‘Stuur op feiten, niet op buikgevoel’

‘Stuur op feiten, niet op buikgevoel’

De workmanagementsoftware Teamleader Orbit biedt digital agencies een enorme voorsprong: een efficiënt gerund bureau, dat op elk moment weet wat het aan het doen is. “Dat inzicht geeft het management, klanten én medewerkers rust en ruimte voor het creatieve proces.”

“Eigenlijk helpen wij onze bureaus om operationeel zo sterk te worden, dat zij in de top belanden en daarmee in de Emerce 100”, zegt Kees Henniphof, nu ruim een jaar chief marketing officer bij de Europese leverancier van workmanagementsoftware Teamleader. “Ons product Teamleader Orbit leidt tot excellent gerunde bureaus, waardoor het bureau meer tijd kan besteden aan de klant en het creatieve proces. Klanten waarderen dat. Accountmanagers kunnen zoveel meer als ze over alle relevante informatie beschikken. Bureaus besteden relatief weinig aandacht aan hun eigen efficiency.”

De SaaS-oplossing Teamleader Orbit voor middelgrote tot grote creatieve bureaus in advertising, creative, digital of web rapporteert over de vijf belangrijkste strategische pijlers van de bedrijfsvoering: customer growth, shared services, operational excellence, centralised analytics en revenue management. “Bij onze prospects geeft dit vaak de doorslag: wij laten hen zien waar verbetering mogelijk is. Zij kunnen zich weer richten op de klant en de creatieve inhoud; onze software ondersteunt hen immers bij het runnen van een succesvol bureau.”

Essentiële stuurinformatie

Teamleader is een leverancier van softwarediensten voor het efficiënt managen van een bureau vanaf zo’n tien tot vijfhonderd man. Voor ondernemers met twee tot tien medewerkers levert de onderneming de mkb-oplossing Teamleader Focus. “Vanaf een omvang van zo’n tien medewerkers wordt het runnen van een onderneming echt complexer: de interne processen worden een stuk ingewikkelder, er lopen meer projecten door elkaar en managers hebben hun handen vol aan het houden van overzicht”, vertelt Henniphof. “Naarmate het bureau groeit, wordt het steeds ingewikkelder om de essentiële stuurinformatie te verzamelen.”

Een eenvoudige vraag naar de winstgevendheid per werknemer is binnen een digital agency van een beetje omvang vaak al nauwelijks te beantwoorden. Een medewerker van een designafdeling doet wel vijftig dingen op een dag. Wat hij precies doet en voor wie, wordt hooguit twee keer per jaar uitgezocht en opgenomen in een verdeelsleutel over projecten. Teamleader Orbit maakt het mogelijk om informatie als billability, marge en aantal bestede uren realtime in beeld te brengen. “Zo kun je als ondernemer zien hoe de verschillende verdienmodellen binnen het bedrijf presteren. Bovendien kunnen er voorspellingen voor de omzet worden gemaakt en worden risico’s in beeld gebracht. Hoeveel uren zijn er nog binnen het team beschikbaar? En: gaan we die deadline halen?”

Sneller groeien, ambities eerder realiseren

Binnen de e-business wordt nog veel op intuïtie, op buikgevoel gestuurd, weet Henniphof. “Maar als je al deze stuurinformatie in beeld hebt, kun je sneller groeien, je ambities eerder realiseren. Dan word je niet langer verrast door ontwikkelingen en hebben aandeelhouders een realistisch beeld van hoe het bedrijf ervoor staat.” Het belang hiervan neemt in rap tempo toe door de voortschrijdende consolidatie binnen de sector, ziet Henniphof. Steeds meer kleintjes worden opgeslokt door grotere partijen. “En grote corporates zie je nu bureaus overnemen om zelf geen creatief team te hoeven opbouwen. Het efficiënt runnen van je bureau is daarmee van strategisch belang geworden.”

De software speelt ook een rol in het binnenhalen en behouden van talenten, om wie in de bureauwereld een felle strijd wordt gestreden. Niet alleen voor klanten, ook voor personeel zijn het overzicht en de rust die workmanagementsoftware brengt een zegening. “Het draagt bij aan het plezier waarmee bij een bureau wordt gewerkt, wat in de war for talent de doorslag kan geven”, weet Henniphof.

‘De klant kan weer echt creatief zijn; Teamleader ondersteunt het runnen van zijn bureau’

Alle relevante informatie bij elkaar

Teamleader werd exact tien jaar geleden opgericht door een student in Gent. Het bedrijf van oprichter en CEO Jeroen De Wit bedient als leverancier van softwarediensten (software as a service, ook wel SaaS) inmiddels 15.000 bedrijven in het Europese mkb met onder meer customer relationship management, sales, projectmanagement en facturatie. Het belangrijkste voordeel daarvan is dat alle relevante informatie voor de bedrijfsvoering niet langer wordt verspreid over verschillende inboxen, Excel-sheets en softwarepakketten, maar samenkomt in één platform. Dat biedt vervolgens overzicht van alle verkoopkansen, projecten en betalingen.

In de branche van digital agencies telt Teamleader nu zo’n driehonderd klanten, met gevestigde namen als Adeptiv, Born05, Ematters & KesselsKramer, SOCIAL.INC en Springbok, die met Teamleader Orbit hun dagelijkse workflow optimaliseren. Ondernemingen die eenmaal zijn overgestapt, blijven klant, vertelt Henniphof. “Er is veel beweging in de agencymarkt, veel consolidaties en overnames. Niettemin ligt onze retentie op 99,8%; onze NPS-score is nog nooit zo hoog geweest. Teamleader heeft tevreden klanten en een enorme groeipotentie.”

Sterke klantenbasis

Waar die groei zich moet materialiseren is voor Henniphof helder. Teamleader heeft al een sterke klantenbasis in België en Nederland. Nieuwe markten waarin het bedrijf nu actief wordt zijn Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. In Duitsland bestaat er al een lange traditie in het gebruik van specifieke software voor digital agencies, de zogenoemde Agentursoftware. “Dat is voor ons heel fijn; die categorie kennen wij in België en Nederland eigenlijk niet.” Doel van Henniphof is om het klantenbestand snel uit te breiden naar vijfhonderd grotere Europese partijen. Het compactere softwarepakket Teamleader Focus voor kleinere bureaus kan daarbij als feeder dienen, als gebruikers daarvan snel doorgroeien en overstappen op Teamleader Orbit.

Heeft corona de ontwikkeling van de softwareleverancier de afgelopen twee jaar een upswing gegeven? “Teamleader groeide al hard en corona heeft daar nauwelijks impact op gehad. De bureaus zijn vanuit hun DNA al zeer digitaal, werken al veel tijd- en plaatsonafhankelijk en zetten al veel freelancers in als flexibele schil. Teamleader Orbit ondersteunt dat allemaal. Maar dit was ook vóór corona al belangrijk. Corona heeft hooguit wat weifelaars over de streep getrokken, hoewel dat in deze branche nauwelijks nodig is”, stelt Henniphof.

‘Iedereen heeft nu een latrelatie met z’n werkplek; dat moet je ondersteunen met software’

Latrelatie met de werkplek

Wel ziet Henniphof dat het hybride werken een enorme vlucht neemt, waardoor klanten en hun afnemers in versneld tempo digitaliseren. Dat heeft gevolgen voor de vraag die op bureaus afkomt; die verandert mee. Toch blijft het bureau als fysieke plaats volgens hem belangrijk. Hij denkt daarbij aan het bureau Springbok, dat zijn internationale hoofdkwartier vanaf 2023 onderbrengt in de voormalige Sint-Albertuskerk in Muizen, een buitenwijk iets ten zuiden van het centraal gelegen Mechelen in België. “Dat wordt een slick kantoor met veel hout, glas en staal. Het is een manier om je als bureau te onderscheiden voor klanten én medewerkers. Je loopt er binnen en komt in een bijenkorf die zoemt van de activiteit. In de afgelopen twee jaar zijn wij als mens en professional veranderd: we hebben een latrelatie met onze werkplek. Zo’n relatie moet worden ondersteund met software. Dat is superbelangrijk.”