en uiteindelijk een technische invulling.”

Classificeren van data kan door het toepassen van Information Lifecycle Managementconcepten (ILM). Door ILM zijn data over meerdere opslaglagen op te splitsen. i³ groep ontwikkelde een eigen concept om het classificatieproces binnen organisaties op een kosteneffectieve en transparante manier te kunnen opzetten. Van Yperen: “Hierbij classificeren we de verschillende afdelingen en bijbehorende applicaties. Dit kan zowel op technisch als op functioneel en businessniveau. Met betrekkelijk weinig inspanning kunnen wij heel veel in relatief korte tijd bereiken. Bij verschillende klanten heeft dit al tot heldere inzichten in de informatie-infrastructuur geleid. Bij de een leidt dit tot kwaliteitsverbetering en bij anderen levert dit kostenbesparingen op.”

Vertrouwen

Ook voor i³ groep is cloudstorage een belangrijk thema. “Het is een opslagvorm die kan zorgen voor een lagere kostprijs of specifieke functionaliteit kan bieden. Maar cloudstorage is geen vervanging voor het classificeren van data en het ILM-plan. Het is net als bij veel andere IT-oplossingen: doordacht kiezen bepaalt het succes. Met goede analyses vergroten wij graag dit succes”, aldus Van Yperen. Bij i³ groep weten ze dat het onderzoeken van meerdere aandachtsgebieden in de dataopslagomgeving tot de juiste inzichten en wijsheid leidt. Daarna kun je vervolgacties ondernemen om de kosten in de hand te houden en te voldoen aan de wensen en eisen van de organisatie. Volgens Van Yperen moet je als organisatie ook ‘geloven’ in het aanpakken van de dataomgeving. “Ik zie organisaties veel kosten maken om hun dataomgeving in stand te houden, omdat het geloof er niet is dat een aanpassing in de opslag en back-up een voordeel oplevert. Wanneer een keuze is gemaakt, moet er vertrouwen zijn en moet men daarvoor gaan. Een ander voorbeeld: we deden laatst een audit bij een organisatie waar men geloofde dat de back-up niet goed verliep. Die back-up bleek prima. Het waren de procedures en omgang met het systeem die, door gebrek aan kennis, te wensen overlieten. Ook dan kunnen we met onze expertise het tij helpen keren.”