Succesvol transformeren doe je zelf

In het statige pand van het Oranje Fonds in Utrecht vertelt hoofd Financiën en Bedrijfsvoering Ida Riepma over de noodzaak om de automatisering van de goededoelenorganisatie te vernieuwen. “Wij wilden niet simpelweg de oude werkwijze opnieuw automatiseren; wij wilden een nieuwe manier van werken invoeren.”

Voordat implementatiepartners Novisource en iTango betrokken raakten, deed Riepma met een team van procesconsultants en andere afdelingen binnen het Oranje Fonds vooronderzoek hoe de processen anders konden worden ingericht. Medewerkers werd gevraagd om vanuit een nieuw perspectief naar hun werk en de organisatie te kijken. “We vroegen: is dit écht de optimale manier van werken? Medewerkers bleven elkaar daarna bevragen over het waarom van elke stap, elke handeling. Dat heeft veel opgeleverd. Het was een ingrijpende operatie. Het ging niet alleen om het primaire proces, maar ook om de integratie met Finance.”

Een complicatie was het uitbreken van de coronapandemie in het voorjaar van 2020. Het Oranje Fonds wilde als de wiedeweerga een hulpfonds opzetten om getroffenen te ondersteunen. “Dat kostte met de oude systemen zó veel tijd; het was nauwelijks te doen. Dat leverde de sense of urgency om de transformatie in te zetten”, herinnert Riepma zich.

“Achteraf denk je: hoe hebben we dit allemaal in een jaar en acht maanden, midden in een pandemie, klaargespeeld?”, zegt Jasper Beekwilder-Janson, eigenaar van iTango. “Alle succesfactoren voor een digitale transformatie waren er: commitment van het MT, een helder kader en een realistische digitalisering.”

Overwinning voor het team

Onder leiding van Novisource en iTango werd in de eerste fase de nieuwe workflow omgezet in een zogeheten minimum viable product, een basaal werkend systeem, dat in latere fasen werd uitgebreid met extra functies en mogelijkheden. De integratie met de financiële systemen kwam net voor de start van het nieuwe jaar gereed. “Die deadline was een overwinning voor het hele team. We hadden online lief en leed met elkaar gedeeld en terwijl de rest van Nederland kerstvakantie vierde was het projectteam bezig de puntjes op de i te zetten. Er werden tussen de bedrijven door coronababy’s geboren en mijn nieuwbouwhuis is opgeleverd, maar wij hebben het gered”, herinnert Didiér Adams van Novisource zich. Daarna was het tijd om een tandje terug te schakelen. “Het managementteam gaf ons daarvoor de ruimte. Als je te lang moet blijven pieken, hou je het niet vol. En bij het Oranje Fonds moest ook nog ander werk gebeuren naast het automatiseringsproject.”

Tijdens de digitale transformatie werd ook al vooruitgekeken. Hoe moest de organisatie verder na afloop van het project? “We hebben ons IT-team uitgebreid met een teamleider en een functioneel applicatiespecialist. IT is nu een volwaardig onderdeel van het fonds; we beseffen hoe belangrijk technologie voor ons is geworden. We werken nog steeds in sprints. Het transformatieproject heeft een vliegwiel op gang gebracht”, zegt Riepma.

‘Achteraf denk je: hoe is dit ons in een pandemie in een jaar en acht maanden gelukt?’

Overdracht van taken

Het is exact hoe Adams en Beekwilder-Janson hun taak zien. Beekwilder-Janson: “We werken via het two-in-a-boxprincipe, waarbij een externe aan een interne medewerker is gekoppeld. Hiermee blijft de kennis in huis. Als het eenmaal loopt, moet de organisatie het verder zelf kunnen. Vanaf het begin hebben wij in het project kennissessies georganiseerd. Daarna namen de medewerkers van het fonds een deel van de taken over. Dat ging sneller en makkelijker dan ze hadden gedacht. Zij kregen stap voor stap de kennis die niet aanwezig was voor de digitale transformatie.”
Hoe heeft het project het fonds verder veranderd? Riepma: “We werken sneller, hebben meer informatie beschikbaar, afdelingen zijn meer met elkaar verbonden en werken beter samen, stuurinformatie is sneller voorhanden. De organisaties die steun vragen zitten zelf aan het roer: zij vullen aanvragen in, uploaden documenten en kunnen het beoordelingsproces volgen. Daardoor is er nog maar één versie van de waarheid. De formulieren zijn eenvoudiger en begrijpelijker.”

Oranje petje

De bijzondere band die het projectteam onderling heeft opgebouwd brengt het team op 12 maart 2022 weer samen tijdens NLdoet, een activiteit van het Oranje Fonds. “Wij gaan een Torteltuin beplanten om gemeenschappelijk wonen te stimuleren”, vertelt Beekwilder-Janson, die vorig jaar samen met zijn zoons een ecologische heg plantte bij de Molukse kerk in Houten. Adams heeft de tweedaagse vrijwilligersactie vorig jaar gemist. “Mijn schoonouders hebben toen drie maanden lang NLdoet gedaan in ons nieuwe huis”, lacht hij. Maar: “Wij houden een oranje petje op, ook nu het project is afgerond.”