Slimme oplossingen voor documentmanagement

Slimme oplossingen voor documentmanagement

‘Data- en documentmanagement is een van de laatste productiviteitsbastions’

Ricoh is al lang meer dan een leverancier van print- en scanoplossingen: het bedrijf specialiseert zich in oplossingen waardoor het informatielogistieke proces sneller en slimmer verwerkt, en beter beschikbaar wordt.“Wij kunnen documentmanagement naadloos integreren in het bedrijfsproces”, zegt Patrick Roelandt, director Ricoh business solutions.

Na meer dan tien jaar in de ICT-industrie gewerkt te hebben, begon Roelandt in 2002 bij Ricoh (toen nog Nashuatec) als consulting manager Benelux. Hij was onder meer betrokken bij de ontwikkeling van een aantrekkelijke nieuwe dienst, Pay per Page, die de efficiency van het gebruik van print- en kopieerapparaten analyseert en verbetert. “Het levert klanten minimaal 10%, maar soms zelfs 30% kostenreductie op. Dat is ook milieutechnisch interessant: onze apparaten zijn energiezuiniger, onze gelprinters hebben nauwelijks emissie en onze milieurapportage toont exact hoeveel kilowattuur en bomen je per jaar bespaart.”

Het project geeft aan dat het Ricoh om meer te doen is dan simpelweg apparaten verkopen, stelt Roelandt. “Sterker nog, apparaten worden steeds meer bijzaak: het gaat om meedenken met klanten. Vroeger leverde je gewoon een paar honderd machines, tegenwoordig worden die machines geïntegreerd in netwerken, worden applicaties op compatibility getest en is beveiliging een zeer belangrijke voorwaarde geworden. Kortom,apparatuur moet zonder problemen ingepast worden in de bestaande ICT-architectuur en voldoen aan wettelijke eisen.”

De groeiende behoefte aan ondersteunende diensten leidde in 2006 tot de divisie Professional Services binnen Ricoh, waarmee alle dienstverlening gecentraliseerd en geprofessionaliseerd werd. Door de naamswijziging in Ricoh en de overname en integratie van softwaresolutionsleverancier Farrington ontstond in 2008 de divisie Business Solutions. De naam reflecteert niet voor niets de inzet: het aanpakken van bedrijfsproblemen bij klanten. “We verwachten dat deze divisie, waarin softwareoplossingen centraal staan, binnen ons bedrijf het hardst zal groeien. Ricoh ziet deze divisie dan ook als dé toekomst van het bedrijf.”

Sneller en slimmer

Die groei gaat Ricoh Business Solutions realiseren omdat het een unieke positie inneemt in de markt, zo meent Roelandt. “Ricoh is van twee markten thuis. Wij leveren de ‘top’ in afdruk- en scanningshardware. Verder hebben we als marktleider goede projectvaardigheden, met een projectmanagementgroep en service level managers die werken volgens de hoogste kwaliteitsstandaarden en veel kennis hebben van wat er op het gebied van hardware-integratie nodig is. Daarnaast hebben wij op het gebied van software zeer geavanceerde oplossingen. Natuurlijk hebben we in beide markten genoeg concurrenten, maar het is die combinatie die Ricoh zo sterk maakt. Want daardoor zorgen we ervoor dat van begin tot eind het informatielogistieke proces sneller en slimmer werkt, en informatie beter beschikbaar wordt.”

Naadloos integreren

Het managen van data en documenten noemt Roelandt een van de laatste productiviteitsbastions. “Bedrijven hebben hun ERP-systemen inmiddels wel op orde. Maar die honderden faxjes, dossiers, Word-documenten en spreadsheets die door bedrijven zweven, worden nauwelijks gestructureerd. Dan heb je zeker een halfuur per dag bespaard op order entry, maar besteed je nog altijd veel tijd aan het zoeken naar informatie in kasten, archieven en op netwerkschijven. De kracht van Ricoh is tweeledig: we kunnen documenten omzetten van analoog naar digitaal (bijvoorbeeld scannen) en andersom (printen), én dat naadloos integreren in het bedrijfsproces en de applicaties van onze klanten.”

Waar Ricoh wel tegen aanloopt, is dat het nog steeds wordt gezien als ‘die leverancier van printers en copiers’. “Dit komt doordat het managen van documenten bij veel bedrijven nog in de kinderschoenen staat. Men is zich niet bewust van de mogelijkheden en vraagt dus alleen om apparatuur. Ricoh is echter geen commodityleverancier meer, we zijn niet productgedreven, maar gericht op service en toegevoegde waarde. Ricoh levert oplossingen voor bedrijfsprocessen waarin veel documenten omgaan. We kunnen die processen optimaliseren: sneller, met een hogere productiviteit, goedkoper en afgestemd op compliancyvereisten. Dat we daarbij ook de eigen apparatuur kunnen integreren is een mooie bijkomstigheid en een uniek verkoopargument.”

Brancheoplossingen

Ricoh heeft gekozen voor branchespecifieke oplossingen. “De meeste bedrijven krijgen, als ze vragen om een documentmanagementsysteem, echt volledig maatwerk geleverd. Maar dat is vaak nodeloos risicovol alsook kostbaar. We weten namelijk dat bedrijven in een bepaalde branche op het gebied van documentmanagement vaak vergelijkbare processen kennen en dus dezelfde oplossingen zoeken. Daarom heeft Ricoh gekozen voor een specifieke insteek op branches. We hebben modules ontwikkeld en templates afgestemd op de specifieke wensen en eisen van de diverse branches. Een bijkomend voordeel is dat je potentiële klanten kunt verwijzen naar oplossingen bij klanten in dezelfde sector: ze kunnen zien hoe goed die werken.”

Deze branchegerichte aanpak heeft geleid tot een focus op vier branches: onderwijs (denk aan leerlingendossiers, netwerkoplossingen, smartboards); overheden (bijvoorbeeld digitale factuurafhandeling); finance, banking en insurance (focus op customer due diligence, klantvriendelijk zakendoen en ‘on the spot’ digitalisering van klantdossiers); en de zorg (het elektronisch patiëntendossier en de elektronische patiëntenzuil). Daarnaast is Ricoh incidenteel actief in andere sectoren. Zo heeft het onder meer voor de distributiesector een proces ontwikkeld voor het automatiseren van de documenten voor transportbegeleiding. Het trackrecord van Ricoh is al indrukwekkend, maar veel bedrijven moeten nog wennen aan de mogelijkheden die Ricoh biedt, zegt Roelandt. “Als je vijftig jaar bekendstaat als hardwareleverancier, dan verander je dat imago niet snel. Maar de kentering vindt plaats. Zeker onze samenwerking met bedrijven als Exact en Microsoft maakt indruk. We zien het enthousiasme loskomen, het balletje begint te rollen.”