Live event zet handel echt in beweging - Cstories.nl

“Natuurlijk, de ligging pal aan het vernieuwde Centraal Station met ruim 180.000 passagiers per dag is een sterke troef. En bij deze A-locatie horen topdienstverlening en -uitstraling. Daarom verbeteren we continu en streven we altijd naar een dikke negen”, vertelt Jacqueline Bakker, Directeur Venue & Service. Sinds februari is ze verantwoordelijk voor het congres- en vergadercentrum, beurzen en events derden en horeca, en daarmee voor het goede gevoel van jaarlijks tweeënhalf miljoen bezoekers en organisaties die hun event aan Jaarbeurs toevertrouwen.

‘Het gaat om mooie ontmoetingen, succesvolle deals, knappe ideeën en blije mensen’

De ruim 100 jaar bestaande Jaarbeurs kent onbeperkte mogelijkheden. In de 11 hallen, 2 congresgebieden, diverse vergaderzalen, lounges en restaurants verdeeld over 100.000 m²worden jaarlijks meer dan 100 beurzen en events georganiseerd. Daarnaast vinden er ruim 8000 congressen en vergaderingen plaats. De 13 eigen digitale platforms trekken zo’n 250.000 bezoekers per maand. Indrukwekkende cijfers die een geoliede machine vereisen om iedereen tevreden te houden. Precies die uitdaging sprak Bakker aan. “Bij Jaarbeurs gaat het om mooie ontmoetingen, succesvolle deals, knappe ideeën en blije mensen. Dat zijn betekenisvolle doelstellingen. Het samenbrengen van mensen blijft bestaan, ook al groeit de digitale wereld. Wij creëren dat podium om elkaar te ontmoeten, maar ook om gewoon zaken te doen.”

Verborgen parels
Bijna iedereen kent Jaarbeurs van de Vakantiebeurs of Bouwbeurs. Volgens Bakker is het relatief onbekend dat Jaarbeurs ook beschikt over een van de grootste congrescentra van Nederland. Daar is voor iedere organisatie en elke doelstelling een optimaal aansluitende ruimte beschikbaar. In het Beatrix Theater bijvoorbeeld, met 1500 plaatsen, voeg je dankzij het rode pluche ambiance en allure toe aan een bijeenkomst. Meetings waarbij technologie een rol speelt kunnen terecht bij Media Plaza. Dit is een van de meest innovatieve congres- en vergaderlocaties in Europa en omvat twintig foyers en sessiezalen. Met het congresgebied Supernova creëerde Jaarbeurs een kennisknooppunt waarin alles draait om verbinding en de juiste energie.

Dankzij het ruimtelijke design belandt de bezoeker in een compleet andere wereld. “Om succes te vergroten is het belangrijk dat organisaties de zaal krijgen die bij hen en het karakter van de bijeenkomst aansluit. Het maakt echt verschil of het gaat om kennisoverdracht, het overbrengen van een strategie, een specifieke boodschap voor het management, werken aan commercie of om een relatiebijeenkomst.”

Maken of breken
De juiste ruimte is pas de start. Want of het nu een meerdaagse beurs is waar honderdduizend mensen komen of een vergadering van enkele uren met vijftig deelnemers: alles moet soepel en naar tevredenheid verlopen. Bakker vindt dat iedere klant zonder uitzondering recht heeft op dezelfde service. “Van tevoren en achteraf gaat het om goede organisatie van de op- en afbouw; op de dag zelf om een goede routing van bezoekersstromen. Samen met de klant bepalen we de catering, het optimale concept van eten en drinken. We zorgen voor vriendelijke mensen in de dienstverlening. Kortom, we organiseren alles om de klant heen en zetten ons maximaal in om het event, het congres of de vergadering succesvol te maken.”

Vaak blijken uiteindelijk kleine dingen een dag te maken of te breken. Bakker vertelt over de presentator met een koffievlek op z’n shirt. “Een van onze collega’s liet direct het shirt wassen en strijken. Ondertussen kon hij in een shirt van Jaarbeurs gewoon zijn presentatie voorbereiden. En laatst was er een jongen die hier examen kwam doen en z’n rekenmachine was vergeten. Een van onze receptionistes leende hem haar eigen rekenmachine. Ik vind het geweldig dat dit soort gebaren hier vanzelfsprekend zijn.”

Nieuwe strategie
Dankzij de volledig nieuwe directie en een vernieuwde strategie schrijft Jaarbeurs na enkele mindere jaren weer zwarte cijfers. Focus, meer inzicht en bewustzijn rondom kosten en verdienmodellen, keuzes maken en discipline keerden het tij. Jaarbeurs heeft de ambitie om een toonaangevende event- en congresorganisatie te worden. “Dat bereiken we door onze pijlen te richten op groei in alle facetten. Samen werken we aan een duurzame en krachtige Jaarbeurs met een intense klantfocus.”
Bakker heeft na haar aantreden in februari haar eigen honderddagenplan afgestemd op deze strategie. Naast het optimaliseren van servicegerichtheid besloot Bakker ook het horeca-assortiment te herzien. “We leggen meer focus op lokale en gezonde producten. Minder vlees en meer groente. Uiteraard volgt ons horeca-assortiment de doelgroep van een event. Dus voor de bezoekers van de MOTORbeurs blijven er in het Motorcafé gewoon kroketten en bier verkrijgbaar”, besluit Bakker lachend.