‘Help, waar is mijn kamer gebleven?’

*note sinds 1 oktober 2011 heet Getronics KPN Corporate Market BV

Sinds april 2009 brengen Getronics en KPN Het Nieuwe Werken in de praktijk. Met dit werkplekconcept kunnen medewerkers zelf kiezen waar, wanneer en hoe ze (samen)werken. Dit vereist een andere organisatie van de kantoorfaciliteiten en gerichte ICT-oplossingen. Het Nieuwe Werken is inmiddels bij verschillende klanten ingevoerd.

In de hal van Getronics is op groot formaat de slogan ‘Personal Performance, Business Results’ te lezen. Deze hangt er al een tijdje, maar Roelof Mulder, director services & solutions, vindt het nog steeds een heel krachtige slogan. “Hij dekt de lading van wat we ontwikkelen. Ook ten aanzien van Het Nieuwe Werken, dat we nu ongeveer een jaar naar de markt en in de praktijk brengen. Van de circa 8500 Getronics-medewerkers in Nederland komen er ongeveer 7200 in aanmerking voor Het Nieuwe Werken. In 2009 zijn onze kantoren aangepast aan het nieuwe werkplekconcept: flexibele werkplekken die aansluiten bij de diverse werkstijlen voor zowel individuen als groepen. Met Het Nieuwe Werken bevorderen we dat onze medewerkers zich optimaal kunnen ontplooien, doordat ze meer greep hebben op de balans tussen privéleven en werk”. Hij vervolgt: “Daarbij is van cruciaal belang dat het werkplekconcept vanuit de directie wordt beleden en beleefd. Zij nemen het voortouw, zonder uitzondering. Dat betekent dus dat de directieleden nu tussen de andere medewerkers zitten en dat onze CEO Erik van der Meijden soms ook verder weg moet parkeren, omdat de parkeergarage vol is. In het begin was het erg wennen, voor iedereen. Mensen die sterk aan hun werkplek gehecht waren, waren opeens hun eigen kamer kwijt. En veel managers sturen op aanwezigheid. Dat hebben we moeten leren loslaten.”

Mvo

Voor het thuisfront heeft Het Nieuwe Werken duidelijke voordelen, vertelt Mulder: “Laatst had mijn zoon onverwacht vrij van school. Dat komt meer en meer voor. Door ziekte of studiedagen van de leerkrachten moeten ouders vaak snel schakelen. Dankzij Het Nieuwe Werken kan dat. Natuurlijk moet je thuis wel goede afspraken maken: bijvoorbeeld als je kinderen hebt, dat zij je op de werkkamer niet storen.” “We horen van nieuwe medewerkers dat ze voor Getronics kiezen om de goede ‘work-life balance’. Het Nieuwe Werken biedt mogelijkheden om zakelijke en privédoelen te bereiken”, aldus Mulder. “Voor jonge mensen is dat heel aantrekkelijk. Ze willen bovendien gebruik kunnen maken van actuele ICT-middelen. Wij bieden alles wat je nodig hebt om je werk zo efficiënt en aangenaam mogelijk te doen. Onze mensen kunnen zich ook verder ontplooien door middel van de Getronics Virtual University, kortweg GVU. In 2009 hebben onze medewerkers op die manier dertigduizend cursussen gevolgd.” “Met Het Nieuwe Werken vergroten we onze maatschappelijke betrokkenheid en dragen we bij aan het levensgeluk van onze medewerkers”, vat Mulder samen. “Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid geldt ook voor het milieu. We rijden met elkaar minder kilometers, staan veel minder in de file en we hebben het aantal kantoren teruggebracht van 61 in 2007 tot 15 nu. Sinds januari houd ik mijn kilometers en onproductieve tijd bij, net als veel medewerkers op mijn afdeling. Zelf had ik door Het Nieuwe Werken in de eerste drie maanden van dit jaar al 2800 kilometer minder gereden en per maand sta ik nu gemiddeld nog maar één uur in de file. Dat uur stond ik vroeger per dag stil. De mobility mix waar we over beschikken, maakt daarnaast van reistijd werktijd: als ik e-mails moet afhandelen, reis ik met de trein. En als ik een conferencecall heb ingepland, ga ik met de auto.”

ICT sturend

Alle infrastructuur die Het Nieuwe Werken mogelijk maakt, heeft Getronics zelf in huis. “Ook zonder netwerkkabel ben je aangesloten wanneer jij dat wilt”, vertelt Mulder. “Toen het in januari zo sneeuwde, lag Nederland stil, maar in onze kantoren en bij klanten die Het Nieuwe Werken al hadden ingevoerd ging het werk gewoon door.” “We hebben alle informatie georganiseerd in portals. Onze medewerkers maken gebruik van de e-Calendar. Wij maken enthousiast gebruik van de ConferenceCard, een op cloud computing gebaseerde conferencedienst. Je kunt altijd en overal met je telefoon of laptop aan besprekingen deelnemen”, legt Mulder uit. “Door de ConferenceCard voor televergaderingen bij Getronics en KPN te gebruiken, is het totale aantal gereden kilometers in het afgelopen jaar afgenomen met 19 miljoen en werd er 280.000 ton minder CO2 uitgestoten dan in 2008. In 2020 willen we CO2-neutraal werken. Mede daardoor heeft deze oplossing in 2009 de TelewerkAspectprijs gewonnen.” Op tal van gebieden zijn er nog wel slagen te maken. Zo heeft HR aan medewerkers geleerd hoe ze efficiënt kunnen conferencen. Mulder: “Iedereen begon spontaan door elkaar te praten, zonder hun naam te noemen. Dat is lastig als je elkaar niet kunt zien. Mensen moeten ook nog leren dat ze niet altijd online hoeven zijn. Het Nieuwe Werken is vooral een kwestie van leren loslaten.”