Resultaat met nette en zorgvuldige aanpak

Met een zorgvuldige aanpak en een nette benadering haalt Solveon Incasso BV uitstekende resultaten, aldus directeur Raymond Minks. Hij benadrukt dat het in slechte economische tijden nog belangrijker is om debiteuren direct te wijzen op hun betalingsachterstand.

Wil of kan de debiteur niet betalen? Dat is een van de eerste vragen die Solveon stelt bij het behandelen van incasso’s. Debiteuren zijn namelijk lang niet allemaal van kwade wil, vertelt Raymond Minks, directeur van een van de grootste incassobureaus in Nederland met een sterke positie in de financiële branche en de top van het mkb. “Debiteuren weten meestal heel goed dat ze een betalingsachterstand hebben en vinden het zelf vaak gênant dat een rekening al lange tijd openstaat. Als incassobureau houden we daar rekening mee, ook omdat we zo verstoring van de commerciële relatie tussen de opdrachtgever en diens klant kunnen vermijden en die soms zelfs weten te repareren.” Zeker voor dat laatste is een discrete, nette en zorgvuldige benadering van debiteuren noodzakelijk. Verschillende waarborgen garanderen de zorgvuldige aanpak. Zo is Solveon aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen en heeft het bureau het bijbehorende incassokeurmerk. Begin 2009 kwam hier het ISO 9001-certificaat bij. Dit geeft aan dat de processen goed op orde zijn. Voor Minks onderstrepen beide keurmerken het belang dat Solveon hecht aan kwaliteit.

Resultaat

Sprekender nog dan de keurmerken zijn de resultaten van onafhankelijk onderzoek naar de dienstverlening. Marktonderzoeksbureau Veldkamp bijvoorbeeld, peilde in 2006 en 2008 de tevredenheid van relaties. Dat leverde beide keren een rapportcijfer van 7,4 op, uitzonderlijk hoog voor een dienstverlener die, zo zegt Minks, ‘nee’ verkoopt. “We moeten iets binnenhalen wat onze opdrachtgevers niet is gelukt. Dat geeft altijd een soort spanning.” In onderzoek van Bureau Berenschot scoorde Solveon twee keer achtereen uitstekend in vergelijking met andere aanbieders van incassodiensten. Volgens Berenschot is naast de hoge incassoscore het kostenniveau een van de sterke punten. Minks beaamt die laatste uitkomst met een verwijzing naar de norm voor buitengerechtelijke incassokosten, waar Solveon met zijn tarieven ruim onder blijft. Naast de keurmerken en onderzoeken is er nog een maatstaf die inzicht geeft in de zorgvuldige werkwijze: het aantal klachten over de dienstverlening. Dat is te verwaarlozen. Op tienduizenden zaken krijgt Solveon jaarlijks hooguit enkele tientallen klachten. Die zijn bovendien voor het overgrote deel ongefundeerd. Zoals gezegd staat correct en zorgvuldig handelen een goed resultaat niet in de weg. Wel merkt Solveon duidelijk dat de recessie haar tol begint te eisen. “Bijna geen enkel bedrijf kan een omzetdaling van tientallen procenten goed opvangen. Ze kunnen vorderingen dan vaak niet meer direct betalen. Ook duren betalingsregelingen inmiddels vaak langer.” De groep debiteuren die niet of alleen in termijnen kan betalen, groeit dus. Dat is in niemands belang, zegt Minks, die en passant het misverstand de wereld uit wil helpen dat in een slechte economie gouden tijden voor incassobureaus aanbreken. Het tegendeel is het geval. “We werken op basis van no cure, no pay. Als debiteuren niet kunnen betalen, merken wij dat ook.”

Preventie

In de slechte economische omstandigheden is het nog belangrijker om te voorkomen dat het tot een incassozaak komt. “Bedrijven beseffen nu zelf beter dan een jaar geleden dat je debiteuren het best snel kunt confronteren met een betalingsachterstand. Met name in het mkb besteedden bedrijven het incasseren eerder liever niet uit, uit angst de relatie met de klant op het spel te zetten. De trend is nu dat zij er wél werk van maken.” De race om de debiteur is begonnen, aldus Minks. “Als er betalingsproblemen zijn, krijgt degene die de meeste druk uitoefent eerder zijn geld, zo wijst de praktijk uit. Je moet als crediteur daarom zorgen dat je bovenaan op het lijstje staat. Dat lukt uiteraard beter als je snel actie onderneemt. Als een factuur openstaat vanwege slordigheid, dan heb je de klant daarop gewezen.” Juist goed georganiseerde bedrijven trekken nu eerder aan de bel. “Zij weten precies hoe lang een factuur openstaat.”

Minks adviseert bedrijven na het verstrijken van de betalingstermijn binnen een week contact te leggen met de klant. Bellen of, beter nog, langsgaan is volgens hem een prima manier om de vinger aan de pols te houden. Persoonlijk contact kan zo bijdragen tot het voorkomen van een incassozaak. Solveon adviseert opdrachtgevers desgewenst wat zij het best kunnen doen in de fase tussen het verstrijken van de betalingstermijn en het uit handen geven van de vordering. Niet alleen opdrachtgevers kunnen profiteren van de expertise van Solveon. In samenwerking met onder meer een vmboschool en Kredietbank Utrecht ontwikkelt Solveon een hulpmiddel dat particulieren inzicht geeft in hun bestedingsruimte. In eerste instantie richt het initiatief zich op jongeren. “Veel jongeren missen het overzicht over hun financiën. Met techniek willen we hun het overzicht teruggeven. We denken aan een toepassing voor de mobiele telefoon, waarop je het saldo kunt zien én de bestedingsruimte tot het eind van de maand. Zo kun je schulden voor zijn. Iedereen wil immers dat de groep die niet kan betalen zo klein mogelijk is.”