‘Essentie bedrijf is startpunt voor verbetering’

“Kijk niet vanuit het perspectief van de ICT naar een organisatie, maar kijk vanuit het perspectief van de organisatiekunde. Dan bestaat de organisatie uit mensen die met elkaar afspraken maken. ICT is ervoor om juist dat te ondersteunen.” Dit stelt ir. Joop de Jong, managing director van Mprise, tot voor kort bekend als Dynaprise.

Hij is oprichter van het IT-concern, dat zich met een breed pakket van diensten en oplossingen richt op ondersteuning van informatiestromen binnen een organisatie. Mprise is gespecialiseerd in technische implementatie en beheer van Microsoft Dynamics-software en gerelateerde ERP-oplossingen. Mprise werkt voor overheden, banken, verzekeringsmaatschappijen en andere grote ondernemingen aan een optimale inzet van ICT voor de ondersteuning van mensen. Het dienstenpakket is heel breed: van beheer tot training en van technisch advies tot technische implementatie.

Whitebox

Waar Mprise zich in onderscheidt, is de uitgesproken, onderscheidende visie. De Jong: “Veel consultants hebben een ‘blackboxvisie’. Ze zien bedrijven en afdelingen als zwarte dozen. Je stopt er wat in en aan de andere kant komt er weer wat uit. Je meet wat eruit komt en op basis daarvan kun je bijsturen. Zo werken managers eigenlijk ook. Ze zien wat er uit het systeem komt en sturen aan de hand daarvan bij. Maar als je intern niets verandert, zal er uiteindelijk niets echt veranderen. Daarom zeggen wij dat je een organisatie moet zien als een grote machine die draait, waar dingen ingaan en weer uit komen. Je moet dus onder de motorkap kijken en aan de motor sleutelen. Dat betekent in organisatietermen dat je moet kiezen voor de ‘whiteboxbenadering’. Wij praten dan ook over enterprise engineering. Er zitten allerlei mensen die processen uitvoeren: bedrijfsprocessen, informatieprocessen. Die moeten allemaal goed op elkaar aansluiten, want anders wordt niet het maximale uit een organisatie gehaald. Daar houden wij ons mee bezig.”

Geoliede machine

De Jong benadrukt dat ook een blackboxperspectief nodig is, maar omdat dit al zo veel wordt gedaan, richt Mprise zich vooral op de whiteboxbenadering. “Wij zien de organisatie als de geoliede machine die ze met zijn, waarin alle onderdelen naadloos op elkaar aansluiten. Wanneer wij bij een bedrijf komen, treffen wij vaak heel veel applicaties aan: twee- tot driehonderd pakketten. Je kunt je dan afvragen hoeveel mensen echt bezig zijn met dingen die vanuit een goed constructiemodel van de organisatie belangrijk zijn. De manager heeft het gevoel dat die twee-, driehonderd applicaties misschien wel teruggebracht kunnen worden tot veertig. Als dat inderdaad zou kunnen, zijn die mensen dus niet optimaal bezig. Dan presteer je dus niet optimaal als organisatie. Wij maken heel duidelijk onderscheid: of je gaat de organisatie veranderen of je gaat de huidige organisatie optimaliseren. Dat begint met het maken van een whiteboxmodel van de organisatie.”

Pizzeria

Ter illustratie laat De Jong een schematische voorstelling van een pizzeria zien. “Heel simpel: je hebt een balie, er wordt gebakken en er wordt bezorgd. Dit is een whiteboxmodelletje van een pizzeria, op hoofdlijnen. Maar elke pizzeria ziet er natuurlijk net iets anders uit. Wij praten hier over de essentie, terwijl er talloze verschillende implementatievormen zijn. De een heeft een balie, bij de ander bestel je via internet, weer een ander heeft een callcenter en ga zo maar door. Maar de essentie is de basis. De informatiebehoeften van de actoren – de verschillende basiselementen van een bedrijf – zijn hiermee losgekomen van de implementatievormen.” Hij wijst weer op het schema van de pizzeria: “Je ziet hier de verschillende actoren: de bakker, de afhandelaar en de bezorger. Je moet je afvragen wat voor informatie ze moeten hebben en welke tools ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. De hele informatievoorziening kan dus afgeleid worden van deze actoren. Hier kun je een optelsom van maken. Maar dan moet je dus wel al die actoren in kaart hebben gebracht.”

Selectie

Bij een selectieproces van software, bijvoorbeeld een ERP-pakket, wordt volgens De Jong nog te vaak alleen gekeken naar enerzijds het pakket en anderzijds de organisatie. Er wordt gekeken of de gewenste functies aanwezig zijn en daar vloeit een shortlist uit van een aantal pakketten dat functioneel voldoet. De Jong: “Dat zegt dan nog niets over de vraag of de pakketten passen in de organisatie. Maar er worden demo’s gegeven en die worden beoordeeld door een aantal gebruikers of mensen die wat weten van de organisatie. Maar ze opereren vanuit een eigen perspectief, niet vanuit de behoeften van de organisatie. Ze kijken naar schermpjes, hebben op- en aanmerkingen en sturen wat bij. Dit wordt een aantal keren gedaan en dan wordt uiteindelijk de keuze gemaakt. Wat je dan echter krijgt, is dat je vaak al tijdens de implementatie ziet dat het pakket niet naadloos aansluit bij de eisen en wensen van de organisatie. Dat er gaten zijn of overlappingen. Dan moet er maatwerk aan te pas komen om dat op te lossen, iets waar niet in was voorzien.” De Jong besluit: “Daarom proberen wij breder te denken, vanuit het whiteboxmodel. Hierin staan de mensen in een organisatie centraal, want het draait altijd om de communicatie tussen mensen. Zij vormen de actoren. Daarom gaat het om de ondersteuning van de communicatie tussen de mensen. Wat je uiteindelijk bereikt, is natuurlijk IT Business Alignment.”