Accenture bepleit grote IT-schoonmaak

Door de krimpende economie stellen veel organisaties nieuwe initiatieven uit. Veel IT-afdelingen hebben daardoor in 2009 minder grootschalige projecten en minder geld. Volgens Accenture is dit daarom hét moment om het eigen IT-huis op orde te brengen.

Door de recessie is het leven voor CIO’s en hoofden van IT-afdelingen er niet makkelijker op geworden. “Veel organisaties moeten de broekriem aantrekken”, zegt Ernst-Jan Bergman, managing partner bij Accenture. “Dat betekent dat ook IT offers moet brengen.” Oppervlakkig gezien zijn de mogelijkheden daarvoor beperkt. Bergman: “Vaak blijft het bij kaas schaven. Door een project uit te stellen of af te blazen wordt wel iets bezuinigd. Of door hard te onderhandelen over licentietarieven. Maar zo kom je niet tot wezenlijke bezuinigingen en pak je de echte problemen niet aan.” Die echte problemen hebben hun oorsprong in het verleden. “Uit onderzoek blijkt dat het IT-budget van organisaties voor gemiddeld zeventig procent vastligt door keuzes die al jaren geleden zijn gemaakt”, aldus Bergman. “Dat soort vaste kosten wil je het liefst variabel krijgen; en lager.” De geijkte methode om vaste kosten variabel te maken, is outsourcing. Accenture biedt daar tal van mogelijkheden voor.

“Maar dat is beslist niet de enige oplossing”, zegt Bergman. “Een heel andere benadering is het vereenvoudigen van het applicatie- en datalandschap. Heel veel organisaties gebruiken nog steeds aparte systemen en databases voor verschillende afdelingen of vestigingen, omdat dat historisch zo is gegroeid. Consolidatie daarvan leidt meteen tot bezuinigingen, bijvoorbeeld omdat minder servers en licenties nodig zijn.”

Herinrichting

Accenture heeft voor de analyse en herinrichting van de gehele IT-functie een methodiek ontwikkeld: Rapid and Sustainable IT Cost Reduction. Bergman beschrijft dit hulpmiddel als een gereedschapskist waarmee IT op zo’n vijftig gebieden wordt doorgelicht. “Daarbij is input van de betreffende afdeling nodig”, legt hij uit. “We vragen bijvoorbeeld wat een afdeling het afgelopen jaar aan kostenreductie heeft gedaan en hoeveel dat heeft opgeleverd. Soms duurt het erg lang voor we op zo’n vraag antwoord krijgen”, vervolgt hij. “Nou, dan weten we eigenlijk al genoeg! Dan is er werk aan de winkel!”

Integere gegevens

Een tweede onderwerp hoog op de agenda van IT-afdelingen betreft gegevens, de integriteit daarvan en de bedrijfsprocessen die daaraan ten grondslag liggen. “De internationale regelgeving neemt in tal van sectoren enorm toe”, verklaart Marc Schuuring, executive partner bij Accenture. “Dat geldt niet alleen voor de financiële wereld, met initiatieven als Basel II en SOX, maar ook voor bijvoorbeeld de farmaceutische industrie of de voedselproductie.” Dit betekent dat organisaties veel meer gegevens uit de bedrijfsprocessen nauwkeurig moeten vastleggen.

Maar dat betekent ook dat die gegevens moeten kloppen en daar mankeert het nogal eens aan. Vaak blijkt informatie uit verschillende databases niet overeen te stemmen. “Accenture heeft hiervoor een compleet portfolio van verschillende diensten”, zegt Schuuring. “We schonen databases op en brengen gegevens met elkaar in overeenstemming. Maar we monitoren desgewenst ook hele verwerkingsketens. Dat doen we door aan de voorkant gegevens te oormerken en te registreren wat er onderweg gebeurt, waar de langste wachttijd ontstaat, etc.”

Volgens Schuuring biedt deze Business Activity Monitoring waardevolle informatie, omdat hiermee kan worden bepaald waar een bedrijfsproces hapert en waar fouten ontstaan. “Dan blijkt vaak dat IT het probleem niet is, maar dat menselijke schakels de oorzaak van fouten en dus van klachten zijn”, zegt Schuuring. “Die constatering kan organisaties stimuleren tot herinrichting van de bedrijfsprocessen. Direct doel is dan het vergroten van de betrouwbaarheid van de gegevens. Maar uiteraard speelt daarbij mee dat een organisatie beter voldoet aan de wet- en regelgeving en kan beschikken over meer betrouwbare managementinformatie. Onderschat niet wat dat kan bijdragen aan kostenreductie. Want minder fouten leidt tot minder klachten, minder problemen met klanten en minder kosten om die problemen weer op te lossen.” Om maar te zwijgen van lastig te kapitaliseren grootheden als verbeterde klanttevredenheid.

Zelfbespiegeling

Juist door het ontbreken van grote projecten hebben IT-afdelingen nu de handen vrij om bij te dragen aan kostenreductie. Daarnaast is het volgens Schuuring niet onverstandig als IT-afdelingen hun eigen organisatie eens goed onder de loep nemen. “Hoe zit het met mogelijke upgrades? Kunnen we nu goede medewerkers aannemen? Zijn de vaardigheden van onze medewerkers upto-date? Hoe loopt ons besluitvormingsproces? Klopt onze outsourcestrategie nog?”, somt Schuuring op. “De antwoorden op dat soort vragen bepalen de efficiency van een IT-organisatie. In rustige tijden is het belangrijk om te evalueren of het eigen IT-huis nog recht overeind staat en klaar is voor een volgende groeiperiode.” Zo’n evaluatie vraagt analysekracht en het vermogen tot zelfbespiegeling. “Uiteraard kan Accenture daarbij helpen”, aldus Schuuring. In hoeverre dat nodig is, kunnen IT-organisaties snel zelf bepalen met een eenvoudige quickscan. “Bepaal wat je vijf grootste lopende ITprojecten zijn. Matchen die met de vijf grootste businessuitdagingen? En zijn je beste IT-medewerkers daarbij betrokken? Zo niet, dan is de kans groot dat je IT-huis scheef staat!” En dat betekent volgens Accenture dat het rendement van de IT-processen hoger kan; en vaak tegen lagere kosten.