Multifunctionals centraal in informatiebeheer

Multifunctionals centraal in informatiebeheer

Veel ziekenhuizen beseffen dat efficiëntere informatieprocessen tot meer rendement leiden. Het beheer en de ontsluiting van informatie is strategisch geworden. “Onze analyse beperkt zich niet tot fysieke documenten”, vertelt Eric Annema, algemeen directeur van Veenman.

Behalve als leverancier van printers, copiers en multifunctionals heeft Veenman zich de afgelopen jaren ook ontwikkeld als consultant op het gebied van data-input en distributie van gedigitaliseerde informatie. “Wij brengen voor klanten informatiestromen in kaart”, vertelt Robin Goemans, directeur verkoop & marketing bij Veenman. “Op basis daarvan geven wij aan waar en hoe zij efficiënter kunnen werken en kosten kunnen besparen. Vaak kunnen we daardoor op documentgerelateerde werkprocessen tot dertig procent besparen.” Dergelijke besparingen zijn in veel markten welkom, bijvoorbeeld in de zorg.

Werkstromen

Ziekenhuizen zijn informatie-intensieve instellingen. Denk alleen maar aan alle administratieve en logistieke processen. Annema: “Maar de primaire kennis is gericht op de zorg. Andere informatieprocessen behoren niet tot hun traditionele kerncompetenties. Wij constateren echter dat ziekenhuizen wel beseffen dat daar besparingen mogelijk zijn. Veel zorginstellingen dan ook werken hard om hun effectiviteit en rendement te verbeteren.”

Dankzij ingebouwde software kunnen Invoer- en afdrukapparatuur in de bedrijfsprocessen een cruciale rol spelen. “Met behulp van die firmware in onze apparatuur kunnen we informatie rechtstreeks naar de juiste bedrijfssystemen distribueren. Zo stellen wij professionals in de zorg in staat om op eenvoudige en betrouwbare wijze de informatie van papieren documenten rechtstreeks te scannen naar geavanceerde IT-applicaties, zoals Soarian Health Care van Siemens, of de financiële beheersoftware en ERP-systemen van AFAS.”

Veenman heeft ook interfaces ontwikkeld waardoor bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks aan een elektronisch patiëntendossier kunnen worden toegevoegd. Een ander voorbeeld zijn nota’s die na scannen een vastgelegde workflow volgen. “Zo sluiten we systemen naadloos op elkaar aan; steeds vaker ook draadloos.”

De bedieningspanelen op multifunctionals zijn vandaag de dag vaak touch screens waar veel meer op zit dan alleen een groene knop. “In feite zijn het informatieportals geworden die toegang geven tot bijvoorbeeld e-mailfaciliteiten. Maar er kan ook informatie mee worden geraadpleegd die elders in systemen al is vastgelegd en zelfs worden bewerkt.”

Kostenbeheersing

Mede door de hier beschreven mogelijkheden is de belangstelling voor optimale inrichting van het machinepark en het beheersen van de gebruikskosten sterk gestegen.

“Onze Managed Print Services registreren en analyseren het gebruik van afdrukapparatuur en scanners in een organisatie”, vertelt hij. “Die informatie vertalen we naar informatie waar een organisatie iets aan heeft.” Op basis daarvan kunnen ziekenhuizen hun documentgerelateerde werkprocessen optimaal inrichten en grip krijgen op het verbruik en de kosten per afdeling.”

Werkprocessen in de gezondheidszorg behoeven een hoge mate van zorgvuldigheid. Veenman is de eerste specialist op het gebied van documentautomatisering die een partnership aan is gegaan met steunpunt NEN 7510. Annema: “De werkwijze van Veenman sloot al voor die tijd heel goed aan bij de NEN 7510-norm. Daarom was het voor ons niet zo verschrikkelijk moeilijk om een officieel partnership aan te gaan. Veel belangrijker is dat wij hiermee duidelijk aangeven dat wij mee kunnen denken. Wij kunnen onze klanten en potentiële klanten in de medische wereld adviseren over hoe je op een verantwoorde manier omgaat met informatie en documentenstromen. Daarom zeggen wij: Laat informatiebeheer onze zorg zijn.”