Oplossing voor optimaal debiteurenbeheer

“Meer dan 15.000 gebruikers vertrouwen dagelijks op ons platform om facturen snel en veilig af te handelen”, vertelt Sander Kamstra, directeur en medeoprichter van Payt. In 2013 sloot hij zich aan bij vier andere ondernemers die ervan overtuigd waren dat debiteurenbeheer slimmer, eenvoudiger en vooral menselijker kon. Die visie vormt nog steeds het hart van Payt.
Inmiddels gebruiken organisaties in Nederland en bijna negentig andere landen de software: van zelfstandigen tot multinationals. Behalve op Nederland richt Payt zich actief op België, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Die groei is zichtbaar in de cijfers: klanten versturen inmiddels jaarlijks vijftig miljoen facturen, samen goed voor veertig miljard euro.

‘Onze klanten worden gemiddeld 30 tot 50% sneller betaald’

Betalingstermijn loopt terug
Het effect? Duidelijk, zegt Kamstra. “Onze klanten worden gemiddeld 30 tot 50% sneller betaald. Bovendien kunnen ze tot 80% van hun debiteurenbeheer automatiseren.” De gemiddelde betalingstermijn loopt daardoor met weken terug. Payt maakt betalen laagdrempelig dankzij functionaliteiten zoals het aanbieden van verschillende betaalmethoden en de mogelijkheid voor debiteuren om eenvoudig te reageren op een factuur. “Debiteuren kunnen direct hun vraag stellen zonder eerst te zoeken naar contactgegevens. Dat verlaagt de drempel én versnelt de betaling.”

Sociaal incasseren
Organisaties nemen steeds vaker verantwoordelijkheid voor sociaal incasseren: zorgen dat mensen niet onnodig in de problemen komen wanneer ze een betalingsachterstand hebben. Kamstra juicht dat toe. “Maar sociaal incasseren lukt alleen als je zélf de regie houdt. Uitbesteden aan een incassobureau zou echt pas een laatste stap moeten zijn.”

Met Payt behouden organisaties grip op hun openstaande posten en kunnen ze klantvriendelijk blijven communiceren, zelfs wanneer facturen uitblijven. De SmartCollect-module helpt daarbij. Het biedt een tussenfase vóór een extern incassoproces, waardoor vooral grotere organisaties nog een extra kans krijgen om openstaande facturen in eigen beheer te innen. Dat werkt: gemiddeld wordt meer dan 60% alsnog betaald, volledig compliant en onder eigen regie.

Ook de module vroegsignalering draagt bij aan sociaal incasseren. Gemeenten zijn sinds enkele jaren verantwoordelijk voor inwoners met financiële problemen. Payt ondersteunt daarbij: gebruikers kunnen signalen van betaalachterstanden doorgeven aan gemeenten, uiteraard alleen met toestemming van de betrokken inwoner én wanneer hulp wenselijk is. Alle communicatiestappen zijn wettelijk vastgelegd en Payt heeft deze netjes in de software geïntegreerd.

Accuraat voorspellen met AI
De mogelijkheden van AI ontwikkelen zich razendsnel. “AI bestaat al decennia, maar de komst van grote taalmodellen opent een wereld aan nieuwe kansen”, zegt Kamstra. Tegelijkertijd benadrukt hij het belang van veiligheid. “Bij debiteurenbeheer zijn datakwaliteit en privacy essentieel. We trainen AI daarom uitsluitend met data die niet naar personen herleidbaar zijn.”

De toegevoegde waarde is groot. Payt kan dankzij AI voorspellen hoeveel procent van de facturen vóór de vervaldatum wordt betaald en met 90% zekerheid aangeven tussen welke dagen een betaling zal binnenkomen. Bovendien leert het model maandelijks bij, op basis van actuele betaalgegevens. Gebruikers kunnen op hun dashboard meldingen krijgen wanneer AI risicovolle facturen signaleert, inclusief het advies om contact op te nemen. “Dat persoonlijke gesprek blijft belangrijk; de debiteur kan dan zijn verhaal doen.”

Dat neemt niet weg dat AI steeds meer praktische taken uit handen kan nemen. Zo beschikt Payt al over een belrobot die debiteuren attendeert op een verstuurde factuur, bijvoorbeeld wanneer deze door spamfilters is tegengehouden. De robot kan vragen of de factuur is ontvangen en helpen bij het whitelisten van de afzender. “Op die manier blijven we continu zoeken naar manieren om incasseren sneller, eenvoudiger én menselijker te maken.”