Werk is wat je doet, niet waar je bent!

“Wij hebben Mobiel Werken in onze organisatie doorgevoerd”, vertelt Jeroen Hoencamp, directeur Zakelijke Markt van Vodafone.“Onze managers sturen nu aan op output en onze medewerkers kunnen werk- en privétaken veel beter combineren. De winst daarvan is groot: zeer betrokken medewerkers en lagere bedrijfskosten.”

Twee jaar geleden vestigde Vodafone zijn tweede hoofdkantoor in Amsterdam, vlak bij Station Sloterdijk. De opening van dat kantoor betekende een belangrijke strategische stap in de ontwikkeling van de organisatie. “Wij willen een flexibele, productieve en innovatieve organisatie zijn, met competente en betrokken medewerkers”, verklaart Jeroen Hoencamp. “Mede dankzij de technische mogelijkheden hebben we dat hier volledig kunnen realiseren.” Een rondleiding door het kantoor maakt snel duidelijk wat Hoencamp bedoelt. Wat meteen opvalt, zijn de grote open werkruimten. “Zonder vaste werkplekken”, merkt Hoencamp op. “Iedere medewerker kiest waar hij of zij gaat zitten.” Afhankelijk van de persoonlijke behoefte of het werk dat gedaan moet worden, kunnen medewerkers ook gebruikmaken van een stilteruimte, een van de vele vergaderruimtes met videoconferencingfaciliteiten of meer informele ruimtes als het grand café. “En uiteraard thuis of op een andere plaats buiten kantoor, als hen dat beter uitkomt”, aldus Hoencamp.

Flexwerken in tijd en plaats

De flexibiliteit die al blijkt uit de inrichting van het kantoor is door Vodafone ver doorgevoerd. “Wij werken in Amsterdam allemaal mobiel”, legt Hoencamp uit. “Onze medewerkers zijn uitgerust met een smartphone, een notebook met mobiele breedbandverbinding en een webcam. Daardoor kunnen ze werken waar en wanneer ze maar willen.” Vodafone heeft goede argumenten om op deze manier te werken. “Wij geloven dat medewerkers het meest creatief, productief en efficiënt zijn als ze kunnen werken waar en wanneer hen dat het best uitkomt”, zegt Hoencamp. Bovendien is deze manier van werken volgens hem het antwoord op een aantal actuele maatschappelijke uitdagingen. Ten eerste noemt hij het fileprobleem. Ten tweede wijst hij op de nieuwe generatie medewerkers die de arbeidsmarkt betreedt. “Die wil Mobiel Werken om werk en eigen leven optimaal te kunnen integreren.”

Ten slotte de toenemende vergrijzing. “Die leidt tot krapte op de arbeidsmarkt, waardoor veel organisaties een groter beroep zullen moeten gaan doen op goed opgeleide mensen, met bijzondere wensen ten aanzien van hun werk en privéleven (waaronder veel vrouwen met kinderen)”, legt Hoencamp uit. “Met meer flexibele manieren van werk kunnen organisaties aan die wensen tegemoetkomen, zodat ook deze groepen aan het arbeidsproces willen gaan deelnemen.”

Andere bedrijfscultuur

De werkwijze van Vodafone heeft belangrijke gevolgen voor managers. Die zien hun medewerkers niet automatisch iedere dag meer. “Dit betekent dat zij hun medewerkers op een andere manier moeten sturen en begeleiden”, legt Hoencamp uit. “Dat was niet gemakkelijk, maar dankzij goede begeleiding en diverse trainingen hebben we geleerd om medewerkers op output te sturen.” Het sturen op output heeft een ander belangrijk efficiencyvoordeel: de managers worden nog strakker in het bepalen van de specifieke doelstellingen voor de medewerkers, waardoor de bedrijfsdoelstellingen nog beter worden doorvertaald naar concrete acties. Hoe vaak medewerkers in levenden lijve contact hebben met hun collega’s en manager bepaalt iedere manager in overleg met zijn medewerkers en is afhankelijk van andere interfaces waarmee de medewerker in kwestie te maken heeft. Er wordt vaker gebruikgemaakt van videoconferencing, waardoor er veel reistijd bespaard wordt.

Leefritme

Vodafone kon in Amsterdam een kickstart maken met Mobiel Werken, omdat voor de nieuwe vestiging in korte tijd tweehonderd nieuwe medewerkers werden geworven. “Zij konden meteen met de nieuwe werkwijze aan de gang. Maar voor de honderd man die vanuit Maastricht overkwam, was het echt een cultuuromslag.” Inmiddels is iedereen gewend en spreekt Vodafone over een groot succes. “Uit intern onderzoek blijkt dat de medewerkersbetrokkenheid gestegen is”, vertelt Hoencamp. “Vooral de vrijheid blijkt aan te spreken. Die stelt medewerkers in staat om hun werk aan te passen aan hun eigen leefritme”, verklaart Hoencamp. “Wij geloven niet in ‘life/work balance’. Dat is echt achterhaald. Wij geloven dat werk een integraal en positief onderdeel is van ieders leven.” Hoe belangrijk de organisatie dat leefritme vindt, blijkt uit de sponsoring van Vodafone van het Leefritme Kenniscentrum (zie www.leefritme.nl), dat onderzoek doet naar leefritme-aspecten, kennis daarover verzamelt en voor iedereen beschikbaar stelt. Zelf gebruikt de organisatie de opgedane kennis om innovatie door te voeren in producten en diensten.

Louter voordelen

Hoencamp heeft begrip voor de terughoudendheid van andere organisaties ten aanzien van flexibele manieren van werken. Het heeft volgens hem grotendeels te maken met het feit dat organisaties nog onvoldoende beseffen wat de voordelen daarvan zijn. “Voor ons was de winst niet alleen een grotere betrokkenheid van onze medewerkers; we hebben bovendien minder kantoorruimte nodig en bezuinigen flink op onze facilitaire kosten”, verklaart hij. “Overigens staat niets organisaties in de weg om de bedrijfsinfrastructuur en -cultuur gefaseerd aan te passen. Een aanstaande verhuizing of geplande investeringen in de IT-infrastructuur zijn ideale momenten om Mobiel Werken te overwegen.”