Data-analyse: goudmijn voor accountancy

Elke middelgrote ondernemer moet jaarlijks zijn boekhouding laten controleren door zijn accountant: is alles wat is ingekocht ook daadwerkelijk op de voorraad geboekt, zijn alle verkopen goed verwerkt, de juiste aantallen gefactureerd? Dat gaat nog vaak via steekproeven: van vele transacties wordt de hele papierwinkel opgevraagd, van pakbon tot factuur, en gecontroleerd. Dat kan slimmer, bedachten ze bij de Jong & Laan.

“Bedrijven hebben intern een heleboel data, maar die zitten vaak in allerlei systemen”, zegt Jasper Visserman, senior IT-consultant. “Als je die op een slimme manier koppelt, kun je sneller achterhalen of alles wat is ingekocht en verkocht op een juiste manier is verwerkt in de administratie. Daar hebben wij een jaar of vier geleden vol op ingezet. Die data-analyse constateert de bijzonderheden en afwijkingen, die je dan alle aandacht kunt geven. Dat vinden zowel klanten als onze accountancycollega’s fijn: het is zonde om veel tijd te besteden aan het controleren van zaken die al juist in het systeem verwerkt zijn.”

‘Het is zonde om veel tijd te besteden aan het controleren van zaken die al juist verwerkt zijn’

Dieper inzicht in resultaten
Deze financiële en operationele data-analyse vergt de nodige voorbereiding, want er zijn veel softwarepakketten in omloop. Visserman: “Dat is de puzzel die wij proberen te leggen: hoe krijgen we de juiste informatie uit het systeem? De eerste keer kost dat de nodige hoofdbrekens, maar als dat eenmaal is gelukt, dan kan bij wijze van spreken met een druk op de knop de hele populatie worden gecontroleerd. En dan begint de lol pas, zowel voor ons als voor onze collega’s en onze klanten. Gemak dient de mens.”

Visuele jaarrekening
De data-analyse biedt immers nog veel meer mogelijkheden: zo kunnen per klant, regio, vestiging, artikel of leverancier allerlei overzichten worden gegenereerd. Bij de Jong & Laan maken ze ook een visuele jaarrekening voor de klant: naast de vertrouwde tabellen toont die diverse kleurrijke cirkel- en staafdiagrammen en grafieken, die de stand van zaken helder illustreren. “Het grote voordeel”, zegt Visserman, “is dat de data door deze visualisatie echt gaat leven. Op deze manier leveren we klanten nieuwe inzichten en ontvangen ze van ons gerichter advies. Dit heeft ook een positieve uitwerking op het werkplezier van onze accountants. Win-win, dat is de werkelijke opbrengst als we samen die goudmijn aan data ontginnen.”