Productiviteit omhoog, printkosten omlaag

Veenman is de grootste onafhankelijke leverancier van documentmanagementoplossingen en afdrukapparatuur in Nederland. Met een multibrandproductenportfolio van Xerox en HPapparatuur biedt Veenman het beste uit de kopieer en printerwereld. Het negentigjarige Veenman heeft diepgaande kennis op het gebied van automatiseren van documentintensieve bedrijfsprocessen.

Het is een zonnige dag als Eric Annema, Algemeen Directeur van Veenman, tekst en uitleg geeft over hoe bedrijven en instellingen beter greep kunnen krijgen op documentenstromen en zo kosten kunnen besparen. Annema: “Organisaties willen hun concurrentiepositie verdedigen en verbeteren. Versterkt door de open grenzen in de eurozone, de 24 uurseconomie en de opmars van (digitale) media krijgen organisaties te maken met meer veeleisende klanten. Tegelijk is er meer concurrentie vanuit het (digitale) buitenland. Kenniswerkers zijn in feite de belangrijkste assets geworden voor organisaties. Om effectief en slagvaardig te kunnen zijn, hebben zij behoefte aan productief werken en aan het snel kunnen raadplegen van informatie.”

Verloren productietijd en suboptimaal documentmanagement binnen organisaties leiden tot aanzienlijke verborgen kosten. Studies tonen aan dat tegenover iedere euro directe kosten die gepaard gaan met de productie van een document, gemiddeld negen euro staat aan indirecte kosten voor het managen van de lifecycle van het document. Annema: “Het is logisch dat managers in de concurrentiestrijd de touwtjes goed in handen willen houden en zich vooral willen richten op de corebusiness. Vaak heeft men de combinatie van tijd, kennis en tools op het gebied van documentmanagementvraagstukken zelf niet in huis. Wij ervaren een groeiende behoefte bij organisaties aan outsourcing en externe specialistische kennis.”

Concrete oplossingen

Veenman biedt state-of-the-artoplossingen voor professioneel documentenbeheer en afdrukapparatuur. Daarbij staan de realisatie van kostenbesparingen en verbetering in productiviteit voorop. Bij een klant in het openbaar vervoer bijvoorbeeld heeft Veenman de print- en kopieerkosten met minimaal dertig procent verlaagd door de beheerslast te verlichten. Onder meer dankzij geautomatiseerd beheer op afstand, standaardisatie van hardware en een efficiënte scan- en archiveringsoplossing. De juiste oplossing voor alle tweehonderd locaties vertaalde zich in een hogere productiviteit van de eindgebruikers.

Bij een gerenommeerd accountantskantoor zette Veenman zijn Ready2Archiveoplossing in, die onder meer de authenticiteit en integriteit van gescande jaarrekeningen waarborgt. Meer dan honderdduizend documenten werden inmiddels al gedigitaliseerd en elektronisch gearchiveerd.

Het brede productportfolio van Veenman als onafhankelijke leverancier bestaat uit hardware, software en verbruiksartikelen van toonaangevende merken. Verder levert het bedrijf advies, service en training. Annema: “De partners van Veenman vertegenwoordigen elk op hun eigen terrein wereldwijd de hoogste norm voor productkwaliteit, innovatie, leveringsbetrouwbaarheid en klantondersteuning. Wij werken al vele jaren met hen samen op strategisch niveau. Bij hun productontwikkeling heeft ons bedrijf vaak een klankbordfunctie. Daardoor zijn wij vroeg en volledig op de hoogte van alle innovaties, upgrades en technologische ontwikkelingen. Voor Veenmans klanten levert dit direct voordeel op. Dankzij de intensieve en duurzame samenwerking met onze partners kan Veenman op hetzelfde hoge niveau service en support leveren aan onze klanten. Gecertificeerd. Hiervoor beschikken wij, met zo’n driehonderd medewerkers in vaste dienst, over onze eigen serviceorganisatie.”

Bedrijfskundig advies

In zijn negentigjarig bestaan is Veenman uitgegroeid tot een onafhankelijk kenniscentrum op het gebied van documentautomatisering en afdrukapparatuur. Met name organisaties in het mkb en mkb+, overheidsinstellingen en non-profitorganisaties kiezen voor de pragmatische en schaalbare oplossingen. Veenman biedt altijd een oplossing die naadloos aansluit bij het ambitieniveau van de klant en zijn mate van ontwikkeling op het gebied van documentmanagement. De klant is daarbij vrij om te kiezen uit diverse contractvormen en financieringsmogelijkheden. Veenman levert daarin maatwerk. Minstens zo belangrijk is dat Veenman mee kan groeien met de ontwikkeling van zijn klanten. Op die manier helpt Veenman om structureel orde op zaken te stellen.

“De behoefte aan onafhankelijk bedrijfs kundig advies groeit”, voegt Annema toe. Met Consultancy Services geeft Veenman zijn klanten merkonafhankelijk en vrijblijvend inzicht en advies op het gebied van integraal documentmanagement. Het bedrijf beschikt hiervoor over een eigen bedrijfsonderdeel met consultants. Deze experts kijken vanuit een bedrijfskundige invalshoek naar documentintensieve processen. De oplossingen die zij voorstellen, dragen structureel bij aan het bedrijfsresultaat van Veenman-klanten. Annema: “Met deze dienstverlening stellen wij onze relaties in staat om al naar gelang hun wensen en eisen kosten te besparen, productiviteit te verhogen, te voldoen aan milieu-, wet- en regelgeving en continuïteit te verzekeren.”

Zorgen uit handen

Begin 2010 introduceerde Veenman met gepaste trots een grensverleggende nieuwe service: Mijn Veenman Beheer. Annema legt uit: “De afdruksystemen die bij de klant in gebruik zijn, staan in voortdurende verbinding met het Veenman Service Center. Daar worden alle relevante technische gegevens op de voet gevolgd. Door tijdig preventief onderhoud voorkomen we veel storingen. We leveren nieuwe verbruiksartikelen aan voordat ze op zijn. Gaat er iets mis met een machine, dan is onze monteur meestal al onderweg. Door onlinewebrapportage blijft de klant altijd goed op de hoogte van onze werkzaamheden. De medewerkers van de organisaties kunnen zich zo blijven concentreren op hun corebusiness. Zij verliezen geen kostbare tijd meer met werkzaamheden waar zij eigenlijk niet voor zijn ingehuurd.” Kortom, Veenman is als betrouwbare partner al negentig jaar nog steeds erg innovatief. Annema concludeert in één welluidende zin: “Veenman ontzorgt zijn klanten.”