Digitaal Documentbeheer cruciaal voor organisaties

‘De samenwerking tussen exact en ricoh draagt bij aan de productiviteit van de klant’

Exact Software Nederland en Ricoh werken nauw samen op het vlak van digitaal documentbeheer, met als doel om aan documenten gerelateerde processen voor bedrijven verder te optimaliseren.

Bedrijfsleven en overheid komen in toenemende mate onder druk te staan, een druk die in het geval van ondernemingen door de markt, en in het geval van de overheid door politiek en burger wordt opgelegd. Er is dan ook sprake van een ‘paradigm shift’: organisaties en ondernemingen zijn gedwongen om steeds meer informatie op een te toetsen wijze vast te leggen. Daarnaast wordt ook de snelheid van het verwerken van processen in organisaties verder opgevoerd. Dat dient ook nog te gebeuren met een gelijk blijvend aantal of met minder mensen.

Cruciale factoren in deze versnelling zijn documentbeheer en informatielogistiek. Om organisaties hierin te faciliteren hebben Exact Software Nederland en Ricoh hun krachten gebundeld.

 

Samenhang documenten en processen

Reinald Snik, Channel Director Enterprise van Exact Nederland: “In deze bedrijfsbrede versnelling is grip op de processen houden essentieel. Maar het blijkt dat voor de meeste bedrijven papier nog altijd het belangrijkste opslagmedium is. Dit betekent dat informatie locatiegebonden en moeilijk te traceren is. Dat vraagt om digitaliseren van die documenten. Door vervolgens de procesgang van deze documenten met gestructureerde workflowprocessen te koppelen aan het ERP-systeem, zijn bedrijven in staat om hun interne documenten op de juiste manier – snel, zichtbaar en eenduidig voor alle medewerkers die toegang tot deze informatie moeten hebben – door de organisatie te voeren.”

“Probleem is dat bedrijven veel externe documenten krijgen te verwerken die van andere organisaties afkomstig zijn of naar andere bedrijven worden verstuurd. Het digitaliseren van documenten en het verwerken ervan door de backoffice, het ERP-systeem, is in dat geval een lastige hobbel”, stelt Claude Roman, General Manager Document Management van Ricoh. “Hierbij is de omvang van de onderneming niet de bepalende factor, maar de vraag of het proces centraal of decentraal wordt geregisseerd. Vaak treft men binnen bedrijven beide situaties aan. Bij de keuze voor een oplossing dient dan ook te worden gelet op deze flexibiliteitsbehoefte.” In dat domein vullen de oplossingen van Ricoh en Exact elkaar naadloos aan. Ricoh heeft veel expertise over informatievoorziening en documentstromen en biedt daarvoor intelligente digitale oplossingen. Met zijn document solutions is het bedrijf sterk in het digitaliseren van documenten en herkenning en interpretatie daarvan. Exact Software heeft met Synergy een oplossing in huis waarmee bedrijven in staat zijn om hun bedrijfsprocessen met accuratesse te sturen. Synergy bevat document- en workflow-applicaties boven op bestaande ERP-systemen in de belangrijkste bedrijfsgebieden, zoals CRM, HRM, procurement, financiële rapportage en consolidatie en corporate performance management (CPM).

Op uitzonderingen gestuurd

Door de samenwerking tussen Ricoh en Exact Software kunnen bedrijven profiteren van de kennis van beide bedrijven. De krachtenbundeling resulteert in eenvoudig te implementeren oplossingen voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Oplossingen die de interne organisatie verbeteren en transparanter maken door processen zo in te regelen dat ze sneller door de organisatie lopen. “Een belangrijk onderdeel hierbij is dat er niet meer wordt gestuurd op datgene wat wordt verwacht, maar juist op uitzonderingen”, zegt Reinald Snik. “Een voorbeeld is het inkoopproces”, illustreert Claude Roman. “Bij veel bedrijven geschiedt invoer en validatie van de fysieke facturen van leveranciers nog met de hand. Als een inkoopfactuur overeenkomt met de levering is er weinig aan de hand. Maar als dat niet het geval is of als een factuurregel afwijkt van de levering, moet iemand in het bedrijf actie ondernemen. De geïntegreerde oplossing van Ricoh en Exact scant de facturen en als er een afwijking wordt geconstateerd, zal die via een workflowproces worden gedistribueerd richting de persoon of groep van medewerkers die een dergelijke calamiteit kan en mag oplossen.” Een ander voorbeeld is het registreren van generieke documenten, zoals paspoorten en ondertekende arbeidscontracten. Vanaf de multifunctional is het mogelijk om, zonder extra handelingen, direct de scan te bewaren in het digitale dossier, waarbij meteen autorisatie van het document is vastgelegd. Een paspoort mag uiteraard alleen zichtbaar zijn voor de medewerker zelf, zijn manager en de HR-afdeling. Eventueel kan na het scannen automatisch een workflowproces worden gestart met een verzoek aan de manager om de identiteit van de medewerker, in combinatie met het gescande paspoort, te bevestigen. Hiermee wordt eenvoudig, transparant en eenduidig een wettelijke verplichting in de organisatie verankerd. Afwijkingen of achterstanden zijn onmiddellijk zichtbaar, zodat deze op de juiste wijze kunnen worden verwerkt.

Twee oplossingen

Exact en Ricoh hebben inmiddels gezamenlijk twee bewezen oplossingen in de markt gezet. Een centraal concept – Advanced Document Solutions – waarbij het voorbeeld van het eerdergenoemde inkoopproces een goede representatie is, en een decentraal concept – One Action Flow – waarvan het voorbeeld met het paspoort een illustratie is. Beide applicaties zijn schaalbaar en dus toe te passen in zowel het midden- en kleinbedrijf als grootzakelijke ondernemingen. De samenwerking tussen Exact en Ricoh zal in de toekomst verder worden uitgebouwd.

“We verwachten nieuwe oplossingen rond het optimaliseren van documenten en bedrijfsprocessen te introduceren. Alle oplossingen hebben één ding gemeen: bijdragen aan onderscheidend vermogen, rendement en productiviteit van de klant”, stellen Reinald Snik en Claude Roman.

Bekijk 2008
Magazine
Computable ICT Services Guide
Uitgave
2008
Auteur
Paulus Eras
Fotograaf
Fjodor Buis
 

CStories.nl is een uitgave van Adformix.
© 2017 cstories.nl - alle rechten voorbehouden.