Weg met dat papier! Alles digitaal!

ABAB heeft met een fikse bijdrage van Ricoh alle actieve dossiers gedigitaliseerd. ABAB streeft naar een snelle en efficiënte informatieuitwisseling. Daar is ook de klant bij gebaat. Op termijn verdwijnen de omvangrijke archiefruimtes.

ABAB is een allround accountancy- en adviesorganisatie met circa 14.000 klanten, vooral ondernemers in het midden- en kleinbedrijf en de agrarische sector. Met zo’n groot klantenbestand is vergaande automatisering wel een must, zegt Frans van Loon, manager ICT & Facilities. “Wij willen ICT maximaal inzetten in de bulk van onze administratieprocessen, zodat wij efficiënt en effectief kunnen werken. In onze infrastructuur streven we naar maximale uniformiteit: elke gebruiker werkt met dezelfde configuratie, zodat je, als de pc stuk is, meteen een nieuwe pc kunt inpluggen. Want de pc mag geen minuut uitvallen.” “We hebben negentien kantoren verspreid over Nederland, die worden ondersteund door ICT op het hoofdkantoor in Best”, zegt Hans Vingerhoets, teamleider technisch beheer. ABAB heeft een eigen ICT-afdeling die de kernactiviteiten zelf uitvoert en waar nodig gebruikmaakt van de diensten van derden. Roy Tolboom, senior informatieanalist: “Je hoort vaak: doe het niet zelf, ga outsourcen. We outsourcen als dat strategische en/of financiële voordelen in de dienstverlening oplevert. Zo gaan we voor het onderhoud van onze scan-, print- en kopieermachines – zogeheten multifunctionals – niet zelf op pad: dat doet Ricoh voor ons.”

Digitalisering

Eind 2007 besloot ABAB om zijn dienstverlening vergaand te digitaliseren, vertelt Vingerhoets. “Concreet: we wilden af van al dat papier. er stonden bij ons kasten vol met dossiers die enorm veel ruimte innamen. Dus we wilden elk stukje papier in al die dossiers omzetten in een digitaal bestand. en die dossiers slaan we ook weer centraal op, zodat alle medewerkers ze werkplekonafhankelijk kunnen inzien. Bij ons heeft elke klant zijn eigen digitale dossier. Daarin lopen wij voorop in de markt.” De voordelen van zo’n digitaal permanent dossier zijn bijzonder praktisch en direct duidelijk, zegt Tolboom. “stel dat je klant verhuist, waardoor allerlei instanties met nieuwe informatie moeten werken. Voorheen werd er dan veel gefaxt. Als de notaris en de makelaar nu bepaalde stukken opvragen, zegt ABAB tegen de klant: ‘Kijk maar in uw e-mailbox; ik heb de stukken al verzonden.’ De klant ervaart de snelheid van informatieuitwisseling en de efficiëntie. Bovendien kan hij zijn eigen dossier gemakkelijk inzien via het klantenportaal Mijn ABAB.”

Intuïtief

ABAB keek om zich heen naar mogelijkheden om papieren informatie te digitaliseren en kwam uit bij Ricoh, dat eind 2007 in alle vestigingen van ABAB multifunctionals installeerde. Van Loon: “Bij het vergelijken van aanbieders blijkt het kopiëren en printen gewoonlijk goed te zijn. Het verschil zit ’m in het scannen. Onze eerste eis was gemak: het moet eenvoudig te beheren en te bedienen zijn. een tweede belangrijke eis: goede OCRsoftware voor het inlezen van tekst. Want we krijgen vaak documenten van mindere kwaliteit, en toch mag er in de digitale versie geen foutje staan. Niet alleen moet de informatie kloppen, ook moet de computer snel binnen heel veel bestanden informatie kunnen opzoeken. Aan deze eisen wist vooral Ricoh goed te voldoen.”

Tolboom: “Op basis van onze wensen rond het managen van de database en de werkstromen scoorde Ricoh goed met de One Action Flow-software, die werkt met de multifunctionals én mobiele scanners. Als we nu een scan maken, maakt de gebruiker een keuze uit een voorgedefinieerde routing. Voor validaties is de scansoftware gekoppeld aan Navision, het eRp-systeem van ABAB. Verder is de wachttijd bij de multifunctional drastisch verkort. Vroeger moest je bij de multifunctional wachten op het OCR-proces, nu scant de multifunctional en gebeurt de verwerking centraal. Dat zijn 2500 documenten per dag! In het eerste anderhalf jaar na de start hadden we al zo’n anderhalf miljoen documenten gedigitaliseerd.”

Flexibel

Ricoh zette een projectteam met deskundigen in die zorgden voor de technische en functionele content. “We hebben zo veel mogelijk gebruikgemaakt van modules van Ricoh”, aldus Vingerhoets. “De oplossing van Ricoh bestaat uit een grote ‘blokkendoos’ waarmee wij flexibel en handzaam zelf ‘knoppen’ met functies kunnen definiëren. Zo is het systeem ook flexibel genoeg voor de toekomst. Die flexibiliteit heeft zich al bewezen. De applicatie is eerst getest in een pilotkantoor. Op basis van de bevindingen daar heeft Ricoh het systeem, met voortschrijdend inzicht, verder ontwikkeld. Het systeem is eenvoudig en duidelijk, het is intuïtief te gebruiken. en daardoor was de acceptatie op kantoor al snel honderd procent.” ABAB is zeer tevreden over de oplossing van Ricoh, zegt Van Loon: “Voor Ricoh was het een echte uitdaging om een geavanceerde oplossing te ontwikkelen voor een grote accountants- en adviesorganisatie. Daardoor was de betrokkenheid van Ricoh ook erg groot. en Ricoh kan ’t aan: onze dossierapplicatie is uitgegroeid tot het gemakkelijke hulpmiddel dat wij voor ogen hadden, en dat tegen een goede prijs. Hierdoor worden nieuwe projecten mogelijk!”