Juiste data basis voor effectieve governance

Marcel Schenk, Rob van Kerpel
Finavista

Effectieve governance vereist informatie van goede kwaliteit: juist, actueel en volledig. Kleine onzorgvuldigheden in de onderliggende data doen al afbreuk aan de governance en leiden bovendien tot sterke toename van kosten, aldus Marcel Schenk en Rob van Kerpel van Finavista.

Organisaties kunnen de werkelijkheid een stap voor zijn en Finavista kan daarbij helpen. Zo laat de missie van de organisatie die managing director Marcel Schenk in 2003 oprichtte zich in het kort samenvatten. Schenk vertelt dat het accent in de afgelopen tien jaar verschoof van detachering van professionals in de bank- en verzekeringswereld naar het bieden van oplossingen voor productmanagement, innovatie, dataconversie en datagovernance.

Governance is een breed begrip, beaamt hij. “Het gaat om adequate besturing van de onderneming en het afleggen van verantwoording daarover. Vast staat dat voor adequate besturing en het afleggen van verantwoording juiste, actuele en volledige informatie een eerste vereiste is. Dat begint bij de basis: zorg dat de datahuishouding op orde is. Governance is dan eenvoudiger én effectiever.”

“Vaststellen wanneer de datahuishouding klopt, is gemakkelijker gezegd dan gedaan”, vervolgt managing partner Rob van Kerpel. “Gegevens die organisaties verzamelen en bijhouden, moeten reflecteren wat belangrijk voor ze is. Strategische bedrijfsdoelstellingen dienen het vertrekpunt te zijn. In gesprek met klanten praten we daarom vaak eerst over de strategie en daarna over de vraag welke informatie nodig is om die uit te voeren. Zodra dat duidelijk is, komen de data aan bod. In de ideale situatie sluiten data één op één aan bij de bedrijfsdoelstellingen, is duidelijk waar de verantwoordelijkheden liggen en is de organisatie zo ingericht dat data goed beheersbaar zijn.”

Data onderhouden

Onder beheersing valt het onderhouden van data, weet Schenk. “Eén keer een grondige schoonmaak houden in de datahuishouding is symptoombestrijding als organisaties vervolgens verzuimen de data te onderhouden. Onderzoek van Dun & Bradstreet toont aan dat er elke maand drie tot vijf procent datavervuiling optreedt. Dat maakt onderhoud noodzakelijk.”

Finavista werkt veel voor organisaties in de financiële sector als pensioenfondsen en verzekeraars. Daar is de noodzaak om data bij te houden nog dringender. Omdat ze langlopende verplichtingen aangaan, is de kans op achterhaalde gegevens daar automatisch groter. En achterhaalde gegevens jagen bedrijven op kosten, zegt Schenk. “Onderzoek van Harvard wijst uit: als drie procent van de data fout is, dan stijgen de operationele kosten met dertig procent. Uit eigen ervaring weten we dat de datavervuiling in de praktijk vaak veel groter is. Tussen de tien procent en vijfentwintig procent is reëler.”

Strengere eisen

Volgens Van Kerpel beseffen organisaties steeds beter dat het belangrijk is om te werken met data van goede kwaliteit. Deels heeft dat te maken met de strengere eisen van toezichthouders AFM en DNB. “Banken en verzekeraars moeten bijvoorbeeld kunnen aantonen dat een product voldoet aan de verwachtingen van klanten. Onderzoek van DNB naar de pensioenadministraties van pensioenfondsen en verzekeraars wees uit dat pensioenaanspraken lang niet altijd goed zijn vastgelegd. Er kwamen bijvoorbeeld verschillen naar voren tussen berekende aanspraken in de administratie en de brondocumenten. Niet voor niets is datakwaliteit een van de speerpunten in het beleid van DNB.”

Betere bedrijfsvoering

Naast de wettelijke eisen is er een andere drijfveer voor organisaties om hun data te optimaliseren en actueel te houden. In praktisch alle gevallen besparen ze zo heel veel kosten. De cijfers uit het onderzoek van Harvard spreken boekdelen. Er valt verder winst te behalen met een goede datahuishouding, omdat die bijdraagt aan het verbeteren van de bedrijfsvoering. Verzekeraars hebben bijvoorbeeld vaak nog oude producten in de portefeuille waarbij het risico lang niet altijd goed in kaart is gebracht. Dat kan reden zijn om producten te veranderen. Zulke omissies kunnen bijvoorbeeld aan het licht komen bij de overstap naar een nieuw administratief systeem.

Het feitelijke overzetten van data is overigens meestal het sluitstuk van een veel uitgebreider project, aldus Schenk. “Aan het omzetten van data of het samenvoegen van administraties gaat vaak een heel traject vooraf met als belangrijke vraag of data aansluiten bij de producten en diensten. Je kunt wel kijken of een dataveld is gevuld, maar dat zegt niets over de bruikbaarheid van dat gegeven. Evenmin zegt het iets over het proces waarin het wordt toegepast.”

Finavista heeft verschillende oplossingen om de datakwaliteit te vergroten en zo bij te dragen aan een effectieve governance. Veel oplossingen zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor de financiële sector. Daar liggen de wortels van de organisatie, en medewerkers hebben de kennis van financiële producten die nodig is om pensioenfondsen en verzekeraars goed van dienst te zijn. Uiteraard houden ze die op peil, want door de snelle veranderingen in wet- en regelgeving veroudert kennis snel.

Maar de oplossingen die Finavista biedt, zijn flexibel en geschikt voor gebruik in andere sectoren, zegt Schenk. Deels dwong de praktijk die flexibiliteit af. “Pensioenfondsen en verzekeraars hadden hun eigen administraties die onderling sterk verschilden. Onze oplossingen moesten wel flexibel zijn.”

Inmiddels bedient Finavista ook met succes andere sectoren, onder meer de supply chain. “De marges in de supply chain zijn klein. Juist dan is het essentieel dat alle data kloppen. Dat is geen doel op zich, maar voorwaarde voor effectieve governance.”