The Brown Paper Company Onderscheidend genoeg voor uw klanten?

Niet te groot is de juiste kwalificatie voor The Brown Paper Company (BPC). Met zijn 42 consultants heeft BPC dit jaar de nummer-eenpositie van organisatieadviesbureaus in de MT100 bereikt. Klanten waarderen de Brown Paper Methode, waarmee ze optimale organische groei en daarmee concurrentievoordeel kunnen bereiken. Oprichter Wessel Berkman en directeur Erwin Schwartz geven een kijkje in de keuken.

De verkiezing tot het beste adviesbureau komt voor Berkman en Schwartz niet als verrassing. Om de week komt het personeel van het in 1999 opgerichte bedrijf bij elkaar om de eigen Brown Paper Methode verder te verbeteren en hierop te trainen. In deze verbetermethode worden door deelnemers in ‘brown paper’-sessies tastbaar en inzichtelijk ideeën, feiten en opmerkingen over de bedrijfsvoering op – inderdaad – grote vellen bruin papier geplakt; er komt geen computer aan te pas. Berkman: “Wij willen met brown papers vooral verbinding creëren tussen medewerkers onderling, management en hun klanten. Medewerkers en klanten vinden dat leuk, het is laagdrempelig, alles komt naar boven en de energie gaat door het dak.”

Met diverse sessies in de startfase brengen uitvoerenden en managers alle aspecten van hun organisatie in kaart en ontwikkelen een pad naar verbetering en uiteindelijk een nieuw organisatie-DNA met daarin alle structurele en culturele componenten. Structuur omvat onder andere producten, diensten, assets en procedures. Cultuur bestrijkt houding en gedrag, mindset en mentale en fysieke fitheid van het personeel. Deze componenten – het hart en de geest van de organisatie – zijn integraal met elkaar verbonden. Het succes van een bedrijf staat of valt met een organisatie-DNA dat de organisatie onderscheidend vermogen oplevert en dat iedereen begrijpt. Het laat de organisatie opereren als één team dat flexibel met toekomstige veranderingen kan omgaan en is bij iedere werknemer tot in de vezels doorgedrongen.

Vierstappenplan naar onderscheidender DNA met bestaansrecht

Allemaal logisch en aantrekkelijk, maar hoe gaat dit nu precies in zijn werk? Berkman: “In vier stappen naar een eigentijds organisatie-DNA. Met stap één brengen we het huidige DNA in kaart. Daarvoor kunnen we tot zeven verschillende brownpapermodellen inschakelen. In stap twee ontwerpen we samen met management, uitvoerenden en ook de eindklant de nieuwe werkelijkheid. Die zetten we op brownpaperposters, die we voor een goed inzicht ophangen in een grote ruimte. Wij simplificeren de organisatie, zodat iedereen het begrijpt en een bijdrage kan leveren. In deze stap ontwikkelen we ook de organische-groeimonitor, daar kom ik zo op terug. Stap één en twee samen nemen ongeveer anderhalve maand in beslag. In stap drie laten we het nieuwe DNA met intensieve training en coaching beklijven. Stap vier focust op doorontwikkelen en vooral verder institutionaliseren, zodat de organisatie zich blijft vernieuwen en doorlopend kleine verbeteringen kan doorvoeren. Dat monitoren we vanaf de zijkant nog een aantal maanden en sturen we eventueel bij.”

BPC is erg overtuigd van het succes van zijn formule: een deel van de factuur wordt gerelateerd aan het behaalde resultaat. Een compleet traject duurt al gauw een jaar; geen bui die snel overwaait. Hier heeft BPC echter het tij mee. Schwartz: “De afgelopen jaren hebben bedrijven uitsluitend gekeken naar kostenbesparingen of fractionele oplossingen en ze hebben daarmee het onderscheidende vermogen er veelal uitgesneden. Dit vermogen is echter bijzonder belangrijk: het creëert de organisatieziel, zorgt dat klanten graag bij je kopen en dat het beste personeel bij je wil werken. Veel bestuurders zien nu in dat er geld en een integrale aanpak nodig zijn om het bedrijf onderscheidend te kunnen laten zijn, dat het bedrijf bestaansrecht verwerft omdat het een sterk gemeenschappelijk gedeeld en het meest onderscheidende DNA heeft ten opzichte van de concurrenten. Als je dat niet hebt, degradeer je tot prijsvechter en is het vaak over.”

Graag nodigen we uw team uit voor een organisatie-DNA-sessie: is uw organisatie-DNA nog wel van deze tijd? Mail voor een afspraak: w.berkman@brownpapercompany.nl.

Hoe groot is uw organische groei?

Het grote voordeel van een optimaal organisatie-DNA is dat daarmee structureel organische groei, verbetering van binnenuit, wordt gerealiseerd, wat het bestaansrecht van het bedrijf verzekert. Om de organische groei van de uitvoering te meten heeft BPC een ‘organische-groeimonitor’ ontwikkeld, toepasbaar op iedere individuele werknemer. In een xy-assenstelsel worden binnen schalen van nul tot honderd vier kwadranten geplaatst. Op de x-as de adaptatie en doorontwikkeling van het organisatie-DNA. Op de y-as de prestatie, bijvoorbeeld omzet van een verkoper. In samenspraak met de betrokken manager wordt kwantitatief het vertrekpunt per medewerker in een kwadrant bepaald. In het begin geeft dat discussie, maar gaandeweg ontstaat er focus; de perceptie rondom prestatie en DNA versmalt. Schwartz: “Als de perceptiekloof is gedicht, kan de ontwikkeling naar een gemeenschappelijk DNA beginnen.”

Doel van het verbeterprogramma is dat iedereen in een cluster rechtsboven terechtkomt: zowel een goede prestatie levert alsook bijdraagt aan een sterker gemeenschappelijk DNA. Ieder (afzonderlijk) individu zal een eigen traject volgen. Berkman: “Wij meten elke maand de ontwikkeling per persoon, de ontwikkeling van de persoonlijke effectiviteit; de organische groei van die persoon. Omdat de trajecten kwantificeerbaar zijn, kun je sommeren en aldus een nauwkeurig beeld krijgen van de ontwikkeling van het organisatie-DNA. Ofwel van de organische groei die een manager heeft gecreëerd; die zorgt dat zijn team optimaal presteert en elke dag beter wordt.”

Ook voor de managers is een competentiemonitor ontwikkeld. Berkman: “Kenmerk van goede, eigentijdse managers is dat ze hun personeel maximaal uitdagen, maar wel binnen ‘afspraak is afspraak’; daarin geen concessies. Voor de managers hebben we een eigen kwadrantenmonitor ontwikkeld. Ook zij moeten het vak rechtsboven bereiken: zonder concessies maximaal kunnen uitdagen. Die exercitie doen we maandelijks; we halen ze uit hun comfortzone en zetten zo organisatieontwikkeling in gang. Daarvoor kun je ons bellen.”